ビジネスで携帯電話を利用するときの注意点

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■■　　　　　　　　　ビジネスマナーの基礎知識　　
■　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　＜第１２７号＞
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　　　　　　■　ビジネスで携帯電話を利用するときの注意点　■

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みなさん、こんにちは。

電車の中などでの携帯電話のマナーが問題視されていますが、
ビジネスでも、守らなければならない携帯電話のマナーやルールがあります。
今回は、そんなビジネスにおける携帯電話のマナーについて取り上げていきます。

それでは今週もよろしくお願いします。

もはや携帯電話は、ビジネスシーンでも必需品です。
そこでまずは、ビジネスシーンでのマナーについて紹介します。

◆会社用の携帯電話を使用している場合

営業職の人は特に、会社から携帯電話を支給されている場合がありますよね。
電話がかかってきた時、個人の携帯電話であれば名乗らず「はい、もしもし」と
出ても問題ありませんが、会社用やビジネスで用いている場合は、
「はい、○○です」と名乗るようにした方が親切です。

会社から支給されている携帯電話を私用に使うことは、当然厳禁ですよ。

◆個人の携帯をビジネスにも使用している場合

この場合も、上記と同じように名乗るようにした方が親切ですね。

個人の携帯の場合は、仕事で利用した料金をわかるようにしておくと、
後で会社に請求することもできるので便利です。

個人の携帯であっても、勤務時間中にプライベートな電話がかかってきた場合は、
手短に切るか、勤務時間が終わってからかけ直すようにしましょう。

◆着信メロディは厳禁！

今や携帯で音楽を聴くこともできるくらいですが、ビジネスのシーンでは、
着信メロディ、もしくは着うたなどはとても違和感があります。
マナーモードにしておく、もしくは通常の着信音にしておきましょう。

もし、携帯の使用を禁じられているような場面で着信音が鳴ってしまった場合は
小声で手短に「申し訳ございませんが、○分後におかけ直しいたします」
などと断ってすぐに切るようにしましょう。
くれぐれも慌てて切ってしまわないように注意してくださいね。

◆打ち合わせ中にディスプレイをのぞかない

基本的に打ち合わせ中はマナーモードにし、電話には応答しないのがマナーです。
しかし大切な連絡が入るなど、やむを得ない場合は相手にことわってからに。
またメールが入った時などでも、ディスプレイをチラチラ見るのはやめましょう。
打ち合わせ中は相手の時間を拘束しているわけですから、
その点を忘れずに、必要かどうかを正しく判断するようにしましょう。
携帯電話を気にしていると相手には話に集中していないように見えてしまいます。

◆最初の連絡はオフィスへ

取引先の人と連絡を取るときは、携帯の番号を教えてもらっていても、
前もって「携帯に連絡ください」と言われている時以外は、
まずはオフィスに連絡するようにしましょう。

◆携帯にかけた場合は、相手の都合をまず尋ねる

こちらから携帯にかけた場合は、まず「今、お話ししてもよろしいでしょうか」
などと、必ずひとこと尋ねるようにしましょう。
会社にかける場合とは違い、相手の状況がわかりません。
大切な商談中の可能性もあるわけですから、相手の状況に配慮し、
ひとこと断ってから話し始めるように心がけましょう。

◆勤務時間外にお客さまからの電話がかかってきた場合

勤務時間外やプライベートな時間にお客さまから連絡があることもあります。
緊急な場合もあるので、とりあえずは電話を取り用件を尋ねましょう。
勤務時間外だからと言って、わざと取らなかったり音信不通が続けば、
不信感を招く結果にもなりかねません。

だからと言って、頻繁に勤務時間外に気軽に電話をかけてこられるのも、
正直迷惑ですし、ビジネスの関係上もあまり好ましくありません。
急ぎの用件でなければ、「明日またおかけ直しいたします」などと言って、
手短に切り上げるようにしましょう。

今や誰もが持っている携帯電話。
便利なツールであることは間違いありませんから、
周囲やかける相手への配慮を忘れずに、上手に活用していきましょう。