社会人（建設業社員）としての基礎知識

電話の取り次ぎについての

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■■　　　　　　　　　ビジネスマナーの基礎知識　　
■　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　＜第１４６号＞
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◆　今週の問題　◆

電話の取り次ぎについての問題です。

同僚あてに取引先から電話がかかってきました。
ところが、同僚はデスクにいる上司と話をしています。
話の内容はそんなに重要そうではありません。

さて、電話をかけて来た取引先の方には、次のどの対応をすると
よいでしょうか。

Ａ：「ただいま席を外しておりますがすぐ戻りますので、
　　　しばらくお待ち頂けますでしょうか？」
Ｂ：「お繋ぎいたしますので、少々お待ち下さい」
Ｃ：「確認いたしますので、少々お待ち頂けますでしょうか？」

◆　解答と解説　◆

正解はＣです。

あなたから見るとさほど重要ではない話をしているように
見えるかもしれませんが、その時どちらを優先すべきかを決めるのは、
あなたではなくその同僚です。

Ａ，Ｂでも後でフォローはできますが、「すぐにお繋ぎします」と言った後に
「申し訳ございませんが後ほどこちらから連絡します」と言い直すと、
「居留守を使っている」などと余計な誤解を与えかねません。

同僚が、すぐに電話に出たとしても、後で折り返すという判断をしても
いちばん差し障りのない対応がＣです。

余計な誤解を与えないためにも、相手に失礼ではない方法で
臨機応変な対応ができるよう、日ごろから心がけるようにましょう。

上司への報告の順序

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■　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　＜第１４５号＞
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◆　今週の問題　◆

上司への報告の順序に関する問題です。

上司が外出中に、小さなマイナスなトラブルと、会社にとってプラスなことが
ありました。
その後、上司は一旦帰社しましたが、すぐにまた別の取引先へ行かなくては
なりません。

さて、マイナスな話とプラスな話、どちらを先に報告すべきでしょうか。

◆　解答と解説　◆

正解は「マイナスな話」です。

上司はすぐにまた出かけなければならないわけですから、
両方を報告している時間があるかどうかはわかりません。

マイナスなトラブルが解決済みの場合は、どんなことをどのように解決したのか、
未解決の場合は、簡単に説明し解決するための指示を仰ぎましょう。
プラスの話は、後からでも十分間に合います。

どちらも話の重要度は同じかもしれませんが、
緊急度が高いのはどちらかをきちんと判断するようにしましょう。

印鑑の押し方にもルール

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■　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　＜第１４４号＞
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◆　今週の問題　◆

会社の正式文書に収入印紙を貼った時は、印紙と本紙にまたがって
印を押します。これは印紙の再利用を防ぐためで、消印といいます。

この時の消印は、

１，署名欄に押した印と、必ず同じものを押さなければならない
２，どんな種類のものでもいいが、印鑑を押さなければならない
３，印鑑を押してもボールペンなどで署名するだけでもどちらでもよい

どちらが正解でしょうか。

◆　解答と解説　◆

正解は３，です。

消印は、きちんと印紙と本紙にまたがっていれば、
署名欄の末尾に押した印と同一のものでなくても、
ボールペンなどで署名するだけでも問題ありません。

ちなみに契約書が複数枚にわたる場合にページとページの間に押す印（契印）は
必ず署名欄の末尾に押した印と同一のものを押さなければななりません。

印鑑の押し方にもルールがあるので、間違いのないようにしてくださいね。

封筒に宛名を２名連名で書くときの敬称は

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■　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　＜第１４３号＞
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◆　今週の問題　◆

封筒に宛名を２名連名で書くときの敬称は、

１，２名ともにつける
２，敬称は共通なので１個でよい

どちらが正しいのでしょうか。

◆　解答と解説　◆

正解は１です。

家族や会社など複数人に送る場合でも、敬称は個人宛につけるため、
それぞれの名前の後に「様」と書くのがマナーです。
敬称は、相手への尊敬の気持ちを表しているので、書き忘れたり
省略することは大変失礼にあたります。

もし、人数が多くて名前を書ききれない場合は、敬称や、名前を
省略するのではなく「○○御一同様」などと書くようにしましょう。

タクシーに乗って駅まで移動、どこに座ればよいでしょうか。

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◆　今週の問題　◆

お客さま、あなたの会社の部長、あなたの先輩、そしてあなたの４人で、
タクシーに乗って駅まで移動することになりました。
さて、あなたの先輩は、どこに座ればよいでしょうか。

Ａ：後部座席の一番奥の席（運転席の真後ろ）
Ｂ：後部座席の真ん中の席
Ｃ：後部座席の手前の席（助手席の真後ろ）
Ｄ：助手席

◆　解答と解説　◆

正解はＢです。

タクシーなどの場合の上席の順序は、この問題を例にすると
Ａ→Ｃ→Ｂ→Ｄとなります。
今回のメンバーは上席から、お客さま、あなたの会社の部長、先輩、あなたと
なっていますので、３番目にあたる先輩は、後部座席の真ん中に座るのが
正解です。

しかし、後部座席の真ん中の席は、座り心地も悪く狭いので、
あなたが一言「私が真ん中に座りましょうか…」と声をかけ、
先輩と席を替わっても問題はありません。

基本のマナーを知った上で、臨機応変な対応ができるようになるといいですね。