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熟考の上作成され、配布が行き渡り、広く認知されたEメール方策は、必要不可欠な通信技術の一つであるEメールの乱用とそれに関わる訴訟をかなり防止することが出来る。
従業員のEメール使用に関する適切効果的な方策は、不適当なEメールを送ったかどで解雇された従業員の起こす訴訟は言うまでもなく、人種及び性的嫌がらせ、中傷、プライバシー侵害に関する申し立ての回避を可能とするものである。
このような規制を実施することにより企業機密も保守され易くなる。
実際に好結果を生んでいるEメール使用規制は実状に基いたものである。
規定は書面形式を取り、実施可能であり、公平かつ偏見のないものであり、又以下のようなものでなければならない：
l 企業Eメールの私的使用は容認されるが、最低限に止めるべきであることを従業員に通達するものであること；
l 従業員のプライバシーや機密性に関する権利はないことを従業員に通告するものであること；
l 雇用者がEメールシステムを監視する権利を保持することを従業員に通達するものであること；
l 従業員はEメールメッセージを他の書面ビジネス通信と同じように、プロフェッッショナルな態度で、配慮深く、機密性を保って扱うべきであることを指摘していること；
l 企業のコンピュータ、Eメールシステム、配信リストの使用及びアクセスは従業員に限るものであることを記載していること；
l 嫌がらせ、差別、中傷、詐欺行為、わいせつ、下品、恥辱、又は威圧・脅迫などの部類に属する明示的表現は許容黙認されるものでないこと、又解雇処分及びそれに至るまでの懲戒処分が科せられる可能があることを完全明白化するものであること。
当該規定の配布と受領承認はこのような規定を成功に導くにあたって不可欠である。
全従業員を対象として受領承認と規定同意をする書面に署名提出することを義務付けるべきだ。
配布方法としては、従業員ハンドブックや社内規定及び手順手引書に編入したり、ポスターや研修プログラムを使う手段がある。
特に推奨されるものとして、Eメールシステムにアクセスする度に表示されるポップアップ式（画面にポンと飛び出る仕組みになった）ウェルカム（冒頭表示）画面上で使用規定を従業員に忠告する方法がある。
裁判所はEメールと従業員に関してどのような立場をとっているのだろうか？
Eメール規定を構築するにあたって障壁となり得るものが幾つかある。
従業員のプライバシー権利や電子通信を保護する法令---電子通信プライバシー法（ECPA）、全国労働関係法（NLRA）、及び憲法修正第一箇条---は幾つもの裁判所で論議されてきた。
プライバシー事項を取り上げた州法や憲法修正第一箇条に関連したプライバシー論争の客観的判断を予測する目安となるものとして、雇用者がEメール規定を設定していなかったり、Eメールのような通信の機密性を保証していた場合でも、裁判所は一般的に言って冷淡であるということが挙げられる。
然しながら連邦第七巡回区控訴裁など、雇用者がEメール通信を監視する権利を確保していない場合、適度なプライバシー権のある可能性があるという見解を下しているものもある。
ECPAが未熟段階であるという事を前提とした上で、雇用者が従業員のEメールを監視するのに最良な方法は、徹底したEメール使用規定と署名済み従業員受領承認書が挙げられる。
従業員が組合組織活動の目的で企業Eメールシステムを使用する場合、雇用者はNLRA絡みの問題にぶつかる。
NLRA第8条は労働組合権利の執行を不当抑制することを禁じている。これが業務外使用を包括的に禁止するのが最良策ではない理由である。
上記に挙げたような初期段階的障壁はともかく、適切なEメール方策の作成と維持はテクノロジー迷路をさまよう今日にあって不可欠のものである。
E通信に関する法令や訴訟が未だ形成段階にある中、雇用者は先手を取った計画を立て、Eメール通信関連の訴訟可能性を少なくすることを目的に、法的助言を得て規定作成に当たるのが最良策と言えよう。
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