社員研修 『期待される管理者となるために』

「過去と未来は鉄の扉 変えられる未来に向かって挑戦しよう」

全体表示

[ リスト ]


[管理者研修] ブログ村キーワード


 おはようございます。前回予告したとおり「報告の仕方」について、爛汽薀蝓璽泪鷸子屋瓩箸靴討里泙箸瓩貌ります。状況対応を加味し狄場実態瓩帽腓錣仕宜お考え下さい。

1.報告の目的
  組織は報告によって連携を保っています。報告の目的は、「事実」を知らせることです。従って、上
 司が部下に報告することもあります。また、あなたが自発的に行う『上司補佐』としての「情報提供」 も広義の報告に入ります。
  
  通常上司は、指示・命令した仕事の経過・結果を、部下からの報告で意思決定をしたり、行動を起こ
 したりする場合の判断材料とします。その意味で、報告の終わっていな い仕事は「未完了」なので す。
また、横の報告とも言える関連部署への「連絡」も含め、報告すべき時に報告を怠ると相手に不信感
 や不安感を与え、『人間関係』を破壊することもあります。

2.報告のタイミング
  部下には指示された仕事を最後までやり遂げる「遂行責任」があります。が、仕事の結果はその出
 来・不出来にかかわらず、犖饗Л畛纏を指示した上司に「結果責任」があります。
  
  報告は聞かれる前に、時期を失わず、タイムリーに行うことが大切です。「どうした?」と催促され
 るようでは、折角の努力が半減します。
  上司は、あなたの報告を聞いて次の手を打ちます。そのため「悪い報告」ほど早くすることが肝要な
 ことであり、上司には手を打つ余地があります。

3.動的組織における報告の相手先
  組織には指示(命令)系統の統一が必要です。つまり、ワンマン・ワンボスです。そのため、報告は
 指示をした結果責任のある直属上司にするものです。
  しかし、動的組織では必ずしも原則どおりにはいかず、ボス(直属上司)を飛び超えて指示(命令)
 されることもあります。
  仮に、ボスを飛び越え指示(バイパス)された場合には、部下は報告をボスを通さず飛び越え(ジャ
 ンピング)することもあります。

  でも、どうなんでしょう? 人間は感情の動物。こうしたことが恒常化すると、当該グループの組織
 運営を担う中間管理者(ボス)は自身が爐覆いしろ瓩砲気譴討い襪伴け止めることが危惧されま  す。

  従って、直属上司であるボスの立場を考慮すれば、「特命事項」とか「軽易なこと」は別として、部
 下はボスにもその経緯を報告し、『情報の共有化』を図るべきでしょう。
  爐弔泙蕕覆き瓩茲Δ忙廚┐討發茲あることで、決して珍しい話ではありません。
  ですが、思いのほか大事なことでもあります。その点、あなたの組織では?

  情報過多の時代、昨年11月に自己啓発資料として『八甲田山死の彷徨』(新田次郎作)をお勧めした とがあります。小説ですから脚色されているとは言えモデルがあり、全くの創作ではありません。「生 きた教材」として読むとここで当方の申し上げていることが、多少はご理解いただけるように思えま
 す。

4.報告の判断基準と順序
  次を判断基準として、報告の順序をあらかじめ決めておきましょう。
   ・時間的に急ぐものから
   ・内容の重要なものから
   ・上司が聞きたがっているものから

5.報告は主観を交えず事実の伝達
  聞かれことだけについて、主観を交えず、事実だけをありのままに伝えましょう。(事実と意見は
 区別して、形容詞にも気をつけて)推論もいけません。
  ※ 叱責を恐れて、『嘘』の報告をしてはいけません。

  ベテラン社員の中には、責任感が強いが故に、自分で何とかしようと「隠す」人がいがいます。これ
 は却って傷口が大きくなり、事後処理に多大な労力を要することもあります。実際に社会的大問題とな
 り、ゴーイングコンサーンとしての生命体をもった法人企業が消滅したケースがあることは、あなたも
 ご記憶でしょう。

6.結果報告は口頭または報告書
  期限付きの仕事や重要な仕事は終わり次第、口頭または社内メールで報告しましょう。
  また、記録を残しておいたほうがよいと判断した場合は、報告書(含むメールの添付ファイルとして のワード・エクセル)にして日付を入れ保存しておきましょう。
  職場慣行で文書により報告する場合でも急ぐ内容は、とりあえず口頭で報告しておくのが良いでしょ
 う。

7.中間報告の必要性
  長い期間かかる仕事は、途中で“中間報告”を入れましょう。これにより、上司は進捗状況をチェッ
 クします。予期せぬ出来事での変更を余儀なくされる場合は、状況対応はあるものの犖饗Л疇斑農豺
 せず、その都度報告し指示を仰ぎましょう。

8.上司への報告はタイミングを見計らう
  あなたから見ると、上司は暇そうに見えるかもしれませんが、上司には上司としての 本来業務があ
 り結構忙しいものなのです。そのため良い結果報告をしようと張り切って行くと、「今忙しいから後に
 してくれ!」と言われる場合もあるものです。
  上司は悪気があって言っている訳ではないのでガッカリせずに、様子を見て改めて報告に行きましょ
 う。

9.ま と め
  報告は「6W3H」を活用し要点をもらさずに、簡潔にわかりやすく、結論から先にしましょう。
  経緯(経過)・理由は、上司から聞かれたら、その時になってするものです。
  あなたも人間ですから、報告時に処理するまでの「苦労話」、「自慢話」を聞いて欲 しい気持ちは
 わかりますが、「不要」です。
  それよりも上司から「君は今回の件を処理してこの先どうすればいいと考えるかな? 君の意見を聞
 かせてくれ」と言われることもあるので、自分の意見は聞かれなくても用意しておくようにしたいもの
 です。

  では、今週も元気で業務にお励みください。ありがとうございました。


【参 考】「部下の報告を促すマジック・フレーズ」(2014年7月14日(月) 投稿記事)

     『報告を受けるマジック・フレーズとしてのねぎらいの言葉』



■ 管理者研修講師 『人材教育研究所』:「部下をパートナーとして職場目標を達成しよう」

※ お問い合わせはこちら ☞ sueki@hanashi.biz どうぞお気軽に。

この記事に


.


みんなの更新記事