お役所最適化計画

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第7 移管、廃棄又は保存期間の延長
1 保存期間が満了したときの措置
(1) 文書管理者は、行政文書ファイル等について、別表第2に基づき、保存期間の満了前のできる限り早い時期に、法第5条第5項の保存期間が満了したときの措置を定めなければならない。
(2) 第6−2−(1)の行政文書ファイル等については、総括文書管理者の同意を得た上で、行政文書ファイル管理簿への記載により、(1)の措置を定めるものとする。
(3) 総括文書管理者は、(2)の同意に当たっては、必要に応じ、独立行政法人国立公文書館の専門的技術的助言を求めることができる。

≪留意事項≫
<保存期間が満了したときの措置>
○ 各行政機関においては、ガイドライン別表第2に、各行政機関の事務及び事業の性質、内容等に応じた当該行政機関を通じた「保存期間満了時の措置の設定基準」を加えて、規則の別表第2とするものとする。
○ 文書管理者は、行政文書ファイル等について、規則別表第2に基づき、保存期間の満了前のできる限り早い時期に、法第5条第5項の保存期間が満了したときの措置を定めなければならないとし、第6−2−(1)の行政文書ファイル等については、総括文書管理者の同意を得た上で、行政文書ファイル管理簿への記載により、第7−1−(1)の措置を定めるものとしている。なお、第6−2−(1)の行政文書ファイル等以外のもの(歴史公文書等に該当しないもの)の措置の定めについては、例えば、行政文書ファイル等の名称等の設定時に廃棄の措置の定めを行うことを想定している。
○ 本措置の定めについては、必要に応じ、独立行政法人国立公文書館の専門的技術的助言を求めることができるとしている。
○ 規則別表第2に基づき定められた「保存期間満了時の措置(移管又は廃棄)」については、第8−3−(1)(法第9条)により、毎年度、内閣府に報告することとされており、内閣府において、各行政機関における一次的な評価・選別のチェックを行うこととなる。
○ 法施行前に作成・取得した行政文書ファイル等についての保存期間満了時の措置は、できるだけ早期に設定するよう努めるものとする。
 内閣府への報告について、報告する側も面倒だが、内閣府はこれをどうやってチェックするつもりなのだろう。

 あと、法施行前に作成取得された文書についての措置というのは、量が膨大であるだけに頭の痛い問題である。
 さらに文書管理システム導入時には、システムへのデータ入力なんて事務もきっと発生するのだろう。10年前の情報公開法の施行時のように。10年前の時は事実上最後の2カ月ほどでの突貫作業を強いられ、故意過失問わず膨大な行政文書ファイル管理簿への搭載漏れが発生していると思われる。

 この問題だけではないが、法施行前の文書の新しい管理体制への移行がスムースに確実にできるか否かが新しい公文書管理体制が軌道に乗るかどうかの成否にかかわると思う。

2 移管又は廃棄
(1) 文書管理者は、総括文書管理者の指示に従い、保存期間が満了した行政文書ファイル等について、第7−1−(1)の規定による定めに基づき、独立行政法人国立公文書館に移管し、又は廃棄しなければならない。
(2) 文書管理者は、(1)の規定により、保存期間が満了した行政文書ファイル等を廃棄しようとするときは、あらかじめ、総括文書管理者を通じ内閣府に協議し、その同意を得なければならない。この場合において、内閣府の同意が得られないときは、当該文書管理者は、総括文書管理者を通じ内閣府と協議の上、当該行政文書ファイル等について、新たに保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。
(3) 文書管理者は、(1)の規定により移管する行政文書ファイル等に、法第16条第1項第1号に掲げる場合に該当するものとして独立行政法人国立公文書館において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、総括文書管理者の同意を得た上で、独立行政法人国立公文書館に意見を提出しなければならない。

3 保存期間の延長
(1) 文書管理者は、施行令第9−1に掲げる場合にあっては、保存期間及び保存期間の満了する日を延長しなければならない。
(2) 文書管理者は、施行令第9−2に基づき、保存期間及び保存期間の満了する日を延長した場合は、当該延長後の期間及び当該延長の理由を総括文書管理者を通じ、内閣府に報告しなければならない。
 廃棄についての同意のほか、保存期間の延長についても内閣府へ報告する仕組みとして、安易な期間延長を防ぐ仕組みとしている点は評価できると思う。
 しかし、先にもふれたが内閣府における同意に先立つチェック作業は相当膨大なものとなることが予想される。延長についてのチェックなんてする余裕はないのではないだろうか。

 また、現実としては保存期間が満了した行政文書であっても、廃棄も移管も保存期間の延長もなされずにただ放置されているものが相当数存在する(行政文書管理簿をちょっと調べてみればそんな例がごろごろ出てくる)。
 さらに、行政文書ファイル管理簿上は廃棄されたことになっているが、現実の処理が追い付かなかったり忘れられたりして実際には廃棄されていない文書というのも相当数存在する。
 これは現行法のもとでも違法だが、この「なにもしない」というサボタージュ(実際は余裕がないが故のやむを得ずという場合がほとんどで、あえてサボタージュをしているわけではない)をいかに防ぐかが運用上の大きな課題になると思われる。次に出てくる監査の強化と合わせ、実際にこういった整理作業が行いうる定員等の環境の整備が必要と考える。


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