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管理者が部下に仕事をやらせるときは、必ず報告をさせなければならない。
ところが、それらの報告をさせるとき、要領のよくない報告をする部下がいる。
また、仕事が終わったら、それで、そのまま報告をしない部下もいる。
こうした部下に対して管理者は、報告の仕方について良く指導をしておく必要がある。
命令された仕事を成し遂げた場合は、それがどんな内容のものであっても、必ず報告させるようにすること。
そして、５Ｗ１Ｈの原則も忘れないように報告させることである。
ようするに管理者は、命令の出しっ放し、仕事のさせっ放しではなく、きちんとした報告を求めるようにすべきである。
このような点で、非常に部下の教育が徹底しているのがＹ社のＮ課長である。
Ｎ課長は、命令、指示も、部下を納得させ、行動化させるよう適切なものを与えている。
部下の中には、命令を実行することだけに気を奪われ、結果の報告を忘れてしまう者いる。
忘れないまでも、報告の時期を逸して遅れることもある。
このような現状で、Ｎ課長が部下の報告を期待するとしたら、結局、それを部下にほのめかすか、はっきりと質問をするしかないわけだ。
そこでＮ課長は、部下達を集めて命令に対する報告の意義を徹底的に教育した。
まず第一に、命令に対して報告は絶対に欠かせないものであることを教えた。
特に、報告とは仕事が完了した場合だけでなく、現在の進行状況、完了予定日などについても、できるだけ報告するよう要望した。
それらの報告も、何か問題がある時だけすれば良いのではない。
異常がなければ「異常なし」、予定通り進行していれば「予定通り進行中」という報告も、命令を出した当事者には重要な情報源になるということも強調した。
次は、正しい報告の仕方について教育した。従来の部下の報告の仕方は、各人の思うようにやってきた。そのため、人によって正確さに差があった。
部下によっては、自分に都合の悪い点は、実態を隠して報告したり、省略したりする者もいた。
判断基準にも個人差があって、同じような事柄の判断をするのに、楽観的、悲観的と、それぞれ観測、判断の仕方に差があった。
このような部下達の実態をつかんでいるＮ課長は、それらの事例を一つ一つ取り上げ、正しい報告の仕方を徹底的に指導した。
このようにして、報告の必要性、方法についての指導をした結果、Ｎ課長と部下のコミュニケーションは大変良くなった。
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