メールを安易に使っては…☆使うなら礼儀を忘れず☆礼節《その３》 ( 倫理学 ) - 天邪鬼のひとり言

ｅメールはコミュニケーションの手段ではない

電子メールは、極めて便利です。
手紙は当然のことながら、時間がかかります。
電話は、時間帯の考慮が必要ですし、まして海外ならばなおさらです。先方の状況によって都合が悪い場面もあるでしょう。また、声を発する必要がないので、基本的に周りに気遣う必要はありません。時たま、人の画面を覗き込む人もいますが。

先方の状況を考慮しなくても良い、いわば、投書箱やポストのような存在です。
税務署にもポストがあります。これは、申請書などの時間外受付用です。提出期限などの設定は、○○年○○月○○日期限となっており、時間指定はありません。

ですから、税務署の受付時間が終了してもそのポストに入れておけば、期限内申告とみなされます。では、税務署の職員の方は、いつそのポストの申告書を見るのでしょうか？そうです。翌日出勤してからとなります。ですから、正確には期限である○○日の翌日、税務署職員がそのポスト内を確認する時間までが、期限内申告となるのです。私もよく使わせて頂きました。

でも、私はやむを得ずの場合だけで、この方法はあまり好みません。やはり目の前で、申告書に受付印を押印してもらわないと不安だからです。
紛失されないか？別の書類に混ざって、他部署に送られるのではないか等々。

メールも同じなのです。先方は目にしたのだろうか？内容を理解してくれているのであろうか？すぐ対応してくれているのであろうか？
このような不安があるからこそ、メールを受信すれば必ず返信をするのがマナーなのです。

電子メールでも、礼儀は忘れず

私は、目上や上司などから、指示命令や要請、連絡あれば、「承知いたしました」と返信します。よく「了解しました」と送信される方がいますが、「了解」、は同僚や目下に使うものです。

以前、こういうことがありました。先方から至急だと、メールにて問い合わせがありましたので、こちらも急ぎ返信しましたが、それ以後連絡はありません。と、こちらは不安です。
それで、その同僚の方に「“メール受信しているはずであるから、確認してほしい”旨を伝えてほしい」と送信しました。こちらも連絡がなし。
そこで、別の方に、再度、同じ事をメールしました。それでも連絡なしです。
この三人さんともメールを見ておられないのかも知れないと判断しました。電話するしかないかなぁ。と思っているところに先の方より電話がありました。
「すみません」ととても申し訳なさそうでした。ということは、後の二名の方も口頭で伝えたのでしょう。だからこそ、何度も詫びていました。

これ、一本のメールで済む話なんですね。

私がすぐに返信しなかった場合

①折衝事の場合です。「外出中などでメールを見ることが出来なかった」として当方に有利に運ぶためです。
②取引先等からの要請の場合です。至急の書類提出要請です。これには、時間的なこと。部下の作業状況。など考慮する必要がある時です。①に近いとも言えます。
③時間の関係で、受信メールにすべて目を通すのが不可能であった時です。ある大企業の部長Ａ氏は、日に200本程度のメールが入るそうです。私は、これほどでもなかったですが、こんな場合は優先順位を付ける以外にありません。また多忙の中で、重大なる問題が発生しているときは、配慮する余地などありませんでした。Ａ氏の返信がかなり遅いのも頷けるところです。従って、急ぎ確認してもらいたい場合の送信は、タイトルに工夫をしたりしました。
④重大な問題をはらむ、報告・連絡・相談の場合です。この場合は軽軽に返信は出来ません。すでに日が変わり、疲れきった頭では、的確なる指示することが困難だからです。こちらサイドとしても熟慮する時間が必要な場合です。優先順位を付けるために、斜め読みも多いです。そのため、安易に開封確認をクリックして、それが私の了承と考えた部下がその事案を実行に移そうとしたと言う過ちも犯した経験もあります。
⑤仕掛けです。折衝事とからみますが、こちらは社内や取引関係でない場合です。重大な問題に直面すると人は、気が動転します。部下の文面からそれが窺える場合、時間の余裕がある場合に限られますが、すぐには返信しません。重大なる意味合いを持つ報告・連絡・相談に対し、上司から何の反応がない場合、部下としてはとても不安になります。こちらとしてもそれは理解していますから、1日2日おいて、「メール見たよ」と声をかけます。しばらくすると、「先般ご連絡差し上げましたが、…」で始まる落ち着いた文面のメールが受信されるわけです。
⑥拒絶です。
⑦怠慢です。私自身、あったことは事実です。

質問・相談の場合

部下から、質問がありました。時間ある時には、懇切丁寧だと自ら思えるほどの内容を返信しても、何の返答もなし。これにはがっかりです。

相談の場合です。こちらとしては、熟慮に熟慮を重ね、その上、社の長老にまで相談もして、対策を考えていましたが、どうやら解決したようなことが他から聞こえてきた場合です。

切羽詰まった状況を訴える内容やいつもとは違うことを感じさせずにはおれない文面などの時、これはもう、直接電話します。しかし、「いや、あれはそんなに大きな問題ではないのです」「あ、解決しました」これにもがっかりです。

大体、部下から多かったのは、相談です。部下の多くに語ったことがありますが、必ず私見を入れることです。重要なことは “自分なら、どうする” です。『知恵がないなら、汗をかけ』です。「こういう問題が起こりました」だけでは、メッセンジャーボーイと同じだよ、と。

幾人かには、こうも話しました。
困ったことだけをメールするだけではいけない。直接、電話していると思って、書いて見なさい。上司のメールアドレスは、“痰つぼ”ではないのだ。と。

「心」が通じなければ、意味がない

交渉事や部下の真の悩み・相談は、対面しなければわかりません。依頼する相手にも、「心」が通じません。
私がよく部下と会合を持とうとしたのはそこなのです。理解してくれていた人が何人いたか。また、春と秋には個人面談を設定もしていました。

直接会うことが困難な場合は、電話で声を聞くことです。メールばかりに頼っていてはならないと思いますが、メールでしかやむを得ない場合は、礼儀を守る心得を忘れてはならないと思います。

『ｅメールは多くの人に一方的に伝えるときは便利ですが、私自身はコミュニケーションの手段としてはあまり好みません。直接会うか、それが不可能なら電話で話す。ｅメールが来ても電話で返事をするほどです。声の調子一つで相手の様子が伝わってきます』
【組織と人を動かす粘り説法】キャノン御手洗富士夫社長（雑誌プレジデント2006.02.13号より）

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※前回記事
【メールの危うさ☆ネガティブレポート☆礼節《その１》】
【メールと報告連絡相談☆ネガティブレポート☆礼節《その２》】