アシモモ〜のブログ

【自戒】 メールを読んでもらうために

アシモモ〜の上司は細かいことに口うるさいタイプのようで、いろいろな人に小言を言うのが聞こえます。アシモモ〜に対するものも、別の人に対するものもあります。

 

小言が始まったならば、出力を６０％に落として運転するがごとく、エネルギー消費を局限しながらやり過ごすのが良かろうと思っています。

 

小言であっても、まれに考えさせられる内容を含んでいることもあります。その数少ない有益な小言の内容を、自戒を込めて記すこととします。

 

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先日の小言は、メールの書き方に関するものであり、その概要は以下のとおりでした。

 

○幹部になればなるほど忙しく、メールを全部じっくり読むことはないと心得よ

○それゆえ、読んでほしい部分、すなわち、結論をメールの冒頭に目立つように書け

○状況が刻々と変化するような案件であれば、変更部分が分かるように冒頭に書け

○単なる資料の配布メールであれば、業務と関係する部分があるのか否か、件名に書け

 

ご主張はごもっともであり、いかにメールを読んでもらえるかに腐心してメールを書くことが重要だと思います。アシモモ〜としては、重要部分は赤太字にしたり、内容を簡潔に箇条書きにしたり、といった方法を日常的に使うようにしています。

 

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アシモモ〜としては、上記の「お小言指摘事項」に加えて、

 

○メールの件名はメール本文の内容が分かるように書くこと

 

を加えたいと思います。「調整について」、「○○の件」といった、内容がそれだけでは分からない書き方ではなく、「○○に関する△△との調整の進め方について」程度の件名を書きたいと思います。そうすれば、相手方において、無数に送られてくる玉石混交のメールに埋もれてしまうことが防げるのではないかと思うのです。

 

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仕事を遂行する上で、メールは不可欠な手段です。最近では、口頭で言えばいいことをわざわざメールで送るという人もいるようで、アシモモ〜の会社でも、そういったことをする「エライ人」が陰で嫌われたりしています。聞けば、お茶がほしいときにも、秘書にわざわざメールを送ってくるというのですから、救いようがありません。

【自戒】 説明するということ

最近、アシモモ〜の周りでは頻繁に人事異動があり、新しく着任された方に対して業務について説明をする機会があります。アシモモ〜自身が説明をすることもありますし、別の人が説明するのに同席することもあります。

 

自分が説明するときには、説明することに集中しているので意識することはありませんでしたが、他の人が説明するのに同席しているときには、客観的に説明という営みについて観察することができます。もちろん、説明内容に補足すべきことがあれば口をはさんだりしてキチンと役割は果たしています。

 

それでもやはり、一歩引いて眺めてみると何か見えてくるということはあるのだと思います。

 

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【説明する側のこと】

説明を受ける側は説明する側のスキルを見極めているのだと思います。もちろん、常に意識してそれを行っているということではありませんが、無意識的であっても説明する側のスキルを値踏みするのだと思います。そして、それが信頼や信用に直結するのではないかと思いました。

 

簡潔にポイントを押さえて説明できるといういう、ただそれだけのことで、説明する側は信用してもらえることになるのだと思います。したがって、説明する側としては、説明する内容について精通していることはもちろんですが、簡潔に明瞭に説明することが大切なのだと思います。

 

また、実際に説明の場に居合わせると、説明するときに何か話すのに「えー」とか「あー」とか言わないと気が済まない人というのがかなりの割合でいます。また、話す冒頭に「まあ」というのを付ける人も多い。とくにアシモモ〜はこの「まあ」というのが嫌いです。説明の２割くらいを「えー」「あー」「まあ」と言っている人もいるようです。

 

説明受ける側　：　○○について直ちに着手しないといけない問題はありますか。
説明する側　：　えー、まあ、ありませんね。

 

なんて言われたら、問題が実はあるのではないかと思われないかとヒヤヒヤします。こういった無意識の口癖のようなものが際立ってしまうと、簡潔に説明できていても、それを台無しにしてしまいかねないのだと思いました。

 

 

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【説明を受ける側のこと】

説明を受ける側は、説明する者からどんな人物か、どの程度の技量の者か、といった点を見極められていると心得えるべきでしょう。

 

説明を受ける側が繰り出す質問から、事前の勉強度や理解力というものが手に取るように分かります。それまでのキャリアやこれまでの仕事ぶりが垣間見えてしまうことも時としてあると思います。特に、仕事から逃げるタイプか、仕事に挑んでいくタイプか、といった点も垣間見えるのが面白いと思います。

 

「大局観」という言葉が流行したこともありましたが、この大局観を掴める人かどうかという点も説明を受ける側の繰り出す質問を見ていれば分かります。未知のことについて説明を受けるのですから、質問内容が細部に入り込んでいくこともあるのは当然であり、それは好ましいことです。ただ、もとの道にきちんと戻れるか、寄り道を適度に切り上げる能力があるか、という点が重要なのだと思います。

 

その点、「木を見て森を見ず」という状態に陥いる方というのもしばしば出くわします。本筋を見失い、重箱の隅をつつくようなことをやって、説明を受けた気になってしまうのです。

 

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こう考えると、説明をすること／説明を受けること、という営みは、おろそかにできない、気合を入れて臨むべきことなのだということが改めて感じられるのです。

 

偉そうなこと書きましたが、アシモモ〜がそれができているだなんて言うつもりはまったく無く、むしろ今更ながらに気付いてしまったので、気を付けないとこれから生き残っていけないなあということで、自戒を込めて記録に残すことにしたのです。