結城浩のYahoo!日記

コミュニケーションのヒントを考えます。

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「気遣いの言葉」を「情報」に混ぜこまないように(コミュニケーションのヒント)

相手への「気遣いの言葉」と伝えるべき「情報」が混在するのは好ましくない、という話をしましょう。

たとえば、以下のようなメールは「気遣いの言葉」と「情報」が混在して読みにくいものです。

×読みにくいメール

いつもお世話になっております。
おかげさまで東京会場のプロモーションも大成功に終わりました。
特に作品Aは参加者にも好評のようでした。
やはり○○さんに仕事を依頼してよかったとスタッフ一同思っております。
年齢層によっては作品Cの人気も高いようで、
アンケートの集計結果をまたお送りいたします。
先日もご連絡しましたが、好評だった作品は別会場にも巡回させる予定ですので、
作品Bは先に返却になります。返却は来週です。
作品Aは最初に別会場に搬入することになります。
作品Cは一部破損している箇所が見つかりました。
これはこちらの管理不行き届きです。申し訳ありません。
破損というと大げさですね。せっかくの作品ですのでご心配かと思いますが、
幸い、枠が多少ゆるんだだけです。修理後別会場に搬入することになります。
責任をもって修理いたしますし、修理費用は当然ながらこちらで負担いたします。
返却は来月末の、巡回がすべて終了してからになります。
おそらく大丈夫だとは思いますが、
作品Cの修理の度合いによっては名古屋会場での展示は
期間が短くなる可能性がありますのでご了承ください。

上のメールでは、「気遣いの言葉」だけではなく「お詫びの言葉」や「言い訳の言葉」も混ざっていますね。そのため、読んだ人は「えっと、結局、どれの作品がいつ返ってくるんだ?」といらいらしそうです。
「気遣いの言葉」「お詫びの言葉」「言い訳の言葉」も大切ですが、それはそれとして、情報をきちんと整理することが大切です。さもないとメールを読む人の時間を奪ってしまうことになるからです。

上のメールを多少整理して読みやすくした例を以下に示します。まだまだ改良の余地はありますけれど、ちょっと整理するだけで読みやすさがずいぶん向上すると思いませんか。

△比較的読みやすいメール

いつもお世話になっております。
おかげさまで東京会場のプロモーションも大成功に終わりました。
やはり○○さんに仕事を依頼してよかったとスタッフ一同思っております。
作品Aはすべての年齢層に好評で、作品Cは若い層に人気だったようです。
アンケートの集計結果は後日お送りいたします。

さて、各作品の巡回と返却の予定は以下のようになります。ご確認ください。

・作品A:別会場へ搬入し巡回。返却は来月末(○月○日)。
・作品B:巡回せず返却。返却は来週(○月○日)。
・作品C:修理後、別会場へ搬入し巡回。返却は来月末(○月○日)。

作品Cは枠が多少ゆるんでいたため、修理後の搬入になります。
そのため、作品Cの名古屋会場の展示は期間が短くなる可能性があります。

作品Cの枠のゆるみは、こちらの管理不行き届きです。
たいへん申し訳ありません。修理費用はこちらで負担し、
責任をもって修理させていただきます。

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