社会人（建設業社員）としての基礎知識

接待や交際のマナー

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■■　　　　　　　　　ビジネスマナーの基礎知識　　
■　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　＜第１１９号＞
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　　　　　　　　　　 ■　接待や交際のマナー　■

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みなさん、こんにちは。

入社してしばらくすると、責任のある仕事を任されたり担当の企業を持ったりと、
自然と社外の人との付き合いも増えてきます。
バブル期とは違い、社内で接待に使える費用は削られているとは言え、
接待や付き合いは、ビジネスを円滑に進めるためにある程度は必要なものです。

今回は、そんな接待や交際のルールやマナー、特に先方を招待して行う場合の
接待についてを中心に取り上げたいと思います。

　回答と解説　

接待と交際の違いは利害がからむかからまないかです。
しかし、友人関係では五分五分の利害関係のないお付き合いができるとしても、
会社対会社のお付き合いでは、利害関係のないものはありません。
例えば、売り手と買い手、受注側と発注側など立場の違いは明らかですよね。

接待と言えば、昔は高級クラブやゴルフのイメージでしたが種類はいろいろです。
例えば、お中元やお歳暮などの贈答品もこれにあたりますし、
打ち合わせや会議の前後の飲食や、特別な食事会に先方を招待するのも接待です。
接待の内容は、目的や相手によって当然異なります。
では、食事会などの接待ではどのようなサービスが必要で、
そこにはどのようなマナーが存在しているのでしょうか。

まずは、目的を明確にしましょう。
取引を有利に進めるための接待なのか、契約が成立したお礼の意味の接待なのか、
また共に進めてきた仕事が終了した後の、慰労や打ち上げのような意味を込めた
次のステップに向けての接待なのか、感謝の意味を込めた接待なのかなど、
同じ接待でも、目的はそれぞれで違いますよね。

接待の場面をセッティングするときは、何事も「ほどほどに」が重要です。
通常の飲食ではなく、特別に招待して行う接待ですから、
粗末なものでは先方に失礼ですし、逆に豪華すぎると先方に気を遣わせることに。
相手が気兼ねせず、気軽に応じてくれるようなアレンジを心がけましょう。
前もって先方の好みなどを聞いておくと、より喜んでもらえるアレンジが
できるかもしれませんね。

接待の席では、売り手と買い手という関係であっても、
仕事の話、商品の話ばかりするのはやめましょう。
先方も、「接待だ」ということは認識していても、売り込みの話ばかりだと、
嫌気がさしてしまいますし、事実かもしれませんが、あからさまに下心や
見返りを期待していることが伝わるのは気分のよいものではありません。
基本的には、仕事の話は先方が切り出してからの方がよいでしょう。
自分から持ち出す場合は、必要なことだけを手短に伝えましょう。

また、接待の場面は確かに重要ではありますが、だからと言って、
「粗相があってはいけない！」とこちらが生真面目で堅苦しい態度だと、
先方も居心地はよくないでしょうし、良い印象も与えません。
接待する側は、ホスト役としての気遣いは必要ですが、
相手が逆に気疲れすることのないよう、楽しい会話とリラックスできる場を
つくり出すよう、本当の「おもてなし」を心がけましょう。

会計をする場合は、先方が席を外している間、もしくは、
自分がお手洗いに行くふりなどをして席をはずし、
先方の目の届かないところでさりげなく済ませるのがポイントです。

接待において重要なことは、あくまで接待は先方との関係を強化したり、
親睦を深めたりする場だということです。
取引を決めるのは仕事の場であり、接待はプラスアルファの要素であることを
踏まえた上で、先方に喜んでいただける場を作れるといいですね。

上司と取引先を訪問するときのポイント

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■　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　＜第１１８号＞
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　　　　　　　■　上司と取引先を訪問するときのポイント　■

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みなさん、こんにちは。

上司と取引先を訪問したり、どこかへ出かける機会が新人のうちは
特に多いかと思います。
上司の話し方、取引の仕方を間近で見ることのできる絶好の機会ですが、
そこには、守るべきマナーやルールも同時に存在しています。

そこで今回は、上司と取引先を訪問するときのポイント、
特に上司のアポに同行する場合についてのマナーをご紹介します。

　回答と解説　
同行する際の準備

訪問することが事前にわかっていれば、上司に任せきりにするのではなく、
それまでに、必要な資料等を自ら用意するようにしましょう。
何が必要かわからなければ上司に尋ね、準備ができても、
「○○は用意いたしましたが、ほかに何か必要なものはないでしょうか」と
確認をとるようにしましょう。

訪問先に着くまでの道中のポイント

徒歩で移動するときは、並んで歩いたり自分が先に行くのではなく、
上司の２〜３歩後ろをついて歩きます。
少し後ろで、会話はきちんとできる距離がベストです。
後ろを歩いていて、上司に話しかけられても気づかないような距離は
よくありません。
周囲の雑音で会話が聞こえないのであれば、近づいても問題ありません。

車やタクシーで移動する際は、上司に先に乗ってもらいます。
あくまでも、上座に座るのは上司だということを忘れないようにしましょう。

訪問先でのポイント

受付で上司が取り次ぎを依頼している間は、一緒に受付まで行かず、
後ろで立って待っているようにしましょう。
自分だけ勝手に座って待っているなどということは控えましょう。
ただし、上司にそう指示された場合は、それでも問題はありません。

応接室に通された場合は、車と同じように上司が上座、自分は下座に
座ります。
応接室に通されて面会するまでに時間がある場合は、
必要な資料は出して準備しておき、上司と最低限の必要事項だけでも
再確認しておきましょう。

上司に、訪問先の担当者に向けて自分を紹介してもらったら、
名刺を差し出して元気よく挨拶しましょう。
上司がメインの訪問かもしれませんが、自分も会社の代表として、
上司と共にその場に存在しているわけです。
前に出るのはあまりよくありませんが、話すことがないからと言って、
関心なさそうな態度をとったり、話を聞いてないなんてことは論外です。
座っているだけであっても、相手には間違いなく見られているわけですから、
意識して、積極的に話を聞いている姿勢を見せましょう。

上司と先方の話のポイントを、メモに取っておくことも重要です。
だからと言ってうつむいてずっとメモを取っているのも問題です。
話を聞きながら、必要な事柄だけは、しっかりとメモするようにしましょう。

訪問先に着いてしまえば、建物も敷地内も先方の関係者ばかりです。
先方の担当者がいない場でも、訪問先で気の抜けた態度や言葉遣いをしたり、
お金の話や、その日の商談の感想を話すのはよくありません。
いつ、誰に見られたり聞かれたりしているかわかりません。
商談についての話は、自分の会社に戻ってから話すようにしましょう。

異動や転勤のマナー

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■　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　＜第１１７号＞
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　　　　　　　　　　　■　異動や転勤のマナー　■

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みなさん、こんにちは。

もう３月も半ばに差しかかり、異動や転勤の辞令が出る時期かと思います。
今回は、自分に異動の辞令が出されたときと、誰かを送りだすときに分けて、
それぞれのマナーをご紹介します。

　回答と解説

自分に異動や転勤の辞令が出た場合

ほとんどの会社では、正式に辞令が発令される前に、上司から内示があり、
本人の意向を確認し、その後発令されるということが多いかと思います。
もちろん納得のいかない異動や転勤もあるでしょうが、
原則的には会社の方針に従うのが、ルールでありマナーです。

もちろん、念願叶っての異動もあるでしょうし、逆に納得のいかない異動も
あるかもしれません。
しかし、どちらにしても前向きに仕事に取り組むことが、結局は自分のためです。
ずっと同じ職場や部署にいると、確かにその業務のエキスパートになれるかも
しれませんが、新しい考えや学びを得るチャンスはどうしても少なくなります。
人事異動は、自分自身の能力開発や発見のチャンスでもあります。
納得がいかない場合は、自分は今の部署では必要とされていない…などと
どうしてもネガティブに考えがちですが、新たな配属先で必要とされているからと、
ポジティブに考えてみましょう。

異動の辞令が発令されれば、まずは今まで自分がやってきた業務を、
確実に後任者に引き継ぐことを考え、行動に移しましょう。
発令から異動までの期間はそう長くはないはずです。
業務を部署で共有しているつもりでいても、担当者にしかわからないことも
あります。日頃から資料の整理などをしておくのはもちろんですが、
伝えるべきこと、必要なことはしっかり引き継いでから異動しましょう。
そうでないと、自分が去った後その部署の業務に支障をきたすこともありますし、
自分にとっても新しい仕事を覚え、雰囲気にも慣れないといけない中で、
前の仕事もしなくてはいけなくなりますよ。
立つ鳥跡を濁さずです。

営業などで、自分が担当していた得意先の担当者や、お世話になった人には、
とりあえずは電話ででも異動・転勤のことを伝えましょう。
後任者が決まっている場合は、名前を伝えておき、
後日、後任者から再度連絡をするという形でよいと思います。
本来は、直接後任者とともに取引先を訪問し、挨拶と同時に業務を引き継ぐのが
理想的なのですが、取引先が多い場合や辞令が出てから異動までの期間が短い場合は、
異動後落ち着いたころに、挨拶状を出すことが多いようです。

また、人事異動の中でも転居を伴う異動は特に大変です。
新しい部署に慣れるだけでも大変なのに、生活面も、家族の問題、住居の問題など
課題は山積みです。
社宅や寮などがある企業は、住居の問題はある程度クリアされますが、
そうでない場合は自分で新しい住居を探さなくてはなりませんし、
今の住居を引き払うための手続きや、引越しの準備なども必要になります。
そういった問題で急な転勤に応じられない場合は、内示が出た際に、
上司に相談してみましょう。

新しい部署に異動してからは、早く頭を切り替え、
その部署の雰囲気ややり方に慣れていくようにしましょう。
いつまでも前の部署を引きずって「前はこうだったのに…」などと
口に出すのはやめましょう。部署によってやり方が違うのは当然ですし、
それぞれの職場の文化も違うはずです。
慣れないうちから、そのようなことを言っていると、
新しく作っていかなければならない人間関係の障壁になります。
前の部署のやり方の方がよいと思う場合は様子を見ながら、
「前の部署では」という言葉は使わず、
「こういうやり方の方がよいかと思うのですが…」と提案するような形を
取った方がよいかと思います。
そして、新しい仕事ややり方を覚え、自分の能力アップにつなげましょう。

上司や同僚が異動・転勤する場合

一方、上司や同僚に、異動や転勤の辞令が出た場合は、
社内のルールに従うのがいちばんですが、お祝いや餞別を贈ることもあります。

この時に注意しなくてはならないのは、栄転なのか転勤なのかという点です。
栄転の場合は贈答品の表書きが「御祝」なのに対し、転勤の場合は「御餞別」と
なります。どちらかわからない場合は、「御餞別」の方が無難ですね。

しかし、あくまでも会社の文化に従って行うようにしてください。
昇進を逃した方もいるかもしれませんし、特にお世話になったわけでもないのに、
自分だけ御祝などを贈ると、周りの人にひんしゅくを買うこともあります。
何か贈り物をするときは、部署や社内のグループで贈る方がよいでしょうね。
ただし、仲人をしてもらったなど、個人的に特にお世話になった上司などには、
御祝いを贈っておいた方がよいと思います。
その場合も、会社で渡すのではなく、個人的に上司の自宅を訪問するなどして、
あくまでも、個人的な立場で贈るようにしましょう。

グループなどで贈る場合も、だいたい相場は１〜３万円くらいです。
品物は、身の回りで使えるものや、趣味に関係するものが多いようです。
贈るときは、品物にのし紙をつけます。
目上の人に現金を贈るのは失礼にあたるので、気をつけましょう。
現金がいちばんという場合でも、せめて商品券などを贈る方がよいでしょうね。
贈る時期は、辞令が下りてから１週間以内が基本です。

逆に、御祝いや餞別をいただいた場合は、結婚祝いや出産祝いの内祝いのような、
お礼やお返しは必要ありません。
少し落ち着いた後、挨拶状を送る際に、お礼の言葉を添えておくとよいでしょう。

自分の場合も、同僚や上司の場合も、異動や転勤するからと言って、
二度と会わないわけでも、会えないわけでもありません。
さらなる発展の機会と捉え、自分の場合は前向きに、
送り出す場合は明るく見送ってあげましょう。