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企業コンテンツ管理の新たな兆し ClouDoc ! 文書中央化により会社価値上昇

こんにちは、代表のユです。

本日はmcloudocのモバイル機能について見てみましょう。 mcloudocのモバイル機能がどのようにペーパレス環境を提供するのか、また、どのようにセキュリティ性が求められるタスクをサポートするのか、皆さんの会社の誰かが携帯をなくしたとき、mcloudocはどのような紛失対策を行うのかをご紹介します。では後ほど。


§紙を使わない業務環境

まず、社内でペーパーレス業務に活用するところをご覧いただきます。

[デバイスの事前登録]

皆さんの会社でセキュリティポリシー上、デバイスの事前登録が義務付けられているならば、登録していないデバイスではログインできません。しかし、このポリシーをを採用していない会社もあります。

[紙を使わない業務環境]

移動中であっても業務に必要な中央ディスク文書閲覧することができますし、場合によっては文書を修正して再びサーバーに保存することもできます。会議室ではプリントアウトなしでタブレットなどを用いて中央ドキュメントフォルダの文書を直接開き、会議を行えます。

[文書検索とユーティリティ機能]

文書の居場所がわからないとき、内容検索機能で関連する文書を素早く探すことができます。また、リンクメールや Webリンクコピーを使って文書のリンクをメールやメッセンジャーなどに送信することもできます。

[文書閲覧の際の情報漏洩防止]

文書閲覧が情報漏洩につながることを防ぐために、 mcloudoc専用ビューのみ使用して文書の文書名変更保存はもちろん外部転送を防ぐ機能も提供します。

[文書を保存しないストリーミング方式の閲覧]

より高いセキュリティのためにセキュリティビュー機能を利用する場合は、中央ディスクの閲覧対象文書をモバイルやPCなどで閲覧するとき、ダウンロードせず閲覧のみできるようにする機能も提供します。この場合、モバイルでは落書き機能もご利用できます。落書き機能は、中央から直接開いた文書にペン、棒線、取消線、ハイライトなどで、必要なメモをすることができます。PCやモバイルで受け取った文書リンクはダウンロードせず閲覧のみ可能です。

[VPNクライアントを使わずproxyサーバーを経由してアクセス]

会社の外でもモバイルアプリを通じて、外部アクセスを遮断したmcloudocサーバーにアクセスすることができます。このように言うと、VPNクライアントを使うと思われるかもしれませんが、mcloudocは違います。mcloudocアプリでmcloudocサーバーに経由アクセスするためのproxyサーバーの情報を入力するだけです。

[持出承認、カメラ連動]

こうしてアクセスしたあとは、リンクメール、Webリンクコピー、持出しの申請・承認などの業務も可能です。建設業に携わる方なら、建設現場の写真や動画を撮影してmcloudocサーバーにアップロードし、業務に活用することもできます。

[位置追跡、2次認証]

モバイルデバイスをなくした場合、位置追跡機能を用いると、デバイスの位置を確認することができます。また、2次認証が設定された場合、 mcloudocの使用のために、指紋虹彩フェイス認識、パスワードやパターンなどを利用できます。2次認証はログイン、バッグラウンドで実行中のmcloudocアプリ、セッションタイムアウトの場合などで起動されmcloudoc内に保存されている皆さんの文書を保護します。

§結論

本日はmcloudocモバイルアプリの機能を紹介しました。皆さん、いいアイデアがありましたら動画の下にたくさんのコメントよろしくお願いします。皆さんからのコメントを積極的に取り入れ製品改善に役立たせていただきます。最後まで動画を見ていただいてありがとうございました。私はより充実したコンテンツを用意して次の動画でまたご挨拶いたします。ありがとうございました。


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こんにちは。株式会社韓国マイコム管理部に勤務しているユ・ソンハと申します。人事総務、そしてITを担当しています。


Q. 文書中央化ClouDoc導入の背景について、ご説明をお願いします。

A. 導入背景について説明する前に、韓国マイコムについて少し説明させていただきたいと思います。弊社は、冷凍機器メーカーであり、そのためCADや図面を扱う機会が多いのですが、これらの図面は、基本的に弊社が30年にわたって培ってきたノウハウの集大成と言うことができます。財産的価値が非常に高いものです。そのため、弊社では、セキュリティ上の必要性や機密保持の観点から、2014年にClouDocを導入することになりました。


Q. 貴社では、どのような場面でClouDocを使用しておられ、導入効果はいかがでしょうか?

A.  ClouDocを導入した後に試行錯誤はありましたが、文書を一か所に集めて中央で統制し、文書を持ち出す時は必ず本部長か承認権者の承認が必要となりました。結果的に従業員のセキュリティに対する認識が強化されました。

Q. ClouDocの持ち出し承認機能以外にお気に入りとか、効果的だと思う機能は何でしょうか?

A. 個人的なお気に入り機能は、文書フォルダーを閲覧できる権限をカスタムできることです。例えば、部門別にアクセス可能か、部門員や個人を追加したり、削除することが可能で、部門員の中でも例えば2人だけ権限を与えたりする調整ができることが印象深い機能でした。そして文書の修正を可能にするか、ただ閲覧だけを可能にするかを決定する機能も高い頻度で活用しています。


Q. PIMS認証制度のようなセキュリティ関連の今後の計画はありますでしょうか?

A. 具体的な計画はまだありません。ClouDoc導入後も多くのセキュリティソリューションを導入してきました。例えば、メールサーバ関係のスパムブロックソリューション、VPN装備とランサムウェアに対するセキュリティの脆弱点を防御できる防火壁などがありますが、セキュリティの脆弱点をチェックしながら、おっしゃったPIMSのプライバシー保護認証制度を追加導入する予定です。


Q. 文書中央化導入を悩んでいる企業にアドバイスをお願いします。

A. 弊社のように多くの支社がある企業は、基本的に一か所に中央化された文書中央ソリューションが必要だと思います。ウェブハードは個別サーバを多く使用されていますが、弊社も個別サーバを置いて中央システムを使用しましたが、セキュリティ面で脆弱な面が多かったです。実際にもデータが損傷された場合、復旧に隘路が多くありました。また営業秘密と関係し、法律的にも強化が進まれている中で、企業の主要業務がかなり重要だと言えますが、セキュリティを強化しなければ営業秘密を保護することができないと思いました。こういう面でClouDocのような文書セキュリティソリューションの導入を悩んでいるなら、即時導入すべきだと言いたいです。


Q. ネットIDのメインテナンス、顧客サポートセンターのサービスについて簡単な評価をお願いします。

A. 長所は内部的に遠隔サポートを使い、徹底で細かく見てもらえることですね。他とは違うサービスと思います。遠隔サポート分野ではネットIDが最高と、高いポイントを付けると思います。

ただし、残念なことはやはり待ち時間ですね。良質のサービスを提供するためだと思いますが、顧客への対応時間が長いので次の顧客の待ち時間が延びるのは残念でした。この問題についてはネットID側の改善を待っています。


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Intro -
 こんにちは。はシンガポルのIT展示Connectech Asiaかれているマリナベイ・サンズエクスポコンベンションセンタています。たちのブスがある展示場5がってきました。今日のテマは、Mcloudocのコラボレション環境です。最近文書管理のトレンドは、便利さと安全性だと思います。社員は、これ以上文書管理システムではなく、Dropboxのように、とても簡なユインタフェスをめています。また、企業らの先端技術るために、ディスクのセキュリティの重要性が大きくなっている状況です。Mcloudocは、ユもよくられているWindowsエクスプロでの文書管理便利さと安全性実現しています。それでは、また後で続けます。

内部社員同士のコラボレション
まず、内部社員同士のコラボレションの仕方説明します。さんが理解しやすいようにセキュリティ機能いて説明します。 
Mcloudocには、個人部門共有ディスクがあります。すべてのコラボレションを行うための知識です。ここで内容検索機能を使ってコラボレションに必要文書せます。内容検索は、さまざまな検索オプションが設定でき、検索結果はカテゴリ確認できます。内容検索機能は、iOSAndroidのなどのスマトフォンでも、Desktopとほぼじオプションで使うことができます

Scene2 部門ディスク
部門ディスクは、基本的にコラボレションが空間です。組織をリアルタイムに反映しながらコラボレション空間提供しています。
通常は、転写単位部門ディスク作成し、ログインした権限じて閲覧可能なフォルダの異なりますじチムのスタッフは、共有する空間業務い、相手業務結果をリアルタイムで確認することができます。
部門ディスクには、たくさんのフォルダがあります。このチフォルダは、にフォルダ管理者管理うことができます。フォルダ管理者は、権限設定、フォルダ容量制限、アクセスログの確認などの管理業務います。

Scene3 フォルダの共有
個人ディスクのフォルダだけでなく、部門ディスクのフォルダも個人やチムで共有することができます。フォルダの共有機能は、直感的利用でき、Windowsエクスプロラから直接利用することができます。
フォルダの共有のために、まず共有するフォルダをクリックして共有設定をします。共有設定は、やチムに対して可能共有権限設定します。共有された自分共有ディスクのドライブで、共有されたフォルダをすぐに確認することができます。共有のアクセス許可じて、閲覧 //削除などの権限られ、作業することができます。

Scene4 文書リンク
Mcloudocには、Webリンクのコピやリンクメルなどの文書共有機能提供しています。ところが、このつの機能は、リンクをクリックしたときにダウンロドペジに移動して不便でした。現在は、文書リンクという機能しく提供していますが、この機能は、ダウンロドペジではなく文書直接アクセスすることができる機能です。
まず、文書共有したいは、文書リンクを作成しコピした、メッセンジャ電子ル、掲示板などにけて相手送信します。文書リンクを受信した相手は、リンクをクリックしてすぐに、その文書閲覧します。クリック最小限えて利用できるため、生産性くなる機能です。

協力会社とのコラボレション
文書管理機能では、協力会社とのコラボレションも非常重要です。mcloudocは、通常協力会社社員直接アクセスできないため、対外文書交換バを使用するようにしています。今回説明かりやすいように、セキュリティ機能いて説明します。

 Scene5 対外文書交換ビス
まず、文書共有する内部社員は、文書対外用Webリンクを作成、コピした、メッセンジャやメルなどにけて相手送信します。文書リンクを受信した協力会社社員は、リンクをクリックして、文書のダウンロドペジに移動します。文書をクリックして閲覧します。

一方協力会社社員は、ゲストID利用して文書対外文書交換バにアップロドします。その文書は、自動的mcloudoc転送され、内部社員は、自分Windowsエクスプロラのドライブなどで、文書をすぐに確認することができます。
先ほど説明した対外文書交換ビスは、セキュリティ機能持ってはいるものの文書るとき平文状態提供されます。文書号化した状態提供するためには、外部DRMバを使う必要があります外部DRMビスについては、映像お届けします。
今回はゲストIDという機能について説明します。もしmcloudoc協力会社から直接アクセスできるように許可した場合使用できる機能です。この場合には、ほど説明した文書リンク機能も一緒に利用できるというを参考してください。

Scene6 ゲストID
ゲストIDはダウンロ専用のフォルダを通して、内部社員協力会社社員文書伝達することができます。協力会社社員は、ウェブ、Windowsエクスプロラ、スマトフォンなどを使って文書をダウンロドして利用することができます。一方協力会社社員は、ゲストIDのアップロ専用のフォルダを使って文書内部社員伝達することができます。内部社員もまた、Windowsエクスプロラ、スマトフォンなどで受信した文書確認することができます。

系列会社とのコラボレション
Mcloudoc提供する特別機能があります。あるグル会社の中系列会社があり、この系列会社がすべてmcloudoc使用しているときに、非常安全方法文書交換することができる機能提供しています。

Scene7 リンクのダウンロード設定

文書リンクと対外用のWebリンクのコピーと対外用のリンクメールなどの機能です。リンクを閲覧しようとするユーザーは、Mcloudocログインを強制化してセキュリティを強化することができます。また、One Time Passwordを受信することができるemailを系列会社のドメインのみに限定して、他の組織からの文書の閲覧を禁止する否認防止機能を提供します。

 

結論

今日は、直感的なmcloudocの文書コラボレーション機能について説明しました。動画チャンネルを購読していただければ、今後、動画の追加があるたびに通知を受けとることができます。動画の内容が役に立ったら、いいね!のボタンもクリックしていただければ大変嬉しいです。 それではここで今日の質問です。今日の質問は「mcloudocに追加で提供してほしいコラボレーション機能は何がありますか?」です。あなたの奇想天外なアイデアを動画の下にコメントでたくさん残して下さい。今日も最後まで視聴いただき、ありがとうございました。また次の動画でお会いしましょう。ありがとうございます。

 

 Resources 

文書中央化ソリューションのClouDoc製品紹介書のダウンロード

(Kor) http://www.net-id.co.kr/renewal/download/ClouDoc_intro_kor.pdf

(Eng) http://www.net-id.co.kr/renewal/download/ClouDoc_intro_eng.pdf  

(Jpn) http://www.net-id.co.kr/renewal/download/ClouDoc_intro_jpn.pdf

(Chn) http://www.net-id.co.kr/renewal/download/ClouDoc_intro_chn.pdf

 

文書中央化クラウドサービスのmcloudoc製品紹介書のダウンロード

(Kor) http://www.net-id.co.kr/renewal/download/mcloudoc_kor.pdf

(Eng) http://www.net-id.co.kr/renewal/download/mcloudoc_eng.pdf

(Jpn) http://www.net-id.co.kr/renewal/download/mcloudoc_jpn.pdf

(Chn) http://www.net-id.co.kr/renewal/download/mcloudoc_chn.pdf

 

- ClouDocがランサムウェアを対応する方法

(Kor)http://www.net-id.co.kr/renewal/download/Cloudoc_against_ransomware_kor_20171019.pdf

(Eng)http://www.net-id.co.kr/renewal/download/Cloudoc_against_ransomware_eng_20171013.pdf

(Jpn)http://www.net-id.co.kr/renewal/download/Cloudoc_against_ransomware_jpn_20171215.pdf

(Chn)http://www.net-id.co.kr/renewal/download/Cloudoc_against_ransomware_chn_20171215.pdf

 

この記事に


- mcloudocに関するサービス製品についてのお問い合わせ及びご相談にお繋ぎいたします。


#1. 社内のネットワーク構造- StandAlone

まず初めに構造を見てみましょう。通常、ユーザー数が100以下の顧客会社で使用する構造です。サーバーはたった1台で構成されます。社員は各自のPCから直接サーバーにアクセスして使用します。

#2. 社内のネットワーク構造- Active-Passive

次に、ユーザー数が100~500の顧客会社で主に使われる構造です。ClouDocサーバーが2台、4台、6台というようにペアで構成されます。各サーバーには高可用性(HA, High Availability)ソリューションがインストールされます。高可用性ソリューションがインストールされたサーバーのうちのActiveサーバーがサービスを行いますが、万が一Activeサーバーに問題が生じた場合、Passiveサーバーが再びActiveサーバーになってサービスをサポートする方式です。

 

#3. 社内のネットワーク構造-Active-Active

次にActive-Active方式です。主にユーザー数が300以上の顧客会社で使用する方式です。サーバーが2台、3台、4台または数十台までサーバーの使用が可能です。この場合、L4スイッチや負荷分散ソリューション(LBS,サーバロードバランシング)を通じてサーバー間の負荷分散を行うことができます。高可用性(HA, High Availability)ソリューションは、データベースを二重化する場合のみ必要です。

ClouDocは、別のソリューションがなくてもActive-Activeサービスが可能なように設計されました。利用するすべてのサーバーが常に稼働しているため、Active-Passiveに比べてサーバーの活用度が高いのが特徴です。

 

#4. 対外文書交換サーバーの構造

ClouDocサーバーは、通常外部の悪性コードによる攻撃を防ぐために内部ネットワークのみアクセスできます。外部とファイルを安全にやり取りするためにDMZ区間に対外文書交換サーバーを構築することができます。社員はWindowsエクスプローラーで便利に外部とのファイルのやり取りを行えます。

 

#5. 外部のDRMサーバーの構造

外部のDRMサーバーの構造は対外文書交換サーバーと同じです。ただし、ファイルを暗号化して送信するところが違う点です。社員は、Windowsエクスプローラーでチーム長の承認を受けた後、暗号化して外部にファイルを送信します。この文書を受信した人はOne Time Passwordをはじめとするセキュリティ機能を通じて否認防止や情報漏えい防止機能を提供します。

 


6. 出張または在宅勤務中のVPNによる

 外部に出張に行くときや家で突然業務を行わないといけなくなった場合、VPNを通じてアクセスし、 ClouDocサーバーにアクセスして業務を行うことができます。たまにルーターの設定や仮想デスクトッププログラムを利用して外部からアクセスして利用することもありますが、これは当社が推奨する方法ではありません。

 

7. 出張あるいは在宅勤務中のProxyサーバーによる接
ClouDocは、PCとモバイル機器の方にProxyを通じたアクセス機能を提供します。この機能は、特にスマトフォンでClouDocにアクセスするときに非常に便利です。VPNとは異なり、別のプログラムをインストルせずに設定するだけで外部からClouDocにアクセス可能なため、非常に便利に使うことができます

 

#8. 外部のClouDocサーバーにProxyサーバーを通じて接続

ところで、ClouDocproxyのサポト機能は、ClouDoc部ネットワークではなく外部にある場合のために開したものです。すべての社のインタネットがproxyバを通じて接が許可されている場合に限り、非常に便利に使用できる機能です。

 

#9. ネットワーク分離環境適用
ネットワーク分離環境でClouDocは、DMZ間に存在する外文書交換サとネットワーク間デタ交換システムを通じて任務を的確に行います。ネットワーク間デタ交換システムとは、部ネットワクと外部ネットワークの間で悪性コードの流入を遮するために使用するデタ移動手段です。

もし、DMZ間に外文書交換サではなく、外部のDRMバをインストルする場合もClouDocはネットワーク間デタ交換システムを通じて的確に業務を行うことができます。

 

#10. 協力会社用の情報漏えい防止協業の環境

協力会との共同作業が必要ですが、協力会の産出物が外部に流出しないようにしたい場合、業務環境をみてみましょう。協力会社の社員はVPNに接します。次に、Proxyてネットワーク間交換システムを通じて部ネットワクにあるClouDocに接します。

この環境では協力社の社員が作業を行うと、産出物はすべてClouDocに保存されます。

ClouDocのセキュリティポリシは柔軟に適用することができます。接するIP域にじて、同じユであっても、異なるセキュリティポリシを適用することができます。また、協力会社の社員のPCの場合、コンピュタをシャットダウンして再起動した場合、クラウドックに接不可能な態であれば、セキュリティポリシを終了することができます。このように、協力会社の便宜性は保障しつつ、セキュリティポリシ化することができます。

 

Resources

- 文書中央化ソリュションのClouDoc製品紹介書のダウンロ

 

- 文書中央化クラウドサビスのmcloudoc製品紹介書のダウンロ

 

- ClouDocがランサムウェアを対応する方法


この記事に

More Information: http://www.mcloudoc.com/

いくつかの機で流出してはならない情報が流出しました。これにより、政府は、重要な業務で使用する業務用PCは、インタネットに直接接しないようにしています。しかし、インタネットのない業務環境は考えにくいです。そのため、1人に2台以上のPCを提供することしました。1台はインタネットに接し、もう1台は、インタネットと遮断されています。存のネットワク分離環境は大きく3つあります。1番目は、業員に、物理的なPC2台提供することです。1台はインタネットに接可能で、もう1台はインタネットが遮されます。これを物理的なネットワーク分離と呼びます。2番目は、サスコンピュティングと呼び、VDI環境(デスクトップ仮想化)を提供するものです。通常は、物理的なPC上でインタネットを使用して、VDIの仮想マシン(仮想PC)では、インタネットを使用できない態での業務に連するタスクをします。3番目は、クライアントのサーバーベースコンピュティングといい、物理的なPCに仮想マシン環境を提供することです1番目と2番目の方法は、導入コストとメンテナンスコストが非常にかかるため、各導入機で簡単に導入できずにいる況です。そして3番目の方法は、安定性の問題によって今日、市場であまり使われていないようです

存のネットワク分離ソリュションにコストがかかる構造的な理由は、すべての業員にPC2台以上提供しなければならない上、ネットワクを2重に設計しなければなりません。さらに、ネットワーク間でデタ交換システムも備えなければならないからです。すでに一般化されたネットワク分離の慣行にわずに、マルウェアによる情報漏洩防止という本の目的を深くんだ機関がありますが、それは、仁川です。仁川は、従来通りの業務環境を使用してPCにソフトウェアをインストルするだけで、マルウェアによる情報漏洩を防止する方法を私たちに提供しました。私たちは、その念をすぐに装して仁川に適用しました

まず、管理者はIPアドレスを部ネットワクと外部ネットワクに分けます。必要な場合は、銀行や国税庁、政府機のサイトを部ネットワクに含めることもできます。そしてmcloudoc中央文書ドライブは、部ネットワクモドでのみ接され、外部ネットワークモドでは表示されません。部ネットワクモドでインタネットとの接がブロックされ、外部ネットワークモドでは、イントラネットとの接がブロックされます。部ネットワクと外部ネットワーク間のデタ交換は、搬出セキュリティディスクと呼ばれる機能を使用します。部ネットワクモドでは、中央文書を搬出するには承認が必要です。外部ネットワクモドで搬出ディスクに保存した文書は、部ネットワクモドで閲覧が可能です。このような方法で、ネットワク環境の化がなく、ネットワーク間のデタ交換システムがなくても最高のネットワーク分離環境を提供します。この環境で、もし万が一外部ネットワクモドで皆さんのPCマルウェアに感染したとしても、このマルウェアは、情報を外部に流出させることができません。

当社のNetworkLockデモをお見せいたします。これは部ネットワクモドです。中央文書ドライブが見えるでしょう。まず、インターネットサイトのFacebookに接してみましょう。接できません。社のスケジュル管理サイトに接してみます。きちんと接されたのが見えるでしょう?
そして、皆さんにお見せするために特別にGoogleをイントラネットサイトに、つまり部ネットワクモドに含ませてみました。接続してみます。きちんと接されました。今度は、外部ネットワークモドにしてみます。
中央文書ドライブが全部消えました。インタネットサイトのFacebookに接続してみます。きちんと接されます。では、社のスケジュル管理サイトに接してみます。接できませんね。そして、ここに表示されている搬出セキュリティディスクは方のモドで、これを利用して部ネットワクと外部ネットワーク間のデタ交換にも利用することができます

部ネットワクモドと外部ネットワクモドのIPアドレス範囲を設定するとき、注意する点があります。部ネットワクモドで許可したIPアドレス範囲DNSバ、グルプウェアサバ、そしてリモトサポトサイト。もし業務上これらが必要なときは、このサが含まれているのか確認する必要があります。そして、このような許可するサのリストは、当社が提供するmcloudoc基本ポリシと比較しながら設定すれば、試行錯誤のリストを減らすことができます。そして、業員の方が、部ネットワクモドで必要なサを追加することを要求してくる場合がありますが、1番目として、このようなサイトが続けて増えていく可能性が高い場合は含まない方がいいでしょう。2番目には、サイトは1つで、その中にIPを追加しなければならない場合、またはそのサイト名でなくドメイン名を追加しなければならない場合は、内部ネットワークモードに追加しないことをお勧めします。

Resources
- 文書中央化ソリュションのClouDoc製品紹介書のダウンロ

- 文書中央化クラウドサビスのmcloudoc製品紹介書のダウンロ

- ClouDocがランサムウェアを対応する方法

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