社会人（建設業社員）としての基礎知識

ビジネス文書の書き方

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■■　　　　　　　　　ビジネスマナーの基礎知識　　
■　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　＜第１６７号＞
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◆　今週の問題　◆

ビジネス文書の書き方として正しくないと思われるものを
次のうちから選んでください。

１，ビジネス文書は、基本的には横書きで作成する
２，ビジネス文書は５Ｗ２Ｈを踏まえて書くとよい
３，ビジネス文書は起承転結に沿って書くとよい
４，ビジネス文書は短く簡潔に、要約や箇条書きなどを用いて書くとよい

◆　解答と解説　◆

正解は３です。

ビジネス文書「起承転結」ではなく、「結起承」の順で書くのが基本です。
業務連絡や報告のための文書の場合は、結論を述べ、次にそのプロセスや理由、
最後に作成者の意見や見解を書くようにするとよいでしょう。

文書に数字を用いる際のマナー

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■　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　＜第１６６号＞
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◆　今週の問題　◆

文書に数字を用いる際のマナーについての問題です。
数字の使い方が不適当なものはどれでしょうか。

１，セミナーの定員まで後五名です。
２，打ち合わせは、午前１０時３０分から始めます。
３，忘年会の二次会は自由参加となっています。
４，先ほど事故の第１報が入りました。

◆　解答と解説　◆

正解は４，です。

横書きの文書の場合、漢数字ではなく算用数字を用いることがありますが、
それは、その数字が数を表す場合です。

１，であれば人数、２，は時刻、３，も二次会、三次会と数えられますが、
４，は、「第一報」、続きは「続報」などと使われることが多く、
この場合の「一」はあまり数としての意味をなしていません。
また、品詞上でも数字ではなく名詞に分類されています。
ですから、この場合不適切な回答は、４，になります。

横書きの場合でも数を表す時に、漢数字を用いることは問題ありませんが、
例えば時刻などに漢数字を用いると、少し見づらくなってしまいます。
その数字の意味や用途に応じて、見やすいものを使っていくようにしましょう。

不祝儀についてのマナー

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■　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　＜第１６５号＞
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◆　今週の問題　◆

祝儀、不祝儀についてのマナーです。
以下の中から、上書きとして不適当なものはどれでしょうか。

１，結婚式に招待されたので「寿」と書いた祝儀袋を用意した。
２，葬儀に参列することになったので「御霊前」と書いた不祝儀袋を用意した
３，お世話になった方が古希を迎えるので「寿」と書いた祝儀袋を用意した
４，セミナー講師への謝金を支払うために「金一封」と書いた祝儀袋を用意した
５，上司が栄転することになったので「御祝」と書いた祝儀袋を用意した

◆　解答と解説　◆

正解は４，です。

講師への謝金などの場合は、「御礼」「謝礼」が一般的です。
「金一封」は金額を明示しない場合、例えば寄付金や賞金などの時に使う
上書きです。

「寿」は結婚や出産、賀寿などの祝いの時に、「御祝」は、新築、開店、
栄転などの時に用います。

葬儀の際の上書きは、宗教によって異なる場合がありますが
「御霊前」は仏式、神式、キリスト教式などどの宗教の葬儀でも使えるので、
わからない時は「御霊前」と書くようにしましょう。

電話の取り次

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■　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　＜第１６４号＞
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◆　今週の問題　◆

あなたの上司の家族から、奥様が交通事故で入院したという電話が
かかってきました。
しかし、上司からは重要な会議に出席しているので、
電話は取り次がないようにと指示を受けています。
さて、あなたはこんな時次のどちらの対応をすればよいのでしょうか。

１：ケガの程度などの詳細を聞いて、会議中の上司に伝え指示を仰ぐ
２：ケガの程度などの詳細を聞いておいて、会議が終わり次第上司に伝える

◆　解答と解説　◆

正解は１です。

電話は取り次がないようにと言われていても、
伝えなくてはならないような状況や事態が起こることもあります。
もちろんこれは緊急事態ですから、すぐに伝えなくてはなりません。
方法や手段はともかく、とりあえずすぐに上司に伝えるようにしましょう。

ビジネス文書の敬語についての問題

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■　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　＜第１６３号＞
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◆　今週の問題　◆

ビジネス文書の敬語についての問題です。
次の文章をビジネス文書で書く場合、どのような書き方をするとよいでしょうか。


Q.1　この件についての返事をきかせてください。
Q.2　領収証を送ったので見ておいてください。


◆　解答と解説　◆

A.1　ご多忙のことと存じますが、ご返事を賜りますようお願い申し上げます。
A.2　領収証を同封いたしましたので、ご査収ください。


１のように返事を催促したり、先方の手間を取るようなお願いをする場合は、
「ご多忙のことと存じますが…」や「お手数をおかけいたしますが…」など、
相手の都合を気遣うような言葉を先に述べた後にお願いをするのがマナーです。

２の「ご査収ください」は「調べて受け取ってください」という意味です。
ビジネス文書、特にＦＡＸの送受信などではよく使われる言葉ですから、
意味もきちんと知っておきましょう。