【自戒】メールを読んでもらうために ( マーケティング・経営 ) - アシモモ～のブログ

アシモモ～の上司は細かいことに口うるさいタイプのようで、いろいろな人に小言を言うのが聞こえます。アシモモ～に対するものも、別の人に対するものもあります。

小言が始まったならば、出力を６０％に落として運転するがごとく、エネルギー消費を局限しながらやり過ごすのが良かろうと思っています。

小言であっても、まれに考えさせられる内容を含んでいることもあります。その数少ない有益な小言の内容を、自戒を込めて記すこととします。

先日の小言は、メールの書き方に関するものであり、その概要は以下のとおりでした。

○幹部になればなるほど忙しく、メールを全部じっくり読むことはないと心得よ

○それゆえ、読んでほしい部分、すなわち、結論をメールの冒頭に目立つように書け

○状況が刻々と変化するような案件であれば、変更部分が分かるように冒頭に書け

○単なる資料の配布メールであれば、業務と関係する部分があるのか否か、件名に書け

ご主張はごもっともであり、いかにメールを読んでもらえるかに腐心してメールを書くことが重要だと思います。アシモモ～としては、重要部分は赤太字にしたり、内容を簡潔に箇条書きにしたり、といった方法を日常的に使うようにしています。

アシモモ～としては、上記の「お小言指摘事項」に加えて、

○メールの件名はメール本文の内容が分かるように書くこと

を加えたいと思います。「調整について」、「○○の件」といった、内容がそれだけでは分からない書き方ではなく、「○○に関する△△との調整の進め方について」程度の件名を書きたいと思います。そうすれば、相手方において、無数に送られてくる玉石混交のメールに埋もれてしまうことが防げるのではないかと思うのです。

仕事を遂行する上で、メールは不可欠な手段です。最近では、口頭で言えばいいことをわざわざメールで送るという人もいるようで、アシモモ～の会社でも、そういったことをする「エライ人」が陰で嫌われたりしています。聞けば、お茶がほしいときにも、秘書にわざわざメールを送ってくるというのですから、救いようがありません。