「電話の受け方」に関するマナー

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■■　　　　　　　　　ビジネスマナーの基礎知識　　
■　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　＜第219号＞
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◆　今週の問題　◆

今週は「電話の受け方」に関するマナーです。
次のうち、適切でないものはどれでしょう。

１．電話は3コール以内を目安にできるだけ早く取る
２．会社名や名前が聞き取れなかった場合は、「恐れ入りますが、〜」と
　　お詫びをつけて聞き返す
３．メモは可能な限り相手の言葉をそのまま書き取る
４．「後ほどかけなおす」と言われた場合も、電話があった旨を伝える

◆　解答と解説　◆

適切でないのは3番です。

電話は3コールを目安にできるだけ早く取りましょう。
どうしても早く受けることができなかったときは、「お待たせいたしました」と
一言付け加えるだけで、相手の好感度もあがります。

会社名や名前は聞き取れなかった場合は、
「恐れ入りますが、もう一度会社名を頂戴できますでしょうか」と
聞き返しましょう。代わる相手にきちんと伝えられないことは、
かけてきた相手にも、電話を代わる相手にも失礼です。

メモはキーワードになる単語をピックアップしてメモすることがいいでしょう。
すべてを書き取ることは無理な話ですので、代わる相手に用件を自分が伝える
ことができる程度にメモを取ることを意識しましょう。
また、メモはカタカナで取ると電話先の方が少々早口でも十分メモを
取ることができますよ。

「後ほどかけなおす」と言われた場合も電話があった旨は伝えましょう。
もしかすると待っていた相手からの電話かも知れない場合もあるからです。

電話など、直接顔をあわせて話をするわけではない場合、
声のトーンや口調が重要になります。常に自社を代表して電話先の方と
話をしていることを意識して丁寧に対応することが大切です。