社会人（建設業社員）としての基礎知識

開封確認の自動返信をリクエスト

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■　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　＜第１５７号＞
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◆　今週の問題　◆

取引先からのメールで、開封確認の自動返信をリクエストされました。
この自動返信メールには、何かメッセージを書いた方がいいのでしょうか。
それとも、そのまま手を加えずに返信してもよいのでしょうか。

◆　解答と解説　◆

この開封確認の自動返信機能は、
受信者が開封確認メールを送ることに同意しなければ送られないものです。
さらに、この機能がついていないメールソフトもあります。
絶対に送らないといけないというものではありませんから、
送る場合も、特にメッセージを追記する必要はありません。

もちろん、内容についてのコメントを添えてもかまいませんが、
重要な話であれば、改めてメールや電話で用件を伝えた方がよいでしょう。

電話がかかってきましたが、声が遠くて聞き取れません

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■　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　＜第１５６号＞
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◆　今週の問題　◆

お客さまから電話がかかってきましたが、声が遠くて聞き取れません。
さて、その時あなたは、取引先の方にどのように聞き返せばよいのでしょうか。


１，「もう少し大きな声で話してくださいませんか」
２，「電話が少し遠いようですが…」
３，「少し声が聞き取りづらいのですが…」

◆　解答と解説　◆

正解は２です。

１は、横柄な印象を与えてしまうのでよくありません。
２，と３，は似たような言葉ですが、原因はお客さまの声にあるのではなく、
電話であるという言い方をした方が、与える印象も悪くないかと思います。

小さな違いですが、こういった配慮の積み重ねが、大きな差になっていくのだと
思います。

お世話になっている方にお歳暮を贈らなくてはいけませんが

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◆　今週の問題　◆

１２月に入りました。
本来ならお世話になっている方にお歳暮を贈らなくてはいけませんが、
先方が喪中のため、今年は贈らずにおきました。

さて、上記の判断は正しいのでしょうか。

◆　解答と解説　◆

喪中の方にお中元やお歳暮を贈るかどうか迷う方もおられるかと思いますが、
感謝の意味での贈り物なので、遠慮する必要はありません。
贈る側が喪中の場合でも同様です。

ただし、贈る側が四十九日を迎えていない場合は、
時期をずらしてもよいでしょう。

いただいた名刺の扱いについて

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◆　今週の問題　◆

今週は、いただいた名刺の扱いについてのマナーです。

次のうち正しいマナーはどちらでしょうか。

Ａ：忘れてはいけないので、先方の情報をその場で名刺の裏側に書き込んだ。
Ｂ：会社に持ち帰ってから、先方の情報を名刺の裏側に書き込んだ。

◆　解答と解説　◆

正解はＢです。

名刺に情報を書き込んで管理するということは、当たり前のことですし、
先方も当然知っていることではありますが、
名刺はその人自身を表すものですから、その場で書き込むことは
やはり失礼にあたります。
会社に持ち帰ってから、情報を書き込むようにするとよいでしょう。

後で見たときに思い出しやすいように、名刺交換をした日時や場所、
用件などはメモしておくようにしてくださいね。

挨拶文についてのマナー

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■　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　＜第１５２号＞
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◆　今週の問題　◆

今週は、挨拶文についてのマナーです。
取引先の企業へ送る文書の前文として適当なものは、次のうちどちらでしょうか。

１：○○の候、貴社ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。

２：○○の候、貴社ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。

◆　解答と解説　◆

正解は１です。

２の「ご健勝」というのは「体が丈夫で元気なさま。すこやか」という意味
ですので、個人宛の文書用であって、企業や組織宛ての文書に用いるのは
間違っています。

企業や組織あての文書には、
ご隆盛／ご繁栄／ご盛栄／ご発展／ご隆昌／ご繁昌／ご盛大などを
使用するようにしましょう。