ISOは知力経営の道具

今のISOの審査では、受審組織にもうメリットはない。

私は今、ISOの審査員、講師、コンサルタントの仕事を専らにしています。

このたびISOに関する私の著書が発行されました。63歳で亡くなった大学の友人に捧げる書としました。

ISOの認証審査が日本で始まって20年になろうとしています。その功罪は色々と議論されていますが、2003年を境に認証取得組織は減少に転じました。ISOの認証審査は、なぜ形式的で瑣末な事項に終始するようになってしまうのでしょうか。現状で行われている審査では、受審組織のメリットはもうあまりありません。現場偏重の今までの審査の方法を超えて、真の有効性審査ができる新たな審査方法論が必要です。

それがナリッジ経営を応援する知力審査です。組織の現状と結果から問題点だけでなく可能性も見出し、組織の目的に結びつけ、発展という将来を見据えた真の有効性審査をしなければ、マネジメントシステム認証審査は無駄になります。そんな真の有効性審査は、組織に内在する「知」を結集し新規性を展開する創造的な組織横断的PDCAを、質問と対話と指摘により支援する、新たな審査の方法論を持たなければなりません。それが「知力審査（監査）」です。
 
出版した著書のタイトルは「竹輪の頭はこっちヤ！　ISO審査革命　真の有効性審査（監査）とは何か?　知力審査のすすめ！」です。前著は「竹輪の頭はどっち!?」でした。

10月1日の発行。ネット上のオンデマンド出版で、書店には並びません。
http://www.onbook.jp/bookd.html?bid=0195
このサイトでの発行です。アクセスしてみてください。

 

推薦のことばを福丸典芳氏（経済産業省管理システム規格専門委員会委員）から頂きました。
「本書は、著者の審査経験をもとに審査にあり方や、組織の品質マネジメントシステムの運営管理について警鐘を鳴らすとともに、その解決方法を提言している。審査登録制度に関る人がこの書を読むことは有効であると思う。」（抜粋）

 

ISOの本ですが、よろしければ購入してみてください。

「知力監査」のすすめ

　ISO認証取得企業の経営者及び管理責任者の方へ。

 

　マネジメントシステムは業績の向上に貢献していますか。システムが経営に貢献し、業績の向上につながるものにするためには、問題解決型内部監査をしなければなりません。それには、最初から問題解決型の監査技法を身につけ、適合性だけでなく有効性の監査から改善提案ができる「知力監査」の力量をもった監査員の養成が必要です。
 
　ナリッジマネジメント研究の実績を踏まえ、監査員の養成を、監査技法の基本と、指示を待って動く左脳型から脱皮させることより始めます。内部監査も創造的問題解決の一つ、初心者にも監査員経験者にも、主体的思考に基づく問題解決型の「知力監査」の技法を指導していきます。
 
　私の養成カリキュラムは、今まで実施させていただいた組織の受講者と事務局からは「楽しくて意欲が湧いた」「内部監査の改善の方向が見えてきた」と評価を受けています。カリキュラムは、内部監査員はどのような方法論で監査をしなければならないかを、分かりやすく順を追って解説をし、やってみて考える演習として実際の部署を対象にした面談ロールプレイを実施します。
 
　規格理解度テストがないコースでは、マニュアルを読み込む事前課題を実施します。講義では、監査技法についてISO19011監査指針の内部監査に関わる部分、さらにプロセスの定義、不適合の定義と記述法を解説し、検出事項の事例研究をします。不適合の是正・予防処置は原因を除去しなければなりません。原因を特定する方法を４種類紹介し、そのなかの窓分析のやり方を解説します。
 
　このような問題解決型「知力監査」のあり方は、ＫＪ法の創始者で文化人類学者の川喜田二郎博士のＷ型問題解決図式の、主体的思考法の基本です。講義の最後に、監査員のスキルマップを示して、力量アップを目指すことを奨励しま す。
 
　グループ演習は、質問書の作成と内部監査とは何かの「ユニークな定義」作成です。作成した質問書を用いて、監査面談のロールプレイを、各グループが順番に実施します。グループごとに質問の仕方を指導して、対象プロセスの現状を深く掘り下げて実態を把握し、問題を発掘する質問の方法を体得していただきます。内部監査を組織学習の場にします。そして修了試験時に受講者は内部監査員としての目標を作成、最後に発表してもらいます。
 
　聞くだけでなく、やってみて、自分で考え、発表する、右脳を使う創造性開発の養成講座です。「知力監査」とは、ナリッジマネジメントを背景にしたオリジナルで新しい、「真の有効性監査」の方法論です。

 

　外部審査も、QC型の審査だけではやがて形式的で瑣末な審査に終始するようになり、経営の役には立ちません。経営方針を効果的に支援してくれる審査を、それができる知力審査のできる審査員を要求しましょう。

 

知力監査の方法論の本を書きました。オンデマンド出版です。

http://www.onbook.jp/bookd.html?bid=0195

タイトルは「ISO審査革命」審査と監査は英語だと区別はありません。

 

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会社を守るISO22000（8）よくできた経営の道具

現状調査、研究、分析手順
食品安全システムの構築を規格の手順ではどこから始めるのかというと、まず手をつけるのは現状の調査と研究、分析です。

現状の各プロセスの要素すべてを記述し、原料、材料、製品に接触する材料すなわち資材などと最終製品の特性分析をします。現状の工程をチャート化し、現状の管理ハザード項目と管理手段を記述します。現状の工程手順と管理方法を５Ｗ１Ｈで記述します。

以上の調査情報を元に、可能性のあるなしに関わらずあらゆる生物的、化学的、物理的ハザードを綿密に洗い出します。洗い出したハザードの可能性を評価し、さらに頻度、制御方法を評価判定します。ここまでが現状の調査・研究・分析です。

現状調査から構築、運用へ
現状を客観的に分析し、オペレーションＰＲＰとＣＣＰが決まったら、システム全体の構築に進みます。

企業目的を再定義から、食品安全方針・目標を策定し、システム全体の規定と管理・制御規定を作成します。構築したシステムについて社員に説明をし、現場での教育を実施し、運用を開始して監視・測定・記録のシステムを運用します。

システムが実際に稼動しているかを定期的な検証プランで調査し、また内部監査で方針・目標の達成度を評価して、システムの改善につなげて行きます。ざっとこれがシステム全体の構築と運用、改善です。これがISO22000のシステムです。

構築メンバーと構築作業
この構築作業は誰がどのようにするか。構築メンバーには、組織横断的に各部署の責任者が参加します。メンバーによるワークショップ形式で構築作業を進行して行きます。

調査から構築、運用まで、全員で情報を出し合い議論をしながら進行します。約４ヶ月の作業です。ワークショップで自己啓発をしますので、これは主体性の育成になります。さらに構築作業を通じてメンバーは各自が自分自身の役割と機能を自覚できるようになります。その結果、自ら考え実行する中堅・幹部の育成ができるのです。

食品安全システム構築のメリット
最後に、食品安全マネジメントシステムの構築にはどんなメリットがあるかということです。まずは食品安全ハザードの発生を確実に予防します。そしてシステム化により会社と経営者を危機から守り、救う盾になります。

さらに経営目標と食品安全が一体となり、会社運営にメリハリができます。そして社員個々人のやるべきこととその理由が明確になり、やる気を起こさせます。そのうえ構築作業が中堅・幹部の人材を育てます。

総合的にも、利益体質の創出と維持という意味でもエクセレントカンパニーへ向かいます。ゴーイングコンサーンつまり永続企業という言葉がありますが、永続的に発展する企業がエクセレントカンパニーです。

利は改善にあり
システム化は組織の後退を阻止する楔であり、会社と経営者を危機から守る盾であると言いましたが、システム化には利益体質を創出し維持する経営の道具でもあるという、よりポジティブな面もあるのです。

つまり、食品安全マネジメントシステムを構築して、食品安全の確保と業務の改善を進めることは、業績改善・利益体質の創出と維持につながり、エクセレントカンパニーへ向かう、経営の道具になるということです。

利は元にあり、と言われますが、それは「利は改善にあり」であると思うからです。食品安全マネジメントシステムは食品関連の企業を守り育てる、よくできた経営の道具なのです。

会社を守るISO22000(7)

危害の洗い出し
危害の洗い出しは、まず製品と工程に関するあらゆる情報の網羅から始めます。

工程似関する情報の洗い出しは、工程ををプロセスに分解して書くことから始めます。ひとつのプロセスは一人で同時に直接管理できる範囲までです。部署ではありません。例えば、原料受入でひとつ、原料保管でひとつです。

プロセスが分解できたら、それぞれのプロセスに関連する情報を書き出します。前工程からのインプット、その他のインプット、処理方法とその条件、処理する場所の環境・施設、処理をする要員数と責任者、処理に使う設備や器具・道具、処理のために必要な情報、次工程へのアウトプット、その他のアウトプット、帳票類などです。

次に製品特性を分析し、フローダイアグラムを作成し、工程の段階と管理手段を記述し、関連する法令・規制を特定し、それらの情報を元に、危害の洗い出しをします。

分解したプロセスごとに可能性があるなしに関わらず、生物的、化学的、物理的の、あらゆる危害を書き出してます。そしてその危害について可能性を評価し、検討を加えてその検討コメントを記述します。

危害分析は合理的に
こうして洗い出し、可能性を評価した危害について、可能性のあるものを抽出し、分析を行い、評価判定をしなければなりません。その分析・評価は合理的で客観的でなければ、主観的恣意的な判断に陥ってしまいます。経験的な評価では不確実です。主観的な影響度の評価も不確実です。

合理的な分析をするためのルールがあります。それは、洗い出した危害について発生の頻度を指数で評価し、ディシジョンツリーを用いて客観的論理的に管理と制御の必要性と重要性を評価し、オンラインでの制御が実行可能かを評価して判定するという手順です。こうした合理的な評価方法は過剰投資も阻止します。

文書化と記録は最小限に
ところで、システム化イコール文書化だという認識が広まっているようですが、これは間違いです。システムには手順・基準・責任・記録が必要ですが、これをすべて文書にしろということではありません。文書は最小限でつくります。

多すぎる文書・記録はシステムを阻害するからです。そこで、まず今までのシステムをチャート化し、現状で使用している基準書や帳票類を調査して、使えるものは少し手直しして使い、今までのシステムをあまり変えずに、危害管理のシステムを組み込んでシステム全体を再構築するのです。必要最低限の文書化と記録で、システム化するということです。（つづく）

管理責任者の教育は？

先日、あるクライアントのトップを訪ねて、マネジメントシステムについて話をしていたときのことです。次のサーベランスの前に、環境管理責任者を変えたいが、管理責任者の選定に基準はないのか、ということを質問されました。

規格を見ても、9001には「経営層の中から」とありますが、14001には「特定の」としかありません。しかしいずれも「力量」を備えていることを証明する必要があり、そのための教育･訓練を求めています。

したがって管理責任者も、「その力量が証明できること、そのためには必要な教育･訓練もしなければならないのではないか」と答えました。そこで、次期管理責任者候補を対象に、管理責任者養成教育を実施することになりました。

この教育の内容は、いずれ管理責任者になるべき、マネジメントシステムの中枢を担う人材を育てる教育になります。おそらく、内部監査員の中から、その候補者は選ばれると思われます。

これはエクセレント内部監査の上級内部監査員教育と重なりますが、管理責任者は内部監査員を認定し、内部監査を計画し、監査員を指名し、実施された内部監査を監視しレビューし、改善を示唆する立場になります。したがって上級内部監査員のさらに上の力量が必要です。

とりあえず4時間のカリキュラムを企画しました。その内容を私のホームページに掲載しました。ご覧下さい。

http://www.janis.or.jp/users/chicoi/representative-tr.htm

管理責任者にもその力量をつけるための教育が必要だと思います。