コピーに関するマナー

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■■　　　　　　　　　ビジネスマナーの基礎知識　　
■　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　＜第１３７号＞
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　　　　　　　　　　■　コピーに関するマナー　■

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みなさん、こんにちは。

コピーというのは、簡単なことのようで、意外に個人の性格が表れるものです。
誰にでもできることだからこそ、細かい心配りで周囲の人と差をつけたいもの。
そこで今回は、コピーに関するマナーやポイントを取り上げます。

それでは今週もよろしくお願いします。


◆　コピーの設定

コピー用紙はＡ４サイズを利用するのが一般的です。
Ｂ５サイズの原稿でも、Ａ４サイズに拡大してコピーしておくと、
資料のサイズが統一され、後で整理をするのが楽になります。

コピーする前には「サイズ・部数・向き」を必ず確認しましょう。
特に部数は前回の設定が残っている場合もあるので要注意です。
文字や図は、コピーや印刷、ＦＡＸなどを利用すると、元の原稿に比べ、
どうしても汚くなったり、細かい箇所がつぶれてしまったりもします。
その書類に適した濃度の調整や文字サイズの調整、写真が含まれるか、
などに配慮した上で適切な設定でコピーするようにしましょう。

使い終わった後は、必ずリセットボタンを押して、
元の設定にもどすようにしましょう。


◆　コピー用紙の使い方

上記にも書いたように、基本的にはＡ４で問題ないと思いますが、
その場に応じて、用紙も使い分けてくださいね。

コピー用紙は、もちろん無料ではありません。
たった１枚の紙でもコストはかかっていますし、
コピーに失敗すれば紙代に加えて、コピーのカウンター費用も発生します。
たかが１枚と思わず、自分用のものには裏紙を利用するなど
コスト意識を持って使用するようにしましょう。


◆　コピーした書類の整理のしかた

コピーした書類が複数枚に渡る場合は、ページ順に並べてクリップなどで留めます。
縦書きの場合は右端、横書きの場合は左端を留めるようにしましょう。
ホッチキスは、書類に穴が開いてしまうので、嫌う人もいます。
ホッチキスを利用する際は確認してからにしましょう。

また、元の原稿は、渡されたときの状態のまま、
コピーしたものとは別にして、返却するようにしましょう。


◆　その他コピーについての注意点

コピーの接写面は、放っておけば汚れてきます。
気づいた時に拭くようにしましょう。

また、トナーや用紙がなくなった場合、もしくはなくなりそうな場合は、
率先して補給したり、発注したりするようにしましょう。
それが、次に利用する人への心遣いです。

紙詰まりや故障してしまった場合は、わからないからと言って放置せず、
担当部署か、メンテナンスサービスの会社に連絡するようにしましょう。


どんな仕事でも、細かい心遣いで、みんなが気分よく取り組むことができます。
そういった気遣いを忘れずにいたいものですね。