窓口受付会計ミスにご用心

皆様のクリニックは、毎日の窓口の負担金が帳簿上と実際のお金がきちんと合っていますか？

10円、100円がおつりの渡し間違いなどは、よくありそうなことですし、大きい病院や患者数の多いクリニックだと、間違う確立も高くなるかもしれません。

私のクリニックでは、午前に一度締めて、レセコンから出力された窓口負担金と実際のお金が合うか確認します。さらに、午後も同じようにします。

10円〜2000円くらい合わなくなることもあり（多い時は7000円とか）、合わない時はレジやレセコンの打ち込みを見直してもらいどのあたりで合わなくなったか、きちんと調べて報告してもらいます。

特に、一般企業や公務員の給料日後は、万札で支払われる方が多いのでおつりのやりとりが大きい金額になるので要注意です。

「合わない」ということは患者さんにお渡しするおつりを間違えてしまった、ということですから、なあなあで済まされることではありません。

注意したいのは、「故意的なミス」です。
いつも特定の人の勤務の時だけ100円〜300円程度合わない（持ち帰っていた）あるいはスタッフがグルになって小銭をごまかしていた、ということもあるようです。

さらに、金額ミスはない・・・と信じていたところ、実は合わない時にはスタッフが自分たちのお金から埋め合わせていた、というクリニックもあります。

すなわち・・・・余分にお金をもらってしまったときは・・・スタッフが持ち帰っていたことが発覚したわけです。ある意味、横領が行われていたのです・・・

窓口負担金は、不正がないか、合わないことがないか、院長や事務長や奥さんがきちんとチェックしておくべきだと思います。

万が一、つり銭ミスがあってもきちんと報告できる体制と、2度と間違わないという緊張感と、お金を扱う誠実さを植えつけていきたいものです。

ウチもありますね。
多い時と、少ない時があります。余ったお金は、プールしておいて、足りない時にそこから埋めるようにしています。
だいたい、会計締めるときは、僕もそばをウロチョロします。で、合わないと、どこで間違えたかを追求するようにしています。
難しいですよね、お金を扱うこと。

[みんみん]

お金ってほんと難しいですね。だいたい合わない時はほとんどありませんが、合わない時はレシートとレセコンのチェックをさせてます。それでどこでミスがあったか分かれば、正直に患者さんに申しでるようにしています。何事も正直が肝心ですよね。

[エリリン]

うちも午前で締めて確認してもらってます。
会計は２人で締めるようにしてありますが、千円以上の不足金があった場合は連名で「始末書」を書いてもらいます。始末書を書く事を決めてからは緊張感が出たのか、最近では殆どミスは無いようです。
が、指摘されている「故意的ミス」には思いが及びませんでした。

通称「貯金箱」は悪の温床になりがちですので、必ず不一致は報告させないといけません。
不一致は基本的に半年に１〜２回ぐらいが普通でしょうか？
あまりないことが普通だということを認識させないといけませんね。
始末書は効果があります。

「開妻」です。
な〜るほど。「報告」と「始末書」がコツですね。
あとは、レシート（レジ）とレセコンチェックですね。

実は、こういうことをやっていないクリニックも…多いようです。
このコメントをご覧になった院長や奥様の啓蒙になればいいのですが

クリニックは大変ですね〜。
僕も開業医のところに週１回手伝いに行ってますが、毎日診察終了時に院長がその日の収益を直接受け取ってます。僕みたいなどんぶり勘定じゃ開業はできないですね。。。

[エリリン]

こんばんは。また思いついた事の追加です。（ここでは色々勉強させていただいているので）

うちは来院した患者さんのカルテ番号と名前を受付順で毎日、大学ノートに書いてもらっています。会計後に名前の横にその日の金額を書きます。
会計を締める時は、そのノートの合計額とレシート（レジ）とレセコンと現金とを合わせます。従って、会計のチェックは３本立てで、しています。
夜の会計で万一合わない時は、私も内線で呼び出され（普段はクリニックに出ていませんが２階に住んでます。トホホ）、会計係の人たちと私の３人で徹底チェックします。

３人目の登場（私・笑）が、会計のふたりが、どこでミスしたかを考えられなくなっている場合に、ヒントを与える事になる時もたまにあります。

[クレマチス]

当院が使い込みと窓口収入を横領する事務員が発覚してから、徹底させていること。
午前と午後、二回〆を行う。
レセコンの日計・レジロール紙・現金の三つを合わせます。
レジロール紙に日計と照らし合わせ一致した金額に患者名を記載。
看護婦側でも、日毎にカルテが届いた順に名前を記載。
こうすることで来院人数の不一致…‥つまり、窓口収入をポケットに入れることが出来なくなります。
毎日の売上を封筒に入れ金額も記載させます。
窓口から町内会費やクリーニング代を捻出した場合、領収書を同封、その旨を封筒に記載。
ここまで管理しても半年〜一年の間に、何故かきっちり一万円紛失事件が起こりますけれど。

[kcp*x3*7]

眼科で、故意に多くとられあました。
いつも1000円前後ですのに、3210円と…
一瞬高いと思いましたが、急いでおりましたし

領収書の文字も小さく、帰りの電車の中で
手元用の眼鏡に替えてみてみましたら、点数に10倍掛けて
3210円としてあったのです。

その場で気が付き指摘した時には弁明できるように
したのでしょう…泣き寝入りになると思います。

悪質極まりないです。