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皆さまこんばんは、本日もしばしお付き合いください。
毎度私の昔話で申し訳ありません。

私の地震の棚卸のつもりで書かせていただいております。

さて、新システムの導入に関してのプロジェクト以外にも郵便局への施策として品名コード表の作成がありました。
実は品名コード表自体は10年程前に立派なものがつくられていたのですがかなり非現行になっていたのでこの機会に新たに作ろうということで私の発案でみんなの協力を得ながら作ることになりました。
当初は差し替え式のバインダーにしてとか色々考えていたのですが、係長から予算が付かないと言われました。
また、出来るだけ簡単で良いと言う意向から、最初は簡易版として局報号外という形で発行しました。

ただ、この程度で終わるつもりは最初からなかったので、最終的に次年度だったかに予算を付けてもらって本格的な冊子として発行することにしました。
この時に意識したのは、あまり使わない式紙類や、すでに郵便局調達物品【通称A帳票】で使用頻度の少ないものはひな形を冊子の後半に添付しておき、郵便局でコピーして使えるようにしたこと、また活字員など、判り難いものは極力図解するなど郵便局の総務担当者は特定郵便局長が使いやすいようにイメージして作業を進めることとしました。

最終的には、装丁などで妥協せざるを得なかった部分は多々ありましたが、何とか自分のイメージしたものが出来上がりました。

今までのハード表紙の差し替え式のコード表と比べると貧弱なものでしたが、郵便局ではすこぶる好評だったようで。

それから数年後、郵便局に降格した時に総務課で書棚に大事に入っていたので、
「品名コード表今でも使っているんですね。」
とお聞きしたところ、これ重宝しているんですよと言われまして、心の中でガッツポーズしていましたね。

失意のうちに郵便局に降りたものの、郵便局の仕事に自分が手掛けた施策が生きていると思うと正直嬉しかったですね。
少なくとも郵政局では、自分としては先取りした既存の枠に囚われずに仕事をしてきたつもりだし、資材部はそういった意味では結構自由にさせてくれるところが有ったのですが、その後資材部と経理部が合体して財務部になって財務部に移動した結果がお互いの不幸だったのかなという気がします。

私自身は、常に現行の枠を超えて無茶な発想をする場合が多いので経理部のように杓子定規な枠にきちんと嵌めた仕事はむしろ窮屈でしかなく、さらに当時の経理部の上司とのそりが合わず結局最終的には追い出されるのですが、これはもう少し先の話。

しかし、「郵便局のため」という発想で物事を考える。
特に特定郵便局での経験がこうした場合にいかんなく発揮されたと言えます。

さらに、こうした施策を実行していくに際しそれ以外に、実は自分で郵便局を訪ねて施策を打つ前に事前に調査しておく、いわゆるリサーチを実施するなど机上の施策にならないように常に意識していたものです。

そんな中で、品名コード表を完成させてから新たな施策を模索していく中で硬貨を保管する袋の改良に取り組むことになりました。

その話は明日以降にさせていただこうと思います。
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皆さまこんばんは、本日もしばしお付き合いください。
> 最終的に課長が折れる形で承認を得られましたので後は、文書を作って正式な文書として本省に報告したのです。
>
> その数か月後、本省から発表された新システムは全く私の想定したものと似通ったものでした。
>
> その辺のお話はまた明日以降にさせていただこうと思います。

本省が発表したシステムは、私が提案したデータベースを基本とするもので、需要予測に関しては最小二乗法を(統計手法)に基づき使用量を推測するというもので基本的な概念は同じでした。

93年当時、こうした大規模なDBを構築しようとしたのは、まだまだ少なかったのではないでしょうか。

風の便りで、本省の官房資材部でも近畿には変な奴がいると噂になったそうで・・・。正直鼻高々だったんですけど、この時はまさか大きな失敗という落とし穴が口を開けて待っているとは夢にも思ってみませんでした。

それと、式紙類の返納に関して現行システムを改め、在庫過剰と汚損だけと簡素化することは全面的に認められることとなり、正直まさか自分が考えたことが本省に採用されて組み込まれるとなるとやはりうれしいものと言うかやりがいはありましたね。

だって、考えてみれば全国の郵便局のためにルールを変えたわけですから。
プレゼンの時に、こんなシステム組めるはずがないとか、大容量の記憶装置をどうするのかと言われたものですが。
当時は1GB10万円とも言われた時代ですので、HDDだけで1TB近くいるのにどうするのだと言ったことだったわけで、実際に課長にその辺を厳しく指摘されたものです。

しかし、その時の反論と言いますか、意見具申は、今は確かに記憶装置は高いですがこれらのコンピュータの附属品を含めた部品類は数年のうちに劇的に安くなります・・・、

何の根拠もないのに言い切ってしまいまして。苦笑

結果的に、HDDの価格は半減以下となり見事にそうなったのですが、あの時に本省出身の課長がこんなものはダメだと言って握りつぶしていたら・・・。

また変わってきたかもしれません。

そして、当時全くコンピュータプログラミングもましてインターネットも無い環境で、自分なりにDBの概念にたどり着けたのは、素直に自分を褒めてやってもいいと思っています。
今なら、それこそググルという言葉に代表されるように、検索すれば幾らでも自分が求めるヒントなり答えが有るわけですから。

まぁ、いたずらの自分を持ち上げる必要も無いのですが、結果的にそうしたことが驕りに繋がって最終的に痛い目に合うんです。

その辺のお話はまた後日させていただこうと思います。

明日以降には、システム構築以外にこれまた地味ですが郵便局の業務を効率化するための施策を考えたので、そのお話をさせていただきます。
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皆様おはようございます、本日も少しだけblogを更新させていただきます。
昨日は、
> その後、新たなシステムの構築が本省から発表され新システムに関して意見を求められることになりました。
> 30代でやる気満々マンだった私は、本来であれば次席(郵便局の上席課長代理クラス)を差し置いて計画することになるのですがその辺のお話はまた明日でもさせていただきます。

本来このような仕事は次席と呼ばれる役職者がするのですが、ひたすら出世欲?に取りつかれていた私は、次席がこうしたシステム関係は苦手と言っていたこともあり、係長に行って担当がさせていただくことにしたのです。

概略程度しか覚えていませんが、要は「新しいシステムを開発することにした、何か意見ある?」と言った内容で、その時点では細かい仕様等もその時点では決まっていなかったようです。

まぁ、本省が地方郵政局にシステムの開発で意見を聞いてくるのはあまりないことと言うことになります。

ただ、軽い気もちでやりますと言ったものの、正直私もシステムなんて専門家ではないので全くちんぷんかんぷん、どのような方向から手を付ければ良いのか全くわかりません。

3日後には報告書を作って課長報告しないといけないのですが・・・。

適当に書いて報告しようかと思いつつ、適当に書いたら次席の仕事を横取りまでしてした意味がなくなるし、さりとていい案も浮かばないし・・・そんなこんなで1日目は過ぎました。
しかし、妙案は浮かびません。
仕方が無いので、現行システムの流れ図を引っ張り出して眺めていました。

ただ、このとき最初に思ったのは俯瞰してものを考えるということでした。

貯金部時代に、一つ上の席の担当者(末席ならば一つ上の席の担当者の仕事を、三席(担当者の最高位)であれば次席の仕事を見て覚えよ」と言われていましたのでそれを思い出して、システム構築に在っては、自分が郵政局長の立場であればどのようなシステム構築を理想とするかと考えたんです。(まぁ、一つ上の仕事を覚えろよ程度の意味で言っていたと思うのですが、それを曲解して、自分が経営のトップだったらどんな判断をするかと理解していました。)
いわゆる俯瞰してものを見るという考え方ですね。

最近になって「マッキンゼーのエリートが大切にしている39の仕事の習慣」という本の中に俯瞰してものを見る習慣が出て居まして、自分の考え方が間違っていなかったなぁと改めて思ったものです。

まぁ、そんな感じで郵政局長の意見として本省に対して意見するのに恥ずかしくないものを作ろうと思って改めて考えるようにしたんですね。

結局システムというのは作れば最低10年は使い続けるわけですからすぐ陳腐になってしまうような低レベルの話をしてはいけない。
自身が10年後の飛んでその時点でものを見た時に陳腐化していないシステムとはどんなものかという思いで今一度現行システムを眺めてみたんですね。

そんな風に考えていると、朧気ながら将来のシステムについて概要が浮かんできたんです。
正直、「これだ」と思いまして、取りあえず思いつくままに書き出してみて。
3日目にいよいよ、その概要を全部文章に起こすことにしたんですね。
不思議なもので、文章として起こし始めると勝手にどんどんアイデァが浮かんできて、一気に書き上げたと思います。

概要は、DBシステムを構築して、現行の郵便局の各種品目の在庫を一括管理して適正在庫を把握することで臨時請求を最終的に減らそうと言う発想でした。
その為に最初の3年程度は在庫数の過不足で問題が生じるかもしれないが、過剰送付の場合は返送させるとともに、返送理由も簡素化して(棄損によるもの、過剰によるもの)のみとして、現場の判断を簡素化することも併せて提案しました。

郵便局における臨時請求という制度自体を更に簡素化することで最終的に局舎狭隘局以外は臨時請求は要らない様にしようという思ったのです。

最初の関門は、上長である課長に説明することだったのですが、当然のことながら今までとは全く違うデーターベース方式という概念が理解してもらえなくて、こんなもの出来っこないと言われたんです。
結局その説得に4時間ほどかかりました。苦笑
課長・課長補佐と対峙して私と係長、ミーティングテーブルを挟んで・・・あの時のプレゼンはきっと熱がこもっていたんだろうなぁと思います。

最終的に課長が折れる形で承認を得られましたので後は、文書を作って正式な文書として本省に報告したのです。

その数か月後、本省から発表された新システムは全く私の想定したものと似通ったものでした。

その辺のお話はまた明日以降にさせていただこうと思います。
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昨日の話の続きになります。

何故そんなことになったかというと、それまでの在庫数報告は、品名コードを記載したOCR用紙を各郵便局宛に送付してそれを回収するという流れになっていました。
OCR用紙はご存じのとおり標準字体がありますので、その通り書いてくれれば問題ないのですが、癖のある字で書かれたりすると読めなかったりします。
それをアルバイトのオペレーターさんに読み込んでもらうのですが非常に手間がかかる、私の担当の時に、そこでOCRデータを変換したのですが結局データが落としこめないという問題が発生しまして、小手先だけでデータ削ったりしていたら余計におかしくなってしまって。
結局土日返上でもう一度自分でOCR全て読み直しさせたという辛い思い出が有ったからです。

もうこんな面倒なことはしたくない‥‥そういった思いからだったのです。
それまでは、郵便局ごとにOCR用紙の袋詰め&発送していたうえ、その回収も大変で3500局×平均10枚ほどのOCR用紙ですので35000枚ほどを読み込ませる作業なんです。
それを止めてしまった。
送ってもらっては困るものだけリストのして返送してくださいと書いて、郵政局報に載せたので、郵便局への発送の手間も省けるし、郵便局も郵政局に返送するのは局報に載せた一覧表をコピーして返すだけ・・・ちょっと詳細は思い出せないんですが、何せ今までの在庫報告という制度を一気に止めてしまったんです。

おそらく、地方郵政局では初めての取り組みだったと思います。
配給数に関しては、本来であれば、昨年度の交付実績並びに今年度の臨時請求から在庫数を引いた数になるのですが、在庫報告自体がきちんとした数字か否かもあやふやなうえ、臨時請求も請求理由と言うのがあるのですが、「使用数増加」とすればきちんと反映するのですが、「その他」で請求する局が多くて、こうなると何時まで経っても昨年度の臨時請求数に反映されないため、いたずらに在庫数が多いと判断されたりその逆も起こりえるわけです。
新しい方式に切り替えた最初ですので、当然のことながら在庫数は全て0になっていますからシステムとしては、過去3年程度の使用数から勝手に数字を判断して出してくるわけです。

そこで、郵便局の報告が役に立つわけで、そこで大量に使用数が出ていても、郵便局で交付不要と書かれていれば送付数を0にする、逆に過大な数字であっても交付不要と書いていない場合はまとめて送ることとするなどしましたので、査定自体もほぼ機械的に出来るわけです。
現在であればデーターベースでモニター上に表示させて条件などを指定しながら一瞬で作業は終わるのでしょうが、当時は吐き出される膨大なリストと報告書を見ながらチェックを入れていく作業が残っていました。

最終的にチェックしたリストを基にオペレーターさんに修正してもらうのでした。
それでも、昨年の仕事量と比べたら半減していました。
今流の言葉で言えば新しい流れを起こしたというのかな。そんな感じでした。

本当にこの方法は好評だったようで、翌年舞鶴まで出張する機会が有ったのですが、宴会の席でそれとなく、聞いてみたらあれは良かったと異口同音に言っていただきまして大いに我が意を得たり・・・そんな感じでした。

まぁ、他にも勢いで臨時請求の方法にあっても請求種別を1〜5まで有ったのを強制的に1にするように変更するマクロを作って(N5200のLANFILEに付属するカタログ機能と呼ばれる簡易マクロ)、2〜5のデータを強制的に1(使用数増加による臨時請求)に変換させる。
まぁ、本当に簡単なマクロでお恥ずかしいのですが、(^^♪
これにより、臨時請求数は確実に交付数に反映されることになりました。

最終的には、係長の判断で最初から「1」を記入したはがきを調整することとなり旧のはがきも引続き使えることとなり今しばらくは私が開発した?(というのもおこがましいのですが)マクロはしばらく使われることになりました。

その後、新たなシステムの構築が本省から発表され新システムに関して意見を求められることになりました。
30代でやる気満々マンだった私は、本来であれば次席(郵便局の上席課長代理クラス)を差し置いて計画することになるのですがその辺のお話はまた明日でもさせていただきます。
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皆さまこんばんは、本日も郵政局時代のお話をさせていただこうと思います。
郵政局で貯金部から資材部に移動して、2年目職場が変わったことは昨日お話しました。
資材部の式紙係では毎日のルーチンワークがあってその後は個々に調達関係事務などもあるのですが、郵政局の仕事というのは手を抜けばいくらでも手を抜くことが出来て、その逆に詰めて仕事をしようと思えば幾らでも仕事はある・・・そんな部署でした。

私が配属された式紙係も午前中は郵便局の臨時請求に関する事務を処理(請求数に対する査定事務、(いわゆる数量の間引きですね。)がありました。
例えば年間に100冊も使わないであろう物を1000冊請求してくる場合などでは100冊に修正するなどするのですが、時にはこちらの在庫数が少なくて100冊請求されても10冊しか送れない場合もあったりします。

そんなことの繰り返しが続き、考えてみたらそれだけでも無駄な時間を使っているわけですよね。

更に、臨時請求と記したように、実際には事業ごとに原則年1回3回に分けて、郵便、貯金、保険の専用帳票(式紙)を配布していました。

その際もかなり郵便局に負担をかける方式で、個々の品目ごとに在庫数を報告して来いというものでした。

私は貯金式紙担当だったのですが、300から500種類近くの式紙類がありそうした式紙の在庫数を数えて報告して来いというものでした。

普通郵便局のように担当者が居れば時間をかけて調査できますが、特定郵便局のように全ての業務を特定局長に委ねているところでは当然のことながらかなりの負担です。
貯金の仕事以外にも郵便・保険の仕事もありますし、人事関係などの総務事務もあるわけです。

そこで、何とかそうした仕事を減らせないかと考えたんですね。
1年目はそこまで知恵も回らなかったので従前の方法を踏襲していましたが2年目はその辺も知恵がついたので、その方法を変えました。

要は、今までは個々に品目を調べて報告させていたのですが、その年から方法を改め、定期配給で送付しないで良い物品をリストアップしてくれと言う方式に変えたのです。

郵便局にしてみれば、個々の品目ごとに残数を計算する必要はなく、郵便局の例年の消費数から考えて2年分ほどあれば送ってこないほうが助かるわけです。

そうして、報告方法を残数を調査するから郵便局の局情や経験値から送付不要の物品を報告してもらうことでこちらの査定事務も減らすことが出来たのです。

これは結構インパクトがあって貯金事務で試行したのですが、郵便事務は別の担当だったので翌年、その方式を踏襲してくれたかどうか覚えていませんが、少なくとも一番報告書枚数の多かった貯金関係の式紙の報告数を減らせたのは大きな事務改善だったと自負しています。
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当時の名札 これだけは記念に残してあります。(^^♪
単に未練がと言われればそれまでですが。

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