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企業コンテンツ管理の新たな兆し ClouDoc ! 文書中央化により会社価値上昇

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こんにちは。ユ代表です。今日はVDImcloudocを活用する方法についてご説明いたします。
多くの企業がVDI環境(Virtual Desktop Infrastructure)で業務を行っています。移動中または在宅勤務をする時も業務が可能な環境を提供するためです。そして、もう一つ重要な理由があります。VDI環境、すなわち仮想デスクトップインフラは、情報流出の制御が容易であるため、セキュリティ性が確保され、文書中央化により社員の生産性が高くなります。
にもかかわらず惜しい点があるとすれば、それは何でしょうか?
後ほどご説明いたします。^^
 
現状
 今ご視聴いただく当社はすべての社員が仮想デスクトップインフラ(Virtual Desktop Infrastructure)を使用しています。いつでもどこでも便利に業務を見ることができますが、不便な点があるといいます。一緒てみましょうか
この社員は、文書を保存したが、誤って文書の相量を削除した状態で保存しました。削除した文書の内容を思い出しながら、再び作成しなければなりません。
また、ある社員は、3ヶ月前に自分が作成した文書が見つかりません。索してみましたが、ファイル名だけで文書を正確に見つけるのは難しいです。
この社長は、数回生した社員による情報漏えい事件の対応策を練るために奔走しています。過去にファイルを使用した痕跡が記されていないため、防止するための特別な解決策がありません。
 
mcloudoc導入後
仮想デスクトップインフラ(Virtual Desktop Infrastructure)を導入しましたか?文書はどこに保存していますか?Windowsファイルサバまたはネットワクストレジ。これらの場所に文書を保存すると思います。mcloudocに文書を保存して、眠っている皆さんの文書を蘇らせましょう。
 
#1.コラボレーション環境を提供
mcloudocは、個人ディスクはもちろん、共有ディスクや部門ディスクなどのコラボレション環境を提供します。フォルダを共有すると、共有したユは共有ディスクですぐ確認することができます。
部門ディスクに作成した文書も同じ部署であれば、 ウィンドウズエクスプロラの部門ディスクからすぐに閲覧が可能です。もちろん、文書の閲覧には適切な限が必要です。

#2. 文書のバージョン管理
誤って破損した文書を保存しましたか?自動的に保管された以前の文書に復元してください。

#3. 内容の検索
mcloudocに保存した文書は、文書の容に基づいて索が可能です。ずっと前に作成してどこに保存したのかえていなくても、適切なキドさえ入力して索すれば、見つけることができます。
 
#4. 社員間における文書の共有
社員間で文書を送するときに、もう添付する必要がありません。ただ、文書のリンクをコピして電子メルやメッセンジャなどで転送するだけOKです。この方法は、ストレジ容量を節約できるだけでなく、便利で生産的な業務を可能にします。
 
#5. 協力会社へのファイル送信
社員が協力会社に文書を送信するときは、持ち出しの承認を受けた後に文書を送信することができます。小さな文書は添付して送信し、大容量の文書は、サイズの制限なくリンクを協力会社に送信ことができます。外用のリンクメルでリンクを協力会社に送信した場合、One Time Passwordで必要な人だけ文書を受信するようにセキュリティ設定を行うことができます。
 
6. モバイル機器を活用
mcloudocに保存された文書は、必要にじて仮想デスクトップ環境をなくてもPCや携電話から直接アクセスが可能です。モバイルの場合は、文書を閲覧して、従来の文書上にメモするかPushメッセジを受信した後、持ち出し承認をするなどの作業が可能です。これらの作業は、社はもちろん、社外でも実行できます。

#7. 文書アクセスログ
mcloudocに保存されている文書の閲覧や保存はもちろん、名前の更や削除など、さまざまな作業が記されます。管理者は、これらの記を事後に閲覧することができます。この機能は、元現職の社員による情報の漏えいがある場合、事件の追跡に役立ちます。
 
#8. 各種の統計資料を提供
mcloudocは、文書管理システムの使用況、文書とアプリケションの種類別ステータスだけでなく、各部門のさまざまな統計を表示します。また、意のある文書の削除やランサムウェアの感染などを監視して警告することにより、管理者が対応できるようにしています。
 
結論-mcloudoc導入効果
 
Citrix製品であるShareFileの場合、ユC:ドライブに保存された文書をサに同期化します。しかし、mcloudocは同期方式は排除して、中央に直接入出力することにより、Single Sourceの文書の構造を維持します。この構造で、文書管理システムは、シンプルで明確になります。
mcloudocは、SKTとソンジュグルプをはじめとする多の企業でVDI環境の下で中央文書ストレージとして活用されています。
 
VDI環境で、純にファイルを閲覧するためのストレジだった中央ストレージがインテリジェントなコラボレションツルになることをご希望する場合は、VDImcloudocを使用することをおめします。ファイルの閲覧はもちろん、コラボレションスペスを提供し、バジョン管理、コンテンツ索、文書の共有、携電話への接、アクセスログと各種の統計情報の提供などを通じ、インテリジェントかつ率的なビジネスツルとして活用できます
 
今回の映像では、VDImcloudocが結合されてどのようにインテリジェントで生産的なビジネス環境を整えることができるか見てみました。
VDI純なストレジのみ導入して、文書の活用が不振だった顧客の皆さんにインスピレションをえることができれば幸いです。ありがとうございました!








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