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「インターネットコムと goo リサーチでは「コミュニケーションツールでの誤送信」に関する調査を行ってみた。

調査対象は、全国10代〜60代以上のインターネットユーザー1,076人。男女比は男性53.4%、女性46.6%。年代比は10代13.7%、20代15.5%、30代21.4%、40代17.3%、50代14.8%、60代以上17.4%。

まず全体1,076人のうち、普段メールを使っている916人に誤送信の経験を聞いた。メールでの誤送信のうち、最も多かったのが「メールを作成途中で送ってしまった」ケースで(46.9%)、次に「ファイルを添付し忘れた」(37.9%)、「宛先を間違えた」(28.1%)、「違うファイルを添付した」(11.2%)、「BCC/CC を間違えた」(9.7%)、「ファイルにパスワードを付け忘れた」(2.3%)ケースと続いた。一方で「いずれもない」人も280人(30.6%)いた。10人に7人がメールを誤って送信した経験を持つようだ。

最後にメールあるいはラインなどのチャットアプリで誤送信をしてしまった人に、その後の対応を自由記述で聞いたところ、大半が謝罪の文を入れて送りなおしていたり、電話をかけて相手に謝っていた。一方で、中には「特に気にせずそのまま」という回答も見かけられた。

毎日利用するコミュニケーションツール。誤送信が思わぬ結果を生み出す可能性もある。十分に注意が必要だ。(インターネットコム)」読売新聞10月17日

まずこの調査の内容だが、はっきり言って、その調査の意図を含めてその内容まことにたいしたことはない。日頃パソコンクラブ他いくつかの趣味の仲間との連絡、情報交換などの目的でメールを使っているが、メールなるもの、こんな便利なものはない。もう昔のように、郵便ハガキを使ったり、電話で連絡したり、連絡網を使って電話連絡したりすることはない。超便利なものなのだ。

メールで連絡の全てが済む。私たちパソコンクラブの場合の入会条件は電子メールのやりとりができること、それだけだ。幹事がメールを送る、それを会員が受け取って出欠の返事をする。あらゆる情報交換を会員相互、クラブ内でできる。

それがこれさえできればクラブ運営そのものは極めて楽になる。幹事も非常に楽である。どんな会でも必ずある、その連絡、聞いた聞かない、言った言わないなどのトラブルなど一度もない。30人への連絡をグループメールで送って25人が受取り、返信しているのに残りの五人がそれを見ていない、聞いていないなどいうことは絶対にない。聞いていないとすれば、それは100受け取っていない方の問題だ。なんらかのトラブルがあったか、そのメールを開いて見ていないだけのことだ。それは受取側の責任である。それでも幹事の方は念のために返事のない五人に電話をしてみるかもしれないが、本来その必要もないわけだ。。

そもそもメールの本当のトラブルとはこの記事にあるように誤った内容を送ってしまったとか、誤って操作してしまったというようなことではない。誤った内容を送ったらそれは謝罪するだけのこと。送った人がすみません内容を間違えていましたと謝罪すればそれですむことだ。

そもそも誤って第三者への非難の内容を公にしてしまったことなど、それは根本的なマナー、倫理・道徳の問題、メール誤操作がどうのこうという問題ではい。

この調査は、一般のパソコンユーザに生じるメールトラブルの本質をついていない。問題は誤操作、誤った内容を送ってしまったというより、そもそもメールが正常に送られなかった、送信できなかった、ということだ。誤操作というより、宛先を正しく入れなかっために正しく着信しなかった。メール本来に必要な設定をしていなかったなどによる。そうしたメールが正常に送られない理由は多々あるのだ。しかもそれはハード、ソフトの問題というより、大抵の場合、その使い方、設定の仕方、アドレス入力のミスなどによるものである。

例えば、宛先アドレスが正しく入っていない。メールの場合、宛先の入力は一字一句、@、ドットなど全て半角小文字が原則なのだ。相手のメールアドレスを全角で打っておいて、正しく打ったと思い込んでいる初歩的ミスが結構多い。私の経験では始めてメールなるものをやった人が犯すミスの大半がそれだ。

ただ宛先を正しく入れいないことのよる誤送信、その理由この調査ではないが、それが全体の7割を占めるだろう。

それを防ぐ一番方法は自分で自分のメールアドレスを正しくいれ、自分宛に送信してみることだ。受信は即あるだろう、正しく受信されていたら同じメールソフトを使って今度は相手のメールを正しく入れて送信することだ。

メールアドレスなど打ち込むは一番最初だけと心得えておいたらいい。こちらが初心者であれば相手上級者に自分のアドレス渡し、それで自分宛にメールを送ってもらうことだ。それが正常に着信したら、その後はその相手にはそのメールの返信という形でこと済む。
同時にそれをメールアドレスとして、しかるべき場所に登録してしまえばいいのだ。携帯電話、スマホ保持者がよくそういうメール交換の場を設けるが、それはパソコンのメールも全く同じことなのだ。

パソコン、タブレット、スマホなどでのメールの場合もあるか、ここでは主にパソコンによるメール送受信のミス避けるための基本的テクニック、それといくつか、マナー的なことをまとめておこう。

1)自分が使っているメールソフトがなんであるかの認識とその使い分け:

・メールと言っても、実はいろんなタイプのメールがある。メールのためのソフトのこと をメーラーなどと呼んでいるが、メールは大きく分けるとPOP、SMTPなるサーバ を用いるタイプのメールとWebメールというものがある。その詳細な説明は今は省く が、自分が使っているメールがそもそもどんな仕組みのものであり、どのようなソフト なのかについて一般的理解をしておくことだ。

・常日頃基本的に使っているメール、それは本来一つでいいのだが、念のため、そのバッ クアップ的な意味、その基本的なものについて補助的、補完的意味を兼ねて二番目の  メールアドレスを使うことはさまざまな意味でいい方法である。例えば、その一番目の メール、契約しているプロバイダーから提供されているメールアドレスを使う。大抵の パソコンユーザーは そうされているはずである。これについては上記のようにPOP、SMTPの二つの受信送信サーバー名を使用に当たり登録している。

・毎日そのプロバイダーメールを正しく操作している限り、メールはその一本で問題なく メールの送受信んができるはずだ。が、さまざまな理由でそれにトラブルが発生するこ とがある。そのバックアップメールとして、Gmail(グーグルメール)、Yaho oメール(Yahoo)など、いわゆるWebメールを併用するのがお薦めである。

 ただその二つを併用するというより、基本のプロバイダーメールをすべてそうしたWe bメールに転送しておくのが望ましい。そうすることによって、そうしたWebメール は基本メールのバックアップになるのだ。なんらかの理由で基本メールが着信しない場 合でも、Webメールの方はは着信することにもなる。

・もう一つ、メールはあくまで個人同士のコミュニケーションツールだが、それが同窓会 とか、趣味のクラブとかのコミュニケーションツールとして使われている場合、グルー プメール、かっては一般的「メーリングリスト」と呼ばれていたものを使うといい。
 会員の名前とメールアドレスを共通のグループメールに登録することで、会員同士
 の連絡、情報交換が一つのメールアドレスで出来ることになる。それによってそのグル ープの運営は非常に簡便にして楽になる。会への出欠、連絡事項の発信、情報交換など グループメール一本で極めて容易になるのだ。

2)メール送受信ののミス、トラブルを避けるために心がけるべきこと

・それぞれのメールの送受信の仕組み、宛先アドレス入力上の注意、題名の付け方、本文 の書き方、CC、BCCの意味とその使い方について正しい理解を持つこと。

・宛名の打ち込みミスの確率は極めて高い。宛名を打ち込むの最初の一度だけ、一旦交信 が始まったら、送信、返信だけの操作ですべて済ませることだ。始めての場合、上級者 の方から自分宛にメールを送ってもらいそれに返信という形をとるのが一番だ。携帯電 話、スマホの場合も大抵そういう形でメールの交換が始まる。パソコンによるメール交 換も全く同じ。

・メール本文はメールソフトに直接打ち込んでもいいが、その途中誤操作で送信してしま うミスを避けたいのであれば、本文は予め、テキストライターなどで作成し、それを
 本文欄にコピー・ペーストし、それが完全であることを確認してから、送信の手順を取 るといい。

・添付フアイルがある場合や、写真やイラストなどを挿入したいわゆる「HTMLメール 」の場合、それが正しく着信したり、相手に正しく伝わっているか心配なことがあろう 。そんな場合、まずはそれを自分宛のアドレスに送ってみることだ。それが正しく送ら れたことを確認してから、本来の宛先人に送ればいいのだ。その手間もたいしたことな く、ほぼ数分でテストできることである。

3)誤操作、文字化けなどについて過剰に神経質にならぬこと

・一般にメールの誤操作についてはm送った方も送られた方も過剰に反応するようだ。誤 操作によって誤ったメールを送ってしまった場合、もちろん謝罪は必要であろうが、そ れを受け取った方は、まずは寛大にそれを受け取るべきである。それは誰にも起こるこ と、そんなことにいちいち神経をとがらす必要など全くない。このインターネットコム の調査などそういう意味でも、そう調査内容無意味である。どうせ調査するのならもっ と根本的なことを問うていただきたいものだ。

・文字化けはもちろん問題である。ただこれについての一般的な反応もかなり神経質過ぎ るところがある。それを受け取った方が指摘するのはいいが、ひょっとするとそれは自 分自身のPCの環境のせいであることは結構ある。

・文字化けの原因はいろいろあってなかなか特定できないのが一般的だ。それがまず誰  と誰に発生したのか、客観的なチェックが必要なのである。中には正常に受けっって
 いる人がるとなおさらだ。それが全面的な問題であれば送信人本人にその問題解明を依 頼すればいいし、一部の人について発生したのであれば着信者側の設定の問題かもしれ ないのだ。

・文字化けそれ自体さほど心配する内容である場合があるので、過剰な反応は禁物である 。

4)最近のメールソフトの迷惑メール処理について

・もう一つ受信者が一般的に神経を尖らすものにいわゆる迷惑メールがある。それが単に ダイレクトメールで過ぎないようなものなのに、そんなものは受取たくないと嫌がる
 人が多い。そしてあれもこれもと受信拒否を掛ける結果、本来着信すべきメールまで正 常に受信せず、迷惑メールに振り分けられたり、いきなり削除されたりする結果になる ことが多いのだ。その結果、未着信は誰のせいでもない自分自身のせいであることを認 識するべきケースが結構多い。

・最近メールの仕組みでは、そうした迷惑メールのチェックを厳しくしている結果、極め て正常なメールまで迷惑メールとして振り分けてしまうケースが結構ある。毎日のメー ルチェックの中で、念のため、迷惑メールフォルダーをチェックすることは必須である し、メール運営側もそのように警告を発しているのが普通だ。

・この情報社会、これほど豊富にして有益な情報を無償で入手できる時代なのだ。その  恩恵ははかりしれないものがある。そして、その恩恵を受ける方は全て無償でそれが当 然である一方、その無償のいわば代償とも言えるコマーシャル、ダイレクトメールのよ うなものまで迷惑だと考えるそのスタンス自体改める必要があるのではないだろうか。 嫌なら嫌でそんなものは軽く受け流すことも一つの知恵であり、ある意味それがマナー であるとも言える。

まとめ:

・このインターネットコムのメールご送信のアンケートなどまことに中身のない調査だと 言わざるをえない。この情報化社会のなかで占めるもっと本質的なメールのあり方、
 メールについてのマナー、手法、技法、仕組みについて常日頃ユーザーが感じているこ と、サービス提供側に求めていることなどについて調べてもらいたいものだ。

・メールの目的自体ははっきりしている。諸連絡であり、情報交換であり、情報共有だ。 ただそのコミュニケーションを密にすることで一体なにが生まれるのか、生もうとして いるのかその目的意識を互いにきちんと持つことが大切ではないか。

・メールを有益なものにするためには、一日一回はそれをチェックする習慣を身につけた いものである。そして回答、返事を求められていようといまいと、基本的にはそれを
 受け取ったという返事をすることが大切だ。

・メールを送った側も回答要望にも関わらず返信のない場合、改めて同じものを再送信す ることも必要ではないか。自分もそうであるように相手が見落としている場合も結構
 あるからだ。

・メールを効率よく便利に使えるようになるためには、こうした極めて基本的な心がけ
 が互いに必要であり、それを習慣化することだ。

・誤ってその人の悪口を流してしまっただの、メールで執拗に相手になんらかの攻撃を続 ける行為だのネット社会の問題、メールやSNSなどの仕組みのせいだなどという批判 がよく起こる。しかし、それはメールの仕組みの問題でも、SNSの存在が悪いわけで も、ましては誤操作の問題でもなんでもない。それはそもそも人間社会の倫理・道徳の 問題なのだ。

・それがどんなものであれ、こうしたメールの仕組みを適正に使うことで、仕事の効率
 コミュニケーションの効率は抜群に上がるはずなのだ。あらゆる国における情報化の
 進展の度合いは、一つこのことにかかっているのである。

tad

関係記事:

コミュケーションツールでのご送信:yomiuri 


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参考にさせて貰いました。
ありがとうございました。

2013/12/16(月) 午前 10:23 [ tenkataihei ] 返信する

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ありがとうございます。ご意見、ご質問なんでもご自由に。

2013/12/17(火) 午前 4:07 tad 返信する

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