クレイン技研の技術解説

PDCAサイクル

　ISO、JISには様々な規格が存在している。この中にマネジメントシステムに関する規格が幾つか存在している。これらのマネジメントシステムではPDCAサイクルのスパイラルアップによるマネジメントの質を向上させていく、統治システムの維持を規定している。

　これは環境(ISO,JIS Q 14001)、品質(ISO,JIS Q 9001)はもとより、個人情報保護(JIS Q 15001)、情報セキュリティ(JIS Q 27001)などマネジメントシステムに関する規格では必ずPDCAサイクルによるマネジメント手法が取り入れられている。

 

　PDCAの意味するところは

 

　　1.計画（Plan）

　　2.行動（Do）

　　3.検証（Check）

　　4.改善（Action）

 

　の四段階のプロセスである。英語に対する日本語訳に違和感があるが、計画を作り、実行してみて、その結果を検証し、改善する。というものである。

 

　最初のプロセスである計画は、取り組まなければならない問題点に対して、どのくらいの期間で、どのような対策をし、望まれる結果を導き出すかを決めるプロセスである。この段階で重要なことは、問題点と望まれる結果が共有化されていることである。計画を作成するメンバーと、実際に行動しなければならないメンバーとの間で、共有化されていない問題点について計画を作成しても無駄である。共有化された問題であり、望まれる結果があるからこそ、計画を実行することに意義が見出せるのである。

 

　行動のプロセスでは全てのメンバーが計画に従って行動しなければならない。この段階で重要なポイントは2つある。

１つは、たとえ非効率で稚拙な計画であっても、必ず計画の通りに行動することである。

作成された計画をこの段階で即、変えようとするのは慎むべきである。

そして、もう１つは検証するための材料を収集することである。

検証の材料には不平、不満が入って然るべきである。不平や不満を材料としないで切り捨てると、問題の本質を見極めることが困難になる。計画の作成メンバーは勿論、検証メンバーもささいなことを見逃さず、検証材料の収集に努めるようにすべきである。

 

　検証のプロセスでは、無理、無駄、非効率になった部分と、実行メンバーの不平、不満などをよく、検証しなければならない。検証のプロセスでは行動したことによって、得られた結果と、望まれた結果がどのくらい乖離しているかをよく検証しなければならない。そして望む結果をえるために必要な対応策も同時に検討すべきである。

 

　改善のプロセスは、検証の結果を踏まえて、望まれた結果に近づけるための対応策を実行に移すものである。このプロセスで、全ての問題点が解決できているのが望ましいが、そうではない場合には、次回の課題として、次の計画に取り込んでいかなければならない。

 

　このようにPDCAサイクルは、最後のアクションでサイクルは終わるが、求められる結果を追求するために、計画、実行、検証そして改善を繰り返していくようになっている。

PDCAサイクルを使って業務を進めていくことは、業務を効率よく改善していくためには有効である。従ってマネジメントシステムの規格認証を受けるためだけでなく、仕事を進めていくための手法としても優れたものであると言えるだろう。

個人情報保護士

　

　個人情報保護士という資格を取得した。この資格は㈶全日本情報学習振興会という事業仕分けの対象になりそうな団体が運営している資格である。国家資格以外で「士」を名乗っている資格は（IT系では）珍しいが、この資格の裏づけられた実務能力を実際の仕事で発揮するには、ある種の強制力、言ってみれば、空気を読む能力よりも空気を斬れる能力が必要であるので、ネーミングとしては良いと思う。

 

この資格を取得する際に勉強したのは主に個人情報保護法という法律である。ただ、個人情報保護法には、法律としては珍しく管轄する省庁が対象分野ごとに、法令を遵守しているとみなされる具体的な事例をガイドラインとして、公表している。

 

従ってこの資格を取得するためには、法律の条文はもとより、管轄する省庁が発表しているガイドラインを一緒に勉強しなければならない。条文で定められている項目について、規定が義務であるのか、努力目標であるのかなど、細部まで覚えていく必要がある。

 

また、JIS Q 15001が要求している事項についても理解が必要である。しかし、これはISOなどで、実際に基準に適合するための計画策定やアセスメント、監査などの実務の経験がないと理解し難いものである。一度全ての階層で実務を経験していないと難しいと思う。

 

さらには、ガイドラインで定められた内容を実装するためにするべき対策について、どのような規定に対応するためには、どのような対策をしなければならないかを整理して体系立ておく必要がある。

 

　この他にも、情報漏洩事故の事例、とくに発生原因に関する統計や、一般的に報じられているITセキュリティに関する最新の知識も知っておかなければならない。とくに不正アクセスなどに関しては、既にガンブラーに関する出題があったことから、テキストで勉強しているだけでなく、最新のニュースもチェックしておくことも必要。

 

　このように、意外と範囲が広く、法律の条文の理解から、実務の知識までをカバーしていないと、取得が難しい資格であるが、一般的にはあまり認知されていない。この資格保持者は、個人情報の取扱に関する啓蒙、管理体制の構築業務を請け負うなど、実務経験を重ねて、社会の用に足る存在になることであろう。そのためにも我々資格保持者は広く認知されるように努めるよう、活動をするべきである。

 

成果主義に必要な準備その3

　成果を測るための前準備として、現状、行われている作業をデータとして取得することができたら、いよいよ、これらを使って分析に入る訳である。

　このときに、重要なことは作業の名寄せと、仕訳をしっかりと行うことである。この作業分類の出来、不出来によっては、成果主義導入だけでなく、業務分析やリソースの再配置、さらには新規のシステム導入の是非を検証することも可能である。

　作業の名寄せとは、すなわち同じ作業を異なる作業としているものを排除することである。例えば「○○の設置」と「○○の据付」は異なった作業である場合もあり、同じ作業である場合もある。作業の難易度が極端に違ったり、有資格者でなければやってはいけない作業であれば分ける必要があるし、単に表現が違うだけで、同じ作業であるならば、統一した作業名とするべきである。

　また、仕訳は逆に「入力作業」とだけあるような作業（アンケートを出すと作業名として書かれる方は多い。）は、何のデータを入力しているのかによって、「受注データ入力」「発注データ入力」･･･
というように別の作業として分類していかなければならない。

　小さなことに感じるが、名寄せと仕訳によって、評価されるべき能力が評価されなくなることは、職場に不公平感を生むことになる。つまるところ、成果主義が崩壊する原因は作業データ作りをおろそかにした結果なのである。

　このようにして整理された作業データ使うことによって作業の価値を数値化する準備が整うわけである。

成果主義に必要な準備その2

　成果主義導入に当たって必要な準備としては、先ず現状行われている作業を全て洗い出すことが必要である。通常のコンサルティングでは、この段階で自身が行う作業が、他の部署、現場などとどのような関係を持っているかを整理した上、コンサルティング会社が用意したフォーマットに落とし込むという作業を被コンサルティング企業に課している。

　しかしながら、このような作業が出来る人材は、コンサルティングを受ける側の企業にはほとんどいないのが実情である。もし、この資料が完璧に揃うようならば、コンサルティングなど依頼する必要はないだろう。（社内にそのような人材がいるならば、その人材を活用した方がよい。）ほとんどの場合、体裁よくこの手の資料を期限までに提出することが出来ないので、社内で行われている作業が、資料の上では存在しないことになってしまうのである。
　この結果として起こる事態は成果主義導入後に深刻な問題を引き起こすことになる。なぜならば、多くの就労者が多くの就労時間を割いて行われている作業が、成果として認められなくなってしまうからである。特にルーティンワークを多くこなしているような人員は著しい不利益を被ることになってしまう。

　これを避けるためには、他との関連を問うことなく、現状行われている作業だけを申告させることが重要である。これは仕事の形態を問うことなく、作業の全てを申告してもらい、データの収集を最優先させなければならない。前述のとおり、この段階で表図形式のフォーマットを押し付けることしては決してしてはならないのである。

　また、評価される側も、作業の洗いだしには積極的に参加することが、結果として自分の評価を容易に高めさせることにつながるということを認識して協力すべきである。評価の材料を与えることが結果として自身を守ることになるのであるから。

成果主義に必要な準備その１

　成果主義は日本型経営にはマッチしない。よくよく考えれば当然のことである。なぜならば日本で働いているほとんどの人々は、学校の成績表以外の評価というもの知らないからである。

　決められた範囲で、評価の対象となる項目を暗記してテストに記入する。このような教育を受け続けただけの人々に、いきなりテストなしで評価したりされたり、自己評価という概念をいきなり押し付けたのでは上手く機能しなくて当然であろう。

　そもそも成果とは何であるか？というものを定義する必要があったのだが、これがしっかりと決められていない。プロジェクト形式の業務に携わるような人々は、プロジェクトの進捗が成果であるというのは返って理解しやすい方である。がこれとて、複数のプロジェクトの一部分を担う人、１つのプロジェクトをコントロールする人によって、その成果の測り方は違ってくる。この段階の作りこみはとても重要であるのに、このステップを軽視する組織は今もって少なくない。

　では、成果の定義を作るために、なにが必要であるのか？単純に考えれば、日々の業務における作業についての記録があればよいのである。これは成果における成したことのデータとなるため、非常に重要なものである。このデータと果たしたことのデータ、つまり結果を比べることによって初めて成果を測ることができるのである。

　従って成果主義の考え方を取り入れるためには、日々の作業についてのハンドリングし易い情報が必要である。働く人たちが日々、どのような作業をしているかを把握することはとても重要なことである。とくに評価される側は、自己防衛のためにもこの情報をしっかりと自分で作りこんでいく必要があるだろう。