週刊 ＩＴを経営に活かす（第４５号）

┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏
　　　　ＩＴを経営に活かす
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　第４５号（2006/5/15）

情報技術を使って経営革新や業務改革を最高に成功させる実践的な知恵を紹介

　　　　　　　　　　　　　ＩＴのソムリエ・デジタリアン　馬場　文康
┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏
目次：
　　１．現場の参加による導入
　　２．コラム：グループコーチング
　　　　　　　　　「振り返り」の巻
　　３．編集後記
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
★☆★１．現場の参加による導入
★☆
★
ＩＴを使った業務改革や経営改革が成功するには、
新しい情報システムがいかに現場に根付くかが重要です。

それには情報システムの開発・導入に現場が参加することが不可欠となります。

◆作る人と使う人を分けない
情報システムの開発では難解な用語や、専門知識を必要以上に使うせいか
利用者と開発側との間に壁を作り、作る人と使う人を区別するような
傾向があります。

これは決して望ましいことではなく、利用者側も積極的に開発に参画すべきで
開発側も壁を作らずに現場と一緒になって進めるべきです。

情報システム部門やベンダーの技術者は利用者に分かりやすい平易な言葉で
説明すべきでしょう。

要求仕様をヒアリングして、仕様凍結し、できあがったシステムの操作方法を
利用者に教育するような、従来の手順で情報システムを開発していく限り、
いつまで経っても、現場に根付くようなシステムは手に入れられないでしょう。


◆現場が主導してシステム導入を行う
情報システム部主導で開発を行うのではなく、利用部門が主体となって
要件定義から、細かい仕様の調整、システムの導入、定着までを
責任を持って推し進めるべきです。

現場が参加して情報システム開発を進めるためには次のような
施策を行います。

・営業や製造など現場部門の実行委員を選び、プロジェクト型の推進体制を
　構築します。
　プロジェクトにはもちろん情報システム部門も参加しますが、
　プロジェクトリーダーは情報システム部門からではなく、
　現場部門から選ぶ方が良いでしょう。

・実行委員には要件定義の段階から参加してもらいます。
　職場の代表として仕様・要件の集約やインタビューの実施にも
　中心的に動いてもらいます。
　そのためにはプロジェクト専任になるよりも、席は職場においたまま
　兼務する方が良いでしょう。

　職場のとりまとめを全て実行委員一人に任せるのは無理ですから、
　職場へのインタビューなどはプロジェクト全体で実施します。

・情報システム導入前の運用テストを通して、実行委員に実際にテストして
　もらい、使い勝手や機能面での確認を行います。

・導入前には実行委員に対して十分なトレーニングを行います。
　職場での指導や問合せ応対も実行委員に中心的に行ってもらいます。
　ただし、各職場への説明会はプロジェクト全体で実施します。


◆現場の発想や創意工夫を取り入れる
情報システムの導入、定着期間を通して、実行委員には
現場とプロジェクトとの橋渡しとして活動してもらいます。

各職場に新しい情報システムに詳しい人がいれば、気軽に質問ができるので、
きめ細かい支援ができるようになります。

実行委員は日常的に利用者の声を拾い上げ、プロジェクトへ伝えます。

利用現場からの要望や意見は仕様変更へつながるので、情報システム部門からは
敬遠されがちです。

しかし、現場の要望には顧客へのサービス向上や、業務改革の芽になるような
貴重なアイデアも含まれています。

情報システム部門主導でシステム開発を行うと、このような貴重な意見も
現場のわがままによる苦情と一緒に仕様変更として扱われてしまいます。

職場代表の実行委員は、現場の目線に立って、良い発想や価値ある創意工夫が
埋もれることが無いよう十分に注意を払って欲しいと思います。

そして現場での意見や工夫が全体に反映されるようにするため、
電子メールを使ったメーリングリストや掲示板などを駆使して
十分な情報共有を行います。


次回は稼動後の情報システムの評価についてお話します。


━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
■□■２．コラム：グループコーチング
■□　　　　　　　　　「振り返り」の巻
■
コーチングによって「やる気」を引き出してもらうために
自分のやる気を自覚してもらう方法があります。

これはミーティングにおける自分の態度や姿勢を振り返ってもらう方法です。

例えば、現状の課題を数人のグループ討議します。
この討議では、あえて議長は決めません。

グループメンバーは知らない人同士でもよいですし、
初対面の人がいても構いません。

テーマだけを与えて、フリーディスカッションとします。
最初は会話も弾みませんが、そのうちになんとか会話が進むようになる
と思います。

最終的には現状の課題をいくつか出してもらいます。

討議が終わった後で次のようなアンケートを一人ずつに配り、
その場で記入してもらいます。

・討議の中で十分に意見が言えましたか？
・十分に意見を言えなかった場合、その理由は何ですか？
・他の人の意見を十分に聞くことができましたか？
・特に良かった意見はどのようなものでしたか？
・積極的に何かをする人がいましたか？
　（例えば議事録を書くとか、意見を箇条書きに書く人など）
・討議の進め方について自ら何か提案できましたか？
・討議の進め方を提案し、あるいは進行を主導した人はいましたか？
・その人の発言は、どのような点で効果的でしたか？
・その人の発言に触発され、自分もやってみようと思った方法がありますか？
・それはどのような方法ですか？


このアンケートは提出する必要はありません。
自分で自分の姿勢について振り返れば良いのです。

このアンケートの大事なところは自分を省みることより、
むしろ他の参加者の姿勢を振り返ってみることにあります。

人は何かしら良いところがあるものです。
その点を肯定的に認識し、それをまねることから、
積極的な行動が生まれてきます。


━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
●○●３．編集後記
●○
●
討議の中で、その様子を第三者的に考えることをメタ・コミュニケーション
と呼びます。

プロジェクトを成功させるためには常にメタ･コミュニケーションを考えて
おかなければなりません。

失敗するプロジェクトでは、誰もがプロジェクトの失敗を予感しながらも
ずるずると進めたために引き返せなくなったということが起こります。

このようなときには、建前はやめて本音で話す場を設けることが
絶対に必要です。

メタ･コミュニケーションは、そのような危機感を感じ取るために
必要なスキルではないでしょうか？


＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
◆メールマガジン：　ＩＴを経営に活かす
◆発行日：週刊（月曜日発行）
◆配信システム：購読、解除は以下のＵＲＬをご利用下さい。（無料）
　　「まぐまぐ」http://www.mag2.com/m/0000163400.html
　　「メルマガ天国」http://melten.com/m/21282.html
　　「melma!」http://www.melma.com/mag/35/m00142935/
　　「めろんぱん」http://www.melonpan.net/mag.php?008367
◆ブログ：http://blogs.yahoo.co.jp/digitalians_biz
◆発行元：ＩＴのソムリエ・（有）デジタリアン
◆発行者：馬場　文康
◆ＵＲＬ：　http://www.digitalians.biz　
◆ご意見、ご要望は[e-mail]まで
Copyright(C)Digitalians2006AllRightsReserved.

[ぴゅう太]

プロジェクト推進の参考にさせていただきます！