【自戒】 説明するということ

最近、アシモモ〜の周りでは頻繁に人事異動があり、新しく着任された方に対して業務について説明をする機会があります。アシモモ〜自身が説明をすることもありますし、別の人が説明するのに同席することもあります。

 

自分が説明するときには、説明することに集中しているので意識することはありませんでしたが、他の人が説明するのに同席しているときには、客観的に説明という営みについて観察することができます。もちろん、説明内容に補足すべきことがあれば口をはさんだりしてキチンと役割は果たしています。

 

それでもやはり、一歩引いて眺めてみると何か見えてくるということはあるのだと思います。

 

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【説明する側のこと】

説明を受ける側は説明する側のスキルを見極めているのだと思います。もちろん、常に意識してそれを行っているということではありませんが、無意識的であっても説明する側のスキルを値踏みするのだと思います。そして、それが信頼や信用に直結するのではないかと思いました。

 

簡潔にポイントを押さえて説明できるといういう、ただそれだけのことで、説明する側は信用してもらえることになるのだと思います。したがって、説明する側としては、説明する内容について精通していることはもちろんですが、簡潔に明瞭に説明することが大切なのだと思います。

 

また、実際に説明の場に居合わせると、説明するときに何か話すのに「えー」とか「あー」とか言わないと気が済まない人というのがかなりの割合でいます。また、話す冒頭に「まあ」というのを付ける人も多い。とくにアシモモ〜はこの「まあ」というのが嫌いです。説明の２割くらいを「えー」「あー」「まあ」と言っている人もいるようです。

 

説明受ける側　：　○○について直ちに着手しないといけない問題はありますか。
説明する側　：　えー、まあ、ありませんね。

 

なんて言われたら、問題が実はあるのではないかと思われないかとヒヤヒヤします。こういった無意識の口癖のようなものが際立ってしまうと、簡潔に説明できていても、それを台無しにしてしまいかねないのだと思いました。

 

 

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【説明を受ける側のこと】

説明を受ける側は、説明する者からどんな人物か、どの程度の技量の者か、といった点を見極められていると心得えるべきでしょう。

 

説明を受ける側が繰り出す質問から、事前の勉強度や理解力というものが手に取るように分かります。それまでのキャリアやこれまでの仕事ぶりが垣間見えてしまうことも時としてあると思います。特に、仕事から逃げるタイプか、仕事に挑んでいくタイプか、といった点も垣間見えるのが面白いと思います。

 

「大局観」という言葉が流行したこともありましたが、この大局観を掴める人かどうかという点も説明を受ける側の繰り出す質問を見ていれば分かります。未知のことについて説明を受けるのですから、質問内容が細部に入り込んでいくこともあるのは当然であり、それは好ましいことです。ただ、もとの道にきちんと戻れるか、寄り道を適度に切り上げる能力があるか、という点が重要なのだと思います。

 

その点、「木を見て森を見ず」という状態に陥いる方というのもしばしば出くわします。本筋を見失い、重箱の隅をつつくようなことをやって、説明を受けた気になってしまうのです。

 

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こう考えると、説明をすること／説明を受けること、という営みは、おろそかにできない、気合を入れて臨むべきことなのだということが改めて感じられるのです。

 

偉そうなこと書きましたが、アシモモ〜がそれができているだなんて言うつもりはまったく無く、むしろ今更ながらに気付いてしまったので、気を付けないとこれから生き残っていけないなあということで、自戒を込めて記録に残すことにしたのです。