弁護士を支え思考する事務局〜法律事務所の改善提案！〜

2ヶ月まとめてご紹介！事務局の改善提案

かなり時間が過ぎてしまいましたが・・・

一気に２ヶ月「改善提案」各賞受賞発表です！今回は、経費節減関係の受賞が多いですよ

 

２０１２年３月受賞
＜ＭＶＰ＞
（提案内容）
  事件終了の手紙と一緒に「お困りごと案内ダイヤル」や「Ｌａｗ　Ｓｕｐｐｏｒｔ佳朋」の案内をしてはどうか。

（提案理由・主旨）
　さりげなくサービスの案内が出来ると感じたから。
　また、「お困りごと案内ダイヤル」であれば、法律事務所だけではないので、いろいろな相談を受けられると思ったから。　

 

編集者コメント・・・当事務所では、いろいろなサービスを企画・立案・実行をおこなっています
　中でも、「お困りこと案内ダイヤル」は、法律問題とは限らないものでも、気軽にご連絡いただけているものです（詳細は、http://www.haralawoffice.com/archives/2605）。
 
　事件終了時は、ご依頼者の方も当事務所のスタッフも、お互いのことをよく知っているため、周りでお困りの方に当事務所をご紹介してもらえるかも

　いまだに、当事務所は医療過誤や交通事故等の民事事件を中心に行なっているようなイメージを持っておられる依頼者の方もいらっしゃるようです
　

　しかしながら、民事事件の他にも多重債務や刑事事件も受任しています。そこで、スタッフミーティングの結果、全てを網羅したような案内のチラシを作成することになりました
　追って、このブログでもご紹介できるかと思います

 

＜佐野部長賞＞
（提案内容）
　コピー機のボタンの近くに、コピー代金を貼る。

（提案理由・主旨）
　一枚あたりの単価を常に意識することで、コピー枚数の削減に繋げられるのではないかと思ったため。

 

編集者からのコメント・・・経費節減は１円単位の節約から！ということで、コスト意識の向上を目指しましょう！各自、パソコンの設定をモノクロ設定済で、スタッフ全員で、経費節減を行なっています。

 

＜マネージャー賞＞
（提案内容）
　事務所携帯電話を整理する。またはプランを変更する。

（提案理由）
　月々いくらかかっているかわかりませんが、使っていないのは減らす方向でよいのでは。　または、あまり使わないのは、プランの見直しをしてみてはどうか。

 

編集者コメント・・・長崎事務所には、携帯電話が複数あります。「外回り等用」「女性専用ダイヤル用（http://www.haralawoffice.com/topics/%e5%a5%b3%e6%80%a7%e9%99%90%e5%ae%9a%e3%81%ae）」は必要ですが、それ以外は早速見直しです

 

 

２０１２年４月受賞

＜ＭＶＰ＞
（提案内容） 
  受任率報告に売上金額を付け加える。

（提案理由・主旨）
　現在、毎日、ホワイトボードに記入されているので、金額は把握してあると思うが、さらに、着金額に意識付けが出来るのではないかと感じたから。

 

編集者コメント・・・原総合法律事務所では、毎月３回、その時点までの売上現状メールが、これまたスタッフ全員に流されます。それに加えて、毎日「受任率」を出して、全体にメールで流されています。
その、「受任率メール」に金額を掲載することで、毎日「売上」を意識できるというシステムですね
　

　日々の売上報告は、個々が確認し、自分でできる最大限のこと（弁護士は弁護士の立場で、事務局は事務局の立場で）を再認識することができそうです

 

＜竹口弁護士賞＞
（提案内容）
共同担当事件について、書面が来た際、コピーするのではなく、データにする。

（提案理由・主旨）
弁護士が複数で「共同担当」している事件では、担当者が同じ書面をる必要があるが、事件によっては、書面がたくさんあり、すべてコピーするのは・・・

 

編集者コメント・・・経費削減ですね。原総合法律事務所では、民事一般の事件について、複数担当制を行なっています（所長とその他の弁護士というケースが多いです）。それだけ、手厚く１件１件の対応をさせていただいております

　ということで、早速採用し、スキャン→それぞれの先生へメールした上で、原紙は主担当（記録をお持ちの方）へということに決定です

 

＜マネージャー賞＞

（提案内容）
　事務局セミナーの回数やタイトル、期間などを決めて、再度セミナーを受けてもらうような形にする。

（提案理由・主旨）
予算、計画が立てやすい。期間や内容を明記すると、より多くの方に来てもらえるのでは

 

編集者コメント・・・マネージャーが行なっている事務局セミナーは（こちらを参照http://haralawoffice-manager.blogspot.jp/2012/05/blog-post_21.html）、まさにこのようにした方がよいでしょう早速、６月からはスケジュールを組んで、営業をかけていきます

 

 

 

　このほかにも、数多くの提案がありました。回を重ねるごとに、内容も濃く・深いものばかり！賞を選ぶのも大変難しいという声を弁護士・マネージャーから聞きます

 

「いつでも　どこでも　だれにでも　上質な法的サービスを」が何と言っても、この改善提案の根底にあるものです。今月末にも、また新たな改善提案賞が決まりますので、ご紹介いたします

原総合法律事務所・事務局の２月の改善提案！

２月の改善提案　各受賞案のご報告です。

 

今月は、長崎・佐世保事務所あわせて、２０件の改善提案がありました。１つ１つの提案が非常によく考えられているので、事務局の討議も熱が入るようです。

 

では、その「熱い？？」改善提案の中から、受賞した提案のご紹介です。

 

＜所長賞＞

（提案内容）
事件終了時メモを残す。
・事件終了時、どのように終わったか（結果や満足度等）といった簡単なメモをデータとして残す。
・依頼者の基本情報（連絡先・連絡方法等）についても、登録内容と照らし合わせ、変更があれば修正する。

（提案理由）
人の記憶は、不確かなものが多い。また、時間が経ってから依頼者に連絡をとる必要があるとき（多重債務では返済口座が変わった等）も、どのようにすべきか迷う場合がある。

 

編集者コメント・・・事件終了時に、依頼者の基本情報を確認するのは必須でしょう。そのときの状況なども残すことで、後でご連絡する場合も適切な対応ができますね

顧客満足度に繋がるものだと思います。いいね

 

ご相談後に、アンケートをご記入しただくなどして、原総合法律事務所のスタッフ全員、顧客満足度アップのために、日々努力しています。 皆様、ご協力お願いいたします

 

 

＜堀弁護士賞＞

（提案内容）
新たなマニュアル（新サービスの対応マニュアルや、弁護士保険取り扱いなどなんでも）を作成した際に、決まったフォルダにデータを入れるようにする。

（提案理由）
情報の共有化を図るため。また、マニュアルは誰もが使用するものなので、各自がデータにアクセスしやすいほうが使いやすいと思うため。

 

編集者コメント・・・変更点を確認するためのデータが一つの場所に集約されていれば、確かに便利だと思います。新たな処理や新サービスについてのマニュアルが多く、混乱してしまいがちなので、とてもよい提案だと思います

 

ここで、ちょっとチーム紹介

１ヶ月に１〜３つのペースで、「新サービス」が生まれています。

その新しいサービスがうまく行なわれているか、ご相談者・ご依頼者の皆様のニーズに合っているかを検証するチームが「新サービス運用検証チーム」です（マネージャーブログ：http://haralawoffice-manager.blogspot.com/2011/12/blog-post_12.html参照）。

　若手事務局がメインのこのチーム。現在、マニュアル作りに悪戦苦闘中ですが、きっとよいものができあがってくると思います。

　追って、ご紹介できればと思っています

＜マネージャー賞①＞

（提案内容）
スタッフミーティングで事件進行具合の談話を行う。

（提案理由）
終了間近、裁判の進捗状況等、報告できることがあれば、メイン秘書・事務局担当者が報告を行う。

 

編集者コメント・・・・気軽に「民事のあの事件はもうすぐ終わりそうですよ。」「次は証人尋問で・・・」という感じの「談話」だそうです。

よい報告があればモチベーションはあがるし、悩んでいれば、みんなでその悩みを再確認することで励まし合い、結果としてよい効果を生むのではないかとの提案ことでした。

 

詳細については、担当者しかわかりませんので、「フォローができる」というレベルかもしれません。

担当秘書・担当者だけが、その事件を知っているのではなく、事務局複数が知っている方が、対応可能な枠が広がりますね。密にコミニュケーションを取ることが、同じ業務を行なうにあったって、もっとも重要だと思います。

 

＜マネージャー賞②＞

（提案内容）
困りごとでのお困りごと収集
 現状でのネットワークではカバーできていない事例があれば、どこかにそれらを集めておく。

（提案理由・主旨）
　想定外の相談も寄せられており、「ネットワークながさき」（

http://www.haralawoffice.com/archives/2605参照）に必要な専門家の方を考えるのに有効な資料となるのではないかと思ったから。

 

編集者のコメント･･･確かに、現在のネットワークで対応しきれない問題があるということは感じます。今後のネットワーク拡大のためにも、情報として集計しておくと良いかもしれません。

現在、多くのお電話をいただいています。今後も市民の皆様へ適切な専門家をご案内できるよう、事務局にて改善を加えていきたいと思っておりますので、ぜひご利用ください。

 

 

＜佐世保・佐野部長賞＞
（提案内容）
相談室の机に台を取り付ける。

 

（提案理由）
　佐世保の相談室の机は、広くないためにリーフレット立て、デジフォト、眼鏡、文房具入れ等を置くと狭く奥に座ったご相談者の方が窮屈になる

 

編集者コメント･･･佐世保事務所の相談室の机は、少し小さいかもしれません。ご相談に来所された方へ、窮屈な印象を与えないようにという配慮・工夫ですね

 

早速着手、お願いします

 

 

受賞を逃したものの、早期に着手しようという提案が目白押しです
今後も随時ご紹介していきたいと思います

電話受付時間延長！

「仕事が終るのが１７時３０分・・・
　　　なので、１７時３０分までには連絡できない」

 

「もう少し遅くまで受け付けてもらえれば、
　　　　　　　　　 相談予約を入れられるのに・・・」

 

 

　そんなお声を多数お聞きしました。
　
　そこで、２０１２年（平成２４年）２月１０日（金）より、電話受付時間を今までの「９時〜１７時３０分」から「９時〜１８時」に延長いたしました
　
※なお、会議等で応対できない場合もございます。

　
　長崎事務所・佐世保事務所ともに延長をいたしました

お気軽にお電話ください（長崎　０９５−８２０−２５００　佐世保０９５６−２３−１０００）

２０１２年１月の事務員改善提案！

２０１２年１月の改善提案　各賞発表！

 

　今月は、イレギュラーな日程でしたが、２／３（金）に行なわれた事務所会議で、各賞が発表されました。早速、そのご紹介デス

 

 

 

＜ＭＶＰ＞
（提案内容）
アナログだが売上げ目標値を紙に書いて、フロアの見えるところに貼る。
（提案理由）
　売上げを意識しているつもりでも、売上げ報告のメールが来てから、「そういえば…」、ということもしばしば。

常時、視覚的に売上げ目標を確認することで、さらに意識を高めることができるのではないか。
　

編集者からのコメント・・・月に３回、売上チェック者より、所内メールにて弁護士・事務局全員に、現状の数字が報告されています。

　しかしながら、複数の業務をこなしているため、「流して」しまっている可能性も。この提案実行で、さらに売上げに対して高い意識を持つことができるようになるのでは

　

　ということで、早速実行です

　全員が頻繁に通るところに設置です。手書きが一番手がかからないであろうと、売上チェック者が自ら記載してくれています

 

 

＜竹口弁護士賞＞
（提案内容）
「Share※」内を、目的別に整理する。
　特に、「企画・サービス」をまとめたフォルダをトップに置き、そこにデータを集約させる。

（提案理由）
　現在、複数の企画やサービスが同時進行しており、今後も増えることが予想される。データは、個人のフォルダに保存されていると思うが、一箇所にまとめていれば、チーム内でデータを共有することが容易になるのではないか。
　

　また、別の企画を立てる際にも、参考とすることができ、効率よく充実した立案ができるのではないか。

 

編集者からのコメント・・・原総合法律事務所では、データを共有できるようなシステム作りを日々行なっています。その「総まとめ」が Share※とされているものですが、ちょっっと気を抜くと？情報があふれてしまい、何がどこへあるのやら・・・ということにも

　この提案で、「情報の共有強化」「企画の充実、効率アップ」がねらえますね

 

 

＜マネージャー賞＞
（提案内容）
マッサージチェアが有料だったのを、無料で利用できるよう提案する。 
（提案理由）
福利厚生

 

編集者よりコメント・・・有効活用ということですね！決裁が下りまして、無料での利用となりました。が、マッサージチェアは、寒いところに設置されておりますので、暖かくなってから、活躍しそうです

 

 

＜佐世保・佐野部長賞＞
（提案内容）
ネットワーク（関連士業）から相談を受けた際に、相談料を３０分無料にする。
（提案理由）
時々、司法書士の先生から相談者を紹介したいとご連絡いただくことがある。
　また、医療・福祉業の人からの相談は本人が来れないことが多く、関わっている人からの相談となるので法テラスの扶助要件も該当しない。

 

編集者よりコメント・・・原総合法律事務所の所長原章夫が呼びかけ、「ネットワークながさき」を立ち上げましたhttp://www.haralawoffice.com/archives/2605。その関係でも、今後相談は増えていくことは間違いないようです。

 

　ということで、サービスの一つとしてこの改善提案を採用し、「初回相談料３０分無料」とさせていただきます

 

 

　今月の改善提案も、「いつでも　どこでも　だれにでも　上質な法的リーガルサービスを」をモットーに、非常に内容の濃いものばかりでした。

　今後、採用になっていくものも多くあると思いますので、その際は随時ご紹介させていただきます。お楽しみに

お困りごと案内ダイヤル スタート

お困りごと案内ダイヤル」スタート（原総合法律事務所長崎事務所内）

　原総合法律事務所のホームページでもご紹介していますが、本日から「ネットワークながさき」の「お困りごと案内ダイヤル」がスタートしました（http://www.haralawoffice.com/archives/2605）

 

　

　本日は、NHKとKTNに取材にきていただき、「ネットワークながさき」の幹事をさせていただいております、当事務所所長　弁護士　原章夫もインタビューを受けました

 

　その反響もあってか、受付時間開始から、多くのお電話を寄せていただきまして、事務局はフル回転で対応させていただいております

 

 

　微力ではありますが、市民の皆様の「お困りごと」の解決へ向けてお役に立てればと思っています

 

　まずは、お気軽にお電話ください

 

　０９５−８２０−１２３４（電話受付　平日午前１０時〜１７時）
※内容をお聞きした上で、適切な専門家をご案内いたします。

 

なお、佐世保事務所のブログ（http://blogs.yahoo.co.jp/haralawoffice_sasebo/3113968.html）でもご紹介していますご一読ください