社会人（建設業社員）としての基礎知識

読めそうで読めない漢字〜樹木・花編

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■■　　　　　　　　　ビジネスマナーの基礎知識　　
■　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　＜第１３１号＞
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　　　　　　漢字編　■　読めそうで読めない漢字〜樹木・花編　■

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みなさん、こんにちは。

今回は「読めそうで読めない漢字〜樹木・花編」です。
ビジネスにはあまり関係がありませんが、たまには骨休めということで、
読み方や解説をしていきたいと思います。

それでは今週もよろしくお願いします。

◆山茶花

→正解は「さざんか」です。
　ツバキ科の一種で、「山茶」はツバキの漢名です。
　元の読み方「さんさか」ですが、読みにくいせいか、誤読されたのか、
　転じて「さざんか」と呼ばれるようになったそうです。


◆紫陽花

→正解は「あじさい」です。
　今の季節にキレイな花ですよね。漢名ではそのまま「しようか」と読みます。


◆仙人掌

→正解は「さぼてん」です。
　なんとサボテンには、２０００以上の種類があるそうですよ。


◆翌檜

→正解は「あすなろ」です。
　あすなろは、ヒノキの一種です。
　あすなろという名は、「明日はヒノキになろう」という意味で
　名づけられたという俗説もあるそうです。


◆公孫樹

→正解は「いちょう」です。
　銀杏とも書きますね。公孫樹という字には孫の代に実る樹という意味も
　あるそうです。


今回は、たくさんの回答をいただきました。
お返事できなかった方ごめんなさい。

また、漢字編も取り上げていきたいと思いますので、
今後ともよろしくお願いいたします。

パーティーに招待された時のマナー

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■■　　　　　　　　　ビジネスマナーの基礎知識　　
■　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　＜第１３０号＞
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　　　　　　　　■　パーティーに招待された時のマナー　■

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みなさん、こんにちは。

今回のテーマは「パーティーに招待された時のマナー」です。

時々、企業が主催するパーティーに招待される機会もあるでしょう。
取引先に招待された場合などは、会社の代表として伺っているわけですから、
当然失礼は許されません。
そんな失敗がないように、今回は「パーティーに招待されたときのマナー」を
ご紹介したいと思います。

それでは、今回もよろしくお願いします！！

◆　取引先から招待されたとき

取引先から、接待やパーティーなどの誘いを受けたとき、
みなさんは、どのように対応していますか？

癒着の原因になったり、無理を言われても断りづらくなるので、
特定の取引先の人と親しくなりすぎるのは、あまりよいことではありません。
だからと言って、断ってばかりいるのも角が立ってしまいます。

ビジネスの関係であるわけですから、招待を受けるということは、
悪い意味でなくても、先方は何らかの意図を持っているということです。
招待を受けたときは、その場で即答せず「一度、上司に相談してみます」と答え、
必ず上司に報告し指示を仰ぎましょう。

そして、上司の指示が出ればすぐに、先方に返事をしてください。
断る場合も「出張のため」などと、角の立たない断り方をしてくださいね。
どちらの場合にせよ、いつまでも出欠の連絡をしないまま放置するのは
人数確認など、先方の都合もあり、非常に迷惑なので気を付けましょう。


◆　着席型のパーティーの場合

着席型のパーティーの場合は、結婚披露宴などと同じですが、
主催者側のあいさつや乾杯が終わるまでは、料理や飲み物に
手をつけてはいけません。
足を崩すのも、それまでは控えましょう。

食事がフルコースの場合は、自分のペースで食べず、
テーブルの周りの人のペースに合わせるようにしましょう。
パッパとすぐに食べ終わってしまうのも上品ではありませんが、
グズグズしていてお皿がテーブルに乗り切らなくなるほど、
食べ終わらないのも困りものです。
あれこれ箸を付けるのではなく、運ばれてきた順番に従って、
一品一品、お皿を空けるようにしましょう。

マナーを気にしていたら、おいしく食べられない！というのは間違いです。
いちばんの目的はビジネスであって、食べることではありません。
周りの人への気配りを常に忘れないようにしてくださいね。


◆　立食型のパーティーの場合

料理に手をつけるのは、乾杯が済んでからです。
中盤で来賓の挨拶などが入るときもありますが、そんなときは、
お皿をテーブルに置いて話を聞くのがマナーです。

食事を取りに行くときも、取り終えたら他の人の邪魔にならないよう、
配膳台からすぐにはなれましょう。
何度も取りに行くのが面倒だから…とお皿に山盛りに食べ物を盛るのも
やめましょう。

食べ終わった後のお皿はテーブルの端に置き、
次の料理を取り分けるときはまた、新しいお皿を使ってくださいね。

尚、立食型の場合はたいてい、壁際などにいすが用意されていますが
そのいすは、年長者や疲れた人が利用するために用意されたものです。
ビジネスの関係で招待されている立場ですから、疲れているとしても、
極力利用しない方がいいでしょう。


◆　パーティー出席者との会話

知っている人がいなくても、積極的に多くの人と会話を持つようにしましょう。
知っている人同士で盛り上がったり、知らない人ばかりだからと、
１人で飲み食いしていたり、入り口や壁際でボーっと孤立しているのは、
場の雰囲気を崩す原因にもなりかねません。

逆に、顔見知りの人がいなくても、会話を持つことで、ビジネスはもちろん、
新たなチャンスを得る可能性もあります。
そのためにも、こういったパーティーに招待されたときは、
必ず名刺を多めに用意しておき、すぐに取り出せるようにしておきましょう。

主催者や知人から、その場で誰かを紹介されたときは、
イスに座っている場合は立ち上がって、立っている場合はそのまま、
まず穏やかな笑顔で会釈をしましょう。
握手は、基本的には目上の人から求められた場合にのみ応じてください。
こちらから、握手を求めることは控えましょう。


◆　中座する場合

少人数の着席型のパーティーの場合は、閉会までいるのがマナーです。
立食型の場合も、本来は閉会までいるべきですが、やむを得ない事情で
中座する場合は、主催者や紹介者、または同行者にその旨を伝え、
できるだけ目立たないように退室しましょう。

知り合いが多いからと言って、元気よく「おつかれさまです！！」
「お先に失礼します！！」などと言うのは、場にそぐわないので、
静かに退室するようにしてくださいね。

だからと言って、何も言わずにこっそり帰るのもマナー違反です。
軽く挨拶して退室し、翌日にはお礼のメールや電話、あるいはお礼状を
先方に送るといいでしょう。


顔見知りがいない場合のパーティーは特に気がひけてしまったり、
居場所がない気分になるかもしれませんが、積極的に周りの人と会話を持ち、
招待されたチャンスを活かしましょう。

お中元のマナー

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■■　　　　　　　　　ビジネスマナーの基礎知識　　
■　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　＜第１２９号＞
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　　　　　　　　　　　　■　お中元のマナー　■

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みなさん、こんにちは。

今回のテーマは「お中元のマナー」です。
お中元は地域によって送る時期が若干違いますし、
送り先や地域によって、選ぶ品も異なってきますよね。

今回は、そんな「お中元のマナー」についての知識をお届けしたいと思います。
それでは今週もよろしくお願いします。

◆　お中元を贈る時期

この風習は中元（7月15日）という、先祖の霊を迎え御魂祭りのお供え物や
贈り物をした習わしと、伝来した仏教の盂蘭盆会（うらぼんえ／7月15日）とが
重なっていることから、現在では一年の上半期の区切りの意味で、
普段お世話になっている方へ「お中元」の贈り物をするようになりました。

ですから、お中元は7月1日から15日までにお届けするのが一般的です。
しかし、東北や関西より西では旧盆を採用している地方が多いため、
一ヶ月遅れの8月1日から15日くらいまでに贈る習慣があります。

贈る時期は先方の地方に合わせても、自分の地方に合わせても、
どちらでもかまいませんが、その時期を過ぎてしまった場合は、
「お中元」としてではなく、立秋（8月7日頃）までは「暑中見舞い」、
立秋を過ぎたら「残暑御見舞」として贈りましょう。

◆　お中元を贈る相手

お中元は自分がお世話になっている方に対して贈るものですから、
必ず誰々には贈らなければならないとルールがあるものではありません。

上司、取引先、両親、親戚、恩師やお医者さん、お稽古先の先生、同僚、
友人など、お世話になった人と言えば思いあたる人も多いでしょうが、
一度贈ると途中で止めにくくなりますし、予算の兼ね合いもあるでしょうから、
特にお世話になっていなければ会社の上司や同僚には贈らなくてもいいでしょう。

特に、勤務先の上司については、社内のルールや慣習があるので、
自分ひとりだけ贈るよりも、他の人に合わせる事も大切です。


◆　お中元の金額

金額の相場はだいたい３〜５千円くらいです。
同僚や友人、先生なら３千円程度、上司や取引先でも５千円程度が一般的です。

お中元とお歳暮を共に高価なものを贈るのは、自分にとっても負担ですし、
あまりに高価なものを贈るとかえって相手に余計な気を遣わせたりするので、
値のはるものよりも本当に喜んでもらえるような品選びに気を遣いましょう。

ちなみに、年に１回だけ贈る場合は、「お歳暮」を贈ってください。
逆に言えばお中元を贈る場合は、必ずお歳暮も贈るのがマナーです。


◆　お中元の品の選び方

お中元の品選びの基本は「贈りたいもの」ではなく「喜ばれるもの」です。
ですから、贈るものについては、相手の家族構成や好みに合わせて考えましょう。

ビールやジュース、お菓子類が人気となっていますが、
お世話になっている相手だからこそわかる、相手の好みに合わせることが大切。
例えば、健康に気遣っている方なら野菜ジュースや脂肪抑制オイルなど、
最近、赤ちゃんが生まれた方なら洗剤やタオル類などが良いでしょうね。

逆にビールが好きな方だから…と毎年同じようにビールを贈っていると、
病を患ってお酒を控えているなどという場合も考えられます。
事前にある程度贈り先の方の情報は持っていた方がいいですね。
逆に毎年同じものを贈っていると、先方もそれが習慣となり、
重複して自分で購入してしまったりすることもなく、
おかしな言い方ですが、先方が「もらう計画」を立てられて良いとも言えます。

企業宛に送る場合は、社員のみなさんで分けることができるような
食べ物やお菓子がよいでしょう。


◆　お中元の熨斗紙（のしがみ）のマナー

お中元には熨斗紙が必要です。
水引は紅白もしくは金銀で、結びは花結び（蝶結び）のものを使います。
水引の結び目中央上に「御中元」、下にはやや小さく自分の名前を書くように
してください。
尚、お中元の時期を過ぎてしまった場合は、「御中元」と書くところに
目上の方には「暑中御伺」、目下の人には「暑中お見舞い」と書きます。


◆　お中元の届け方

正式には先方に直接手渡しをするの方が良いのですが、遠方の方などには
デパートから直接配送することも最近は少なくないでしょう。
そんな場合は挨拶状を同封するか、先方に届く頃に別便で、
手紙か葉書を添え状として送るのがマナーです。


◆　お中元をもらった場合

お中元を受け取った側は特にお返しをする必要はありませんが、
友人や同僚からいただいたの場合や、あまりに高額なものを受け取った場合は、
同額もしくはその一部に相当する品物をお返ししてもいいでしょう。
その場合の熨斗紙の表書きは「粗品」になります。

お礼の品物を贈らない通常の場合は、到着したことを知らせるお礼の電話か、
届いてから２〜３日のうちにお礼状を出すようにしましょう。


贈りものは何といっても「心」が一番大切です。
単に義務的に、それが習慣になっているから…ではなく、
相手のことを思い、日ごろの感謝の印として、心からのお中元をしましょう。

ビジネスで携帯電話を利用するときの注意点

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■■　　　　　　　　　ビジネスマナーの基礎知識　　
■　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　＜第１２７号＞
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　　　　　　■　ビジネスで携帯電話を利用するときの注意点　■

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みなさん、こんにちは。

電車の中などでの携帯電話のマナーが問題視されていますが、
ビジネスでも、守らなければならない携帯電話のマナーやルールがあります。
今回は、そんなビジネスにおける携帯電話のマナーについて取り上げていきます。

それでは今週もよろしくお願いします。

もはや携帯電話は、ビジネスシーンでも必需品です。
そこでまずは、ビジネスシーンでのマナーについて紹介します。

◆会社用の携帯電話を使用している場合

営業職の人は特に、会社から携帯電話を支給されている場合がありますよね。
電話がかかってきた時、個人の携帯電話であれば名乗らず「はい、もしもし」と
出ても問題ありませんが、会社用やビジネスで用いている場合は、
「はい、○○です」と名乗るようにした方が親切です。

会社から支給されている携帯電話を私用に使うことは、当然厳禁ですよ。

◆個人の携帯をビジネスにも使用している場合

この場合も、上記と同じように名乗るようにした方が親切ですね。

個人の携帯の場合は、仕事で利用した料金をわかるようにしておくと、
後で会社に請求することもできるので便利です。

個人の携帯であっても、勤務時間中にプライベートな電話がかかってきた場合は、
手短に切るか、勤務時間が終わってからかけ直すようにしましょう。

◆着信メロディは厳禁！

今や携帯で音楽を聴くこともできるくらいですが、ビジネスのシーンでは、
着信メロディ、もしくは着うたなどはとても違和感があります。
マナーモードにしておく、もしくは通常の着信音にしておきましょう。

もし、携帯の使用を禁じられているような場面で着信音が鳴ってしまった場合は
小声で手短に「申し訳ございませんが、○分後におかけ直しいたします」
などと断ってすぐに切るようにしましょう。
くれぐれも慌てて切ってしまわないように注意してくださいね。

◆打ち合わせ中にディスプレイをのぞかない

基本的に打ち合わせ中はマナーモードにし、電話には応答しないのがマナーです。
しかし大切な連絡が入るなど、やむを得ない場合は相手にことわってからに。
またメールが入った時などでも、ディスプレイをチラチラ見るのはやめましょう。
打ち合わせ中は相手の時間を拘束しているわけですから、
その点を忘れずに、必要かどうかを正しく判断するようにしましょう。
携帯電話を気にしていると相手には話に集中していないように見えてしまいます。

◆最初の連絡はオフィスへ

取引先の人と連絡を取るときは、携帯の番号を教えてもらっていても、
前もって「携帯に連絡ください」と言われている時以外は、
まずはオフィスに連絡するようにしましょう。

◆携帯にかけた場合は、相手の都合をまず尋ねる

こちらから携帯にかけた場合は、まず「今、お話ししてもよろしいでしょうか」
などと、必ずひとこと尋ねるようにしましょう。
会社にかける場合とは違い、相手の状況がわかりません。
大切な商談中の可能性もあるわけですから、相手の状況に配慮し、
ひとこと断ってから話し始めるように心がけましょう。

◆勤務時間外にお客さまからの電話がかかってきた場合

勤務時間外やプライベートな時間にお客さまから連絡があることもあります。
緊急な場合もあるので、とりあえずは電話を取り用件を尋ねましょう。
勤務時間外だからと言って、わざと取らなかったり音信不通が続けば、
不信感を招く結果にもなりかねません。

だからと言って、頻繁に勤務時間外に気軽に電話をかけてこられるのも、
正直迷惑ですし、ビジネスの関係上もあまり好ましくありません。
急ぎの用件でなければ、「明日またおかけ直しいたします」などと言って、
手短に切り上げるようにしましょう。

今や誰もが持っている携帯電話。
便利なツールであることは間違いありませんから、
周囲やかける相手への配慮を忘れずに、上手に活用していきましょう。

FAXを送るときの注意点

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■■　　　　　　　　　ビジネスマナーの基礎知識　　
■　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　＜第１２６号＞
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　　　　　　　　　　■　FAXを送るときの注意点　■

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みなさん、こんにちは。

近年ではＥメールが活用されるようになり、通信手段として用いられることも
増えましたが、やはり電話やＦＡＸを利用した方が便利な場合もあり、
まだまだ利用する機会は多いものです。

そこで、今回はＦＡＸを利用するときの注意点やマナーを取りあげます。

それでは今週もよろしくお願いします。


電話はどちらかと言うと、相手の都合より自分の都合を優先した通信手段。
しかし、ＦＡＸは相手の時間を拘束することなく、送信してしまえば、
相手が好きなときに見ることができるのが利点です。

しかも、ＦＡＸは受け取った側がそのまま持ち歩けるという利便性もあり、
画面で見たり、いちいちプリントアウトする手間も省け、
目を通しやすいという特徴もあります。

上記のような利点を活かすために、ＦＡＸで送付した方が便利な書類としては、
簡単な地図や図面、作業しながら手元で見るような指示書、イラストや、
複数で検討してもらうような提案書や依頼状などがあります。

では、これらを送る時に具体的にはどのような点に注意すればよいのでしょうか。

◆　送信伝票を必ずつける

ＦＡＸを送るときには、必ず原稿以外に送信伝票をつける必要があります。
Ｅメールは、アドレスを個人で所有していることが多いため、
簡単な挨拶で問題ありませんが、会社全体で所有していることが多いＦＡＸは、
見ただけどこから誰に送ったものかわかる書類が必要です。
送信伝票には、以下のような項目があると便利です。

・送信先
　相手の会社名、部署名、氏名は必ずいれましょう。
　いざ送信するときに間違わないように、送信先のＦＡＸ番号を書く欄があると
　番号確認に役立ちます。

・発信人
　自社名、部署名、名前、住所、電話番号、ＦＡＸ番号も入れておきましょう。
　社名ロゴがある場合は、入れておくとよりわかりやすいと思います。
　送信先よりも下に、発信元の欄を作るのが一般的なマナーです。

・日付
　送信日は必ず入れておきましょう。
　「○日に送ったＦＡＸですが…」と、確認する際にも便利です。

・送信枚数
　これは、必須項目です。この項目があることによって、
　先方は必要書類が全て届いたかを確認することができます。
　この時、「送信伝票を含んだ枚数」か「含まない枚数」かも書き添えましょう。

・件名
　これは、Ｅメールと一緒で件名を見ただけで何の書類かわかるような
　タイトルをつけて送付するようにしましょう。

・前文
　「以下の通りＦＡＸを送付いたしますので、ご査収のほどお願い申し上げます」
　などの一言があるとより丁寧な印象を与えることができます。
　送った書類は目を通すだけでよいのか、返答がほしいのかなど、
　受け取った側にしてほしい行為についてのチェック項目などもあると便利です。

・本文
　前文に続き、何かコメントを書く欄があると便利です。


◆　ＦＡＸを送信する前の確認事項

ＦＡＸを送信する前には、以下のような点を確認しましょう。

・他人に見られても迷惑のかからない内容か
・万一、送信先を誤ってもトラブルのおきないような内容かどうか
・文字や数字は読みやすい大きさか。判読できない可能性のある文字がないか


◆　ＦＡＸを送信するときの注意点

ＦＡＸは簡単な手段であるがゆえ、初歩的なミスも起こりやすい道具です。
まず気をつけなければならないのは、番号の押し間違いです。
必ずディスプレイに表示されている番号があっているか確認した上で、
送信ボタンを押すようにしましょう。

そしてもう一つ気をつけなければならないのが、原稿の裏表です。
これは機械によって違うことが多いので、必ず裏表や上下を確認してから、
送信するようにしましょう。

「送ったつもり」を避けるためにも、送信してから数分後に先方に電話で
届いているかを確認するようにすれば確実ですね。


◆　ＦＡＸのマナー違反

最後のＦＡＸのマナー違反を紹介しておきます。

ＦＡＸは先方の用紙を消耗する通信手段です。
また、通信中は回線を独占するので、その間は先方は他のFAXを受信できません。
枚数が多い場合は、ＦＡＸではなく郵送で送るようにしましょう。
緊急の場合は必ず「これから○○についての資料×枚をＦＡＸで
お送りしたいのですがよろしいでしょうか」と確認した後送るようにしましょう。

また、ＦＡＸは色が薄くなったり、文字がつぶれたりしやすいものです。
薄い色のものやカラーのものは判別しにくいので、送信する前に、
一度モノクロでコピーをとって、きちんと読めるか確認してから
送付するようにしましょう。


便利なツールが増えていますが、用途に合わせてそれぞれを
利用していきたいものですね。