|
マインドマップって流行ってますね。
確かに、面白い発想だと思います。人によっては脳はイメージや連想の方が強いですしね。
〜＊〜＊〜＊〜＊〜＊〜＊〜＊〜＊〜＊〜
MySpaceの携帯版「マイスペースモバイル」は、プロフィールの閲覧、ブログや写真の投稿、音楽や動画を楽しめる。無料で楽曲ストリーミング配信できるのが好評であり、9月からは新規ユーザー登録が携帯のみで行えるようになった。
串馬さんは、こんなMySpaceモバイルサービスのシステム開発マネージメント担当だ。進捗管理、予算の管理など、プロジェクト全体が滞りなく進むように管理するのが主な業務。いつも複数のプロジェクトを抱えているという串馬さんに、多くのタスクを同時にこなすコツを聞いてみた。
●メモにマインドマップ──連想で漏れなくし、タスクの関連性も把握
プロジェクトマネージャの例に漏れず、串馬さんも、いつも同時並行で多くの仕事をかかえている。そこで、何をしているのかが分からなくなってしまわないよう、タスクの管理が大切となる。個人タスク管理をマインドマップ形式で記録するのが串馬流だ。プロジェクトレベルの大きなものになると正式な文章にするが、見積もり、契約などの個人がやるレベルの仕事はマインドマップ形式で一覧にする。
タスクの記入の仕方はこうだ。取引先や業務ごとにページで分け、ツリー状に大項目から中項目へ、最終的にはタスクへと落としていく。タスクは、「見積書取得」などの具体的な作業にまで落とし込む。たとえば「見積書取得」は複数存在するが、ツリーをたどっていけば、同じ見積書取得でも何の見積書取得なのかが一目瞭然というわけだ。終わったタスクは線で消し込んでいくと、どの業務のどの流れのタスクがまだ終わっていないのかが分かる。
また、多くの人に関わること、それを終わらせないと業務が滞ってしまうような重要なことには特に二重丸をつけている。そして、ページに書かれたタスクすべて、つまりその業務がすべて終わったらページごと破り捨ててしまう。それが達成感ともなり、常時その時に行っている業務のみを一覧として見られるというわけだ。
「この方法には、タスクを記入する際、連想して書いていけるのでタスクの漏れが少なくなるというメリットがあります。また、箇条書きだとそれぞれの関連性が見えなくなりますが、ツリー状にしてあるとどうして必要なのかという経緯も分かるし、どの順番にやっていかなければならないかも分かりやすくなるので、効率も上がります」
ここに至るまでには、さまざまなツールも試してきた。最初はガントチャート（Gantt chart）という表も試したが、本気でやると作成に時間がかかりすぎる上に、納期が遅れると全部直さないといけなくなるのが不便だ。付せん紙ソフトにタスクを書いていた時は、単語しか書けないので分かりづらく、仕事がどこまで進んでいたかも分からなくなってしまいがちだった。
「流れと量のあるタスクをやる時に、マインドマップを使うこのタスク管理法はとても便利」と串馬さん。このやり方を始めたのは、マインドマップの本を読んだのがきっかけだ。自分の仕事に役立てられないかどうか試行錯誤した結果、このようなやり方に至った。
●その日のタスクは付せん紙ソフト管理
タスク管理も、マインドマップからの流れを元に、試行錯誤して生み出したものだ。
朝一で、マインドマップ形式のメモを見て、その日に必ずすべきタスクを付せん紙ソフトを利用してPC画面に貼り付ける。「これが終われば帰れる」という先が見えるので効率が上がるのだという。また、仕事のアイディアなど、思いついたことも付せん紙ソフトに貼り付けておき、後で考えるようにしている。思いつきでバラバラ仕事をしないのがポイントだ。思いついたものの、結局必要ないことも多いので、まとめてから行動する方が効率いいのだ。
心がけているのは、できるだけ面倒なことから片付けるということ。そのためのモチベーションが上がらないなら目的をすり替えて、ゲーム的な考え方をするようにしている。嫌な関係者を説得しなくてはいけないなら何日で説得してやろう、どれだけ譲歩を引き出してやろうなどと自分の中で目標を決めてトライする。こうすることでゲーム的に楽しめるようになる。
もう1つ重要なのが、他人の進捗に影響することから片付けていくということ。作業の中で自分が止まると他人を止めてしまう仕事がある場合、止めてしまうと他人から急かされる立場に陥ってしまう。しかし、そのように相手に主導権を握られてしまうと、自分のペースで仕事ができないし、漏れが出ることにもつながりかねない。
逆に、自分が待ちの状態になるようにすれば、その間じっくり考えられるし細かいことにも気づけるのでお勧めだという。そのためには、重大なところは早くやるようにし、仕事に優先順位をつけるのもポイントだ。
●グリーン車で時間を買って読書タイム
「マネージメントする人間は、部署で取り組むことに関しては一番詳しくなければいけない」という持論を持つ串馬さん。新しい技術などが出てきたら、せめてキーワードレベルでは常に押さえておきたいと考え、月20冊くらいは本を読むようにしている。1冊を深く読むのではなく、テーマが似た本を複数冊読むようにしている。重要なことはどの本にでも書いてあるため、何冊か読んでいるうちに自然に頭に入ってくるようになるのだ。
読書は大切だと分かっていても、そのための時間が捻出できないという人は多いだろう。そこで串馬さんは、通勤時間を活用している。通勤に片道1時間かかるが、通常は車内が混雑して読書どころではない。そのため朝の通勤はグリーン車に乗るようにしているのだ。1年前くらいからこの習慣は続けている。「グリーン車は思うほど高くありません。月2万円で20時間が手に入ると思うと高いとは感じない」。時間をお金で買うのは、効率的に時間をマネージメントする方法の1つと言えるかもしれない。
http://news.livedoor.com/article/detail/3376027/
|
コメント（0）
