ビジネスにおける電子メールについてのマナー

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■■　　　　　　　　　ビジネスマナーの基礎知識　　
■　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　＜第１９４号＞
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◆　今週の問題　◆

今週はビジネスにおける電子メールについてのマナーです。
以下のうち、合っているものには○、間違っているものには×を付けてください。
また間違っているものは、何が間違っているのかも答えてください。

１．某会合で出会った人にお礼のメールをCCで一括送信した
２．本文は35文字以内で改行している
３．誰からのメールかわかるように、件名は「○○会社の田中です」とした
４．文字数が多くならないように長いカタカナは半角で書いている
５．最後に必ず署名を入れている

◆　解答と解説　◆

> １．某会合で出会った人にお礼のメールをCCで一括送信した

正解は×です。
「某会合で出会った人」同士は知り合いとは限りません。
その場合は、むやみに他人のアドレスを公開しないよう、CCではなく
BCCで送るようにしましょう。個人情報保護の観点からも、これは必須です。

> ２．本文は30〜35文字以内で改行している

正解は○です。
一般的なメーラーは35文字程度で強制改行されます。
メーラーによっては改行されずに横スクロールになることもあります。
どちらにせよ、30〜35文字くらいで、文章の区切りの良いところで改行した方が
相手にとって読みやすいものになります。

> ３．誰からのメールかわかるように、件名は「○○会社の田中です」とした

正解は×です。
件名はひと目でどんな内容のメールなのかがわかることが大切です。
「○○の件」や「××についての質問です」など、おおよその内容がわかる
件名にしましょう。その方が後から管理する際も便利です。
また時々件名を書かない人がいますが、迷惑メールとの区別がつかず、
読んでもらえなかったり、迷惑メールフォルダに自動振り分けされるので、
件名は必ず書くようにしましょう。第一件名なしは失礼にもなります。

> ４．文字数が多くならないように長いカタカナは半角で書いている

正解は×です。
半角カタカナはメーラーによっては認識されず、文字化けしたり、
強制的に全角に変換され、想定よりも文字数が多くなってしまうことがあります。
原則として、メールでは半角カタカナは使わないようにしましょう。
またメーラー機種依存文字と言われる特殊文字も使わないようにしましょう。
（丸付き数字やローマ数字、トンやドルなどのカタカナ単位など）

> ５．最後に必ず署名を入れている

正解は○です。
ビジネスメールの場合、それはビジネス文書と同じです。
ビジネス文書で社名や自分の名前を省くことはありませんよね。
メールも同じで、必ず社名、氏名、住所、電話番号などを記載した
署名を文末に入れるようにしましょう。

他にも引用付き文字は多用しない、添付ファイルは小さいものだけなど、
メール独自のマナーが色々あります。
気軽に送ることができるメールだからこそ、心配りには注意したいものです。
メールはどうしても活字になり、伝えたいことがきつい調子で伝わってしまう
場合も少なくないので、十分注意して書くようにしましょう。
また大切な用件はメール送信後、電話などで確認することも大切です。
メールは必ずしも瞬時に相手に届いているとは限りません。