Outlookでスケジュール共有 ( その他コンピュータ ) - 広島やらせ乾杯本舗旧館

最近何かとばたばたしておりまして・・・というか、多かれ少なかれいつもそうですが・・・スケジュールの管理が追いつかなくなってきました。
そこで、先月中旬から、スケジュール帳を共有しています。

私のスケジュールは、アウトルックで管理しています。
ということは、同じ学内ＬＡＮのメンバーであれば、誰からでも予定の有無くらいは確認できます。
しかし、私の場合、頻繁に予定の調整が必要になる事務スタッフなど７名の方に、予定の詳細まで含めて、すべてを共有することにしました。

予定の共有というのは、単に公開するだけではなくて、予定を入れることもできるということです。
当ブログのご常連でも、ウプサラ太郎さんやtomoさんのようなスーパー・ビジネスマンの皆さんは、アシスタントの方にスケジュール管理を任せていてうまくいっているようなので、思い切って私もやってみました。

そしたら、もう、驚くほど快適です。
まず予定を調整する手間がいらない。
私のスケジュール帳の空白部分には、自由に予定を入れてもらってかまわないことにしています。
だから、調整が必要ない。

スケジュールのすりあわせが不要だというのは、ものすごく、時間の節約になります。
今までは、調整が必要になるたびに、空いている時間のリストを作って渡したりしていましたが、そんな手間は一切不要。この空き時間リストというやつは、もし調整中に別の予定が入ったら、大急ぎで作り直して渡し直さないといけませんが、こんな作業も全く不要です。
忙しい人ほど、スケジュールは公開すべきだと思います。

ただ、大学の教員の場合、職業柄、調整が難しい部分もあります。
それは、この画面の下の方の、いろんな色で色分けしている部分、To-doリストです。
たとえば論文の締め切りとか、スケジュール帳に何時から何時までというカタチで書き込むことができないので、人とスケジュール調整が難しい。
しかし、明らかにその作業のための時間はどこかで確保する必要があるわけです。

さぁ、そこでどうするか！！
↓↓

そこで、こんな風に、To-doリストに設定した作業をするための時間を、スケジュール帳に書き込むわけです。
「論文執筆：締め切り直前につき面会謝絶」なんて書いてますが、この時間帯にこの作業をしなかったら絶対間に合わないという時には、そのための時間を確保します。
そうすると、ありがたいことに、スタッフの皆さん、この時間は確保してくれるよう、配慮してスケジュール調整をしてくださいます。
もちろん、一応「論文執筆」としているけれども、必ずしもこの時間帯でなくてもいいなんてこともあるわけで、そのときには「仮の予定」として設定します。
「仮の予定」に関しては、変更してもかまわないということにしています。

と、こんな風に、スケジュールを公開することで、スケジュール調整の手間がなくなるだけでなく、一緒に作業をしているという一体感が強まります。

時間が空いている限りスタッフの皆さんと一緒に働くし、どうしてもやらないといけない作業があるときには逆にスタッフの皆さんが私のために時間を作ってくれる。

スケジュールを公開するって、こんなに幸せなことだったのか！！
昔からそうしておけばよかった！

そう実感する、今日この頃です。