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 Wordの「差し込み文書」機能は、指定した場所に外部ファイルの文字列を挿入する機能です。例えば、Excelで作ったデータベースを元に、宛名や数字など文書の一部だけを変えて書類を大量に作成したいときに、一括処理できます。文書ごとにファイルを書き変えて保存せずに済みます。
 ただ、差し込み文書機能っでExcelファイルを指定すると、内容が変わってしまう場合があります。これはExcelの一部の書式が反映されないためです。よくある例としては、Excelのセルの設定で数値に書式を適用している場合です。データとして記録されているのは数字だけなので、書式が外れて数字だけの表示になってしまいます。解決するにはいくつかの方法があります。
 「ダイナミック データ エクスチェンジ(DDE)」を使った方法を紹介しましょう。「オプション」内の設定項目の場所はバージョンによって異なりますが、Word 2002以降は同じです。ここではWord 2002で解説します。
 まずDDEを使えるようにWordの設定を変更します。
①Wordを起動して「ファイル」「オプション」と進み、「Wordのオプション」を開く。
②左のメニューから「詳細設定」を選び、「全般」のグループにある「文書を開くときにファイル形式の変換を確認する」をチェックする。「OK」を押してウインドウを閉じる。
 すると、次にExcelファイルを読み込んだときに差し込み文書機能で「データ ファイル形式の確認」のウインドウが現れるので、ここで「Microsoft Excel ワークシート DDE」を選びます。これでExcelで使用していた形式が反映されるようになります。
①設定後にExcelファイルを設定すると「データ ファイル形式の確認」のウインドウが現れる。「すべて表示」にチェックを入れて、「Microsoft Excel ワークシート DDE」を選ぶ。
②データの範囲を指定する。(「ワークシート全体」)「OK」を押す。
③使用するデータを指定する。チェックボックスからチェックをはずすとその項目が飛ばされる。

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