上司あてに取引先のＡ氏から面会の申し込みの電話

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■■　　　　　　　　　ビジネスマナーの基礎知識　　
■　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　＜第１６９号＞
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◆　今週の問題　◆

上司あてに取引先のＡ氏から面会の申し込みの電話がかかってきました。
しかし、上司にそのことを伝えると、
「用件はわかっているので、とりあえず断っておいてほしい」と言われました。
このような場合、あなたはどのような対応をすればよいでしょうか。
次の中からもっとも良いと思われるものを選んでください。

１，「上司は予定が詰まっていて、当分の間面会はできないので、
　　　社内の誰か他の者ではどうか」とまずは尋ねてみる
２，「上司は多忙のため、面会する余裕がなく、落ち着くまではすべての依頼を
　　　断るように指示されている」と伝える
３，「上司は用件はわかっているが、多忙のため、またの機会にしてもらいたい
　　　意向だ」と伝える
４，「上司は仕事が立て込んでいてすぐには無理なので、時間が取れるときに　
　　　こちらから連絡する」と伝える
５，「上司は都合がつかないため、代わりに私が用件を聞いておき、後で上司に
　　　伝えるということでどうか」と尋ねてみる

◆　解答と解説　◆

正解は４です。

上司の「用件はわかっている。断ってくれ」という発言の裏に隠された意図は、
「Ａ氏とは会いたくない」ということです。

このような場合は、直接はっきりと断るのではなく、
「忙しい」と相手が納得できる理由を言って、
「こちらからまた連絡する」と遠まわしに断る方がよいでしょう。

上記の１と５は、少し本来の意図からははずれてしまいます。
２は直接的すぎますし、３は上位者から下位者に対する発言のような印象を
与えてしまいます。

というわけで、この５つの選択肢の場合は、４が正解となります。