NYMM頑張りました!!(笑)

新年初日記です(笑)

「5th New Year Mini Meeting2013」が終わって

早いもので１週間が過ぎようとしています。

今年も実行委員長を務めさせていただき、

9月末より準備を進め、1月13日まで

年末年始をNYMM一色で突っ走ってきました。

振り返ってみるとNYMM準備始めてから、

まったくBlog等のUPしてませんでしたねぇ…(笑)

そんな余裕もない怒涛の日々でした…

NYMM開催までどんな準備を進めてきたのか、

ちょっと書き出してみます。

まず日程を決めなければはじまりません。

最初の会議で日程を決め、おおまかな内容の確認を行います。

NYMMは2回目までは祝日の成人の日に行っていましたが、

アンケートで日曜を望む声が多く、3回目から日曜に行っています。

理髪店はじめ一部の職種からは、まだ月曜を望む声もありますが…(笑)

次は会場の確保です。

NYMMはこれまで3回会場が変わってきました。

第1回目は神戸しあわせの村、

第2回、第3回は神戸総合運動公園第4駐車場(250台収容)

第4回、第5回は同じく神戸総合運動公園第18駐車場(600台収容)です。

会場も100台ぐらいまでならそこそこ借りられる場所があるのですが、

200台を超える場所っていうのはなかなか貸してもらえるところがありません。

今の会場はやや縦長ですが、キャパシティ的にはなかなかいい感じですね。

その分会場費は高いのですが…(笑)

その後、郵送する資料の作成です。

実は毎年、テーマカラーを決めていて、

バッヂの色や、資料の色もそれに合わせているんです。

3回目はブロンズイエロー、4回目はアーモンドグリーン、

そして今年はサーフブルーでした。

チラシ、ポスターのベースカラーもサーフブルーになってるんですよ。

資料の内容が確定したら、次には郵送の準備です。

チラシ、ポスター、案内文章を入れた資料を

120以上の西日本のMiniShopに郵送します。

チラシ15枚、ポスター1枚、案内文1枚がワンセットなんで、

120件に送ろうと思ったら、チラシだけでも1800枚、

それ以外にもJapanMiniDayやマッチボックスジャパンで行った

手配り用や、挨拶回り用なども含めると3000枚近くを印刷します。

そのほかにも西日本の主要ミニオーナーズクラブ20件、

これまでアンケートで住所を書いてくれた方には

案内はがきを出しますが、これが100枚、

印刷物だけでも結構な量になります。

これを夜な夜なファミレスなんかでラベル貼りしたり、

袋詰めしたりするんです(笑)

資料関係の準備がひと段落すると、SHOPへの挨拶回りが始まります。

クラブやSHOPのつながりを超えたイベントを謳っているため、

参加者確保のためには、SHOPに直接足を運んで

あいさつするといった感じで足で稼がなければなりません…

年末の週末は仕事や用事がある以外はほぼあいさつ回りで東奔西走、

2組で手分けして最終的には47件のSHOPさんへご挨拶ができました。

そんな小さな努力へたくさんのSHOPさんが応えていただき、

50件近い個人・SHOPから300品を超える協賛品を頂きました。

参加された方からも、

「協賛品が豪華で本当に楽しみです」という声も寄せられています。

これらの協賛品がどこのSHOPから頂いたものかが分かるように、

SHOPのステッカーを作って1品1品に300品すべてに貼っていきます。

さらに抽選会の準備として

これらの協賛品にすべて抽選番号シールも貼っていきます。

当日資料は、パンフレット、領収証、感想アンケート、

抽選券、記念ステッカー、記念バッヂです。

パンフレットに載せている会場見取り図は、

今年は昨年と駐車スペースとミニ押しレースの位置を変えたんで、

作り直しです。と言ってもCADなんてできないんで、

超アナログにエクセルでしこしこ作っています(笑)

領収証や抽選券(参加者用＆抽選用)も印刷して切って、順番に並べ替えます。

地味に大変な作業です(笑)

記念バッヂは新年らしく鏡餅とMiniをデザインしたもので、

Mini仲間が考えてくれました。

今回初めて作った特製ミニカーにもこのデザインが使われています。

これは本当にかわいいGoodデザインだと思います。

NYMM記念ステッカーも実行委員が1枚1枚切出しています。

1回目163台、2回目は207台、3回目は209台、4回目は228台と

じわじわ増えてきた参加台数も5年目にして一気に322台になりました。

前年比141％、第1回目比では198％と約2倍の増加となっています!!

これまでの参加数の経過を鑑み、1年目は200、

2年目からは300の資料準備をしてきました。

これは抽選券のみを買われる方の数も含めての300です。

しかし今年は参加者の出足も早く、昼前には抽選券の販売をストップ、

急きょすでに受付していた実行委員からも資料を回収して対応しましたが、

焼け石に水…　38台の参加者、10人の実行委員に

資料を渡すことができませんでした…

個人的にはバッヂやステッカーだけでも

手渡せなかった人に何とか渡したいですね…

当日が終わると、会計を合わせて、

ご記入いただいたアンケートをすべてエクセルに入力、

住所を書いていただいた方、MiniShopに

お礼のはがきを出して一連のNYMMが終了です。

お礼ハガキまで出してるイベントはなかなかないと思いますが、

自分が参加したイベントからはがき来るとうれしかったんで、

個人的なこだわりでやってます(笑)

こうやって書き出してもなかなかの実務量だなぁと思いますが、

実際はその何倍も大変なんですよ(笑)

記念品や協賛品まで含めて、参加費500円っていうのは格安ですよねぇ…(泣)

運営経費を実行委員が5〜6万円も立て替えてるような自転車操業なんで、

ちょっと参加費を考える時期なのかなぁとも思います。

終わったら本当に燃え尽きる感じです。

参加者の皆さんが「楽しかったよ〜」

って言ってもらえるのと、

当日はたくさんのMini仲間が手伝ってくれるのが大きな心の支えですね。

仕事も年々責任も重くなるとともに忙しくなり、

この勢いで趣味の世界がどこまでできるかわかりませんが、

出来る限りは突っ走っていきたいなぁと思ってます。

今年もご指導、ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。

お疲れ様でした。いつも陰で奔走してくださっている皆さんのおかげと感謝しております、今回は初めて抽選にも良いものが当たり喜んでおります。また来年も宜しくお願いします。