社長秘書の仕事整理術【ファイリング・導入編】

社長秘書の仕事整理術【ファイリング・第一段階】>

膨大な懸案事項、情報、名刺、資料、記録・・・
どんどん更新され、新しい懸案や問題も発生する

同時進行に不可欠なのは、
仕事を分類・整理して取り組むこと。
無駄を無くすこと。

頭の中で整理するのも大切ですが、情報を整理するのも大切です。
逆を言えば、脳で整理できていないものは、ファイリング整理も出来ません。

仕事は、出来るも出来ないも、段取り八分で決まります。（クレーム処理も同じ）

情報整理術として、ファイリング（資料や記録等を整理してファイルする）
が一般的に思い出されます

・・・でも、ファイリングって？　

ファイル（Ｆｉｌｅ）？イング（ｉｎｇ）？
進行形、つまり資料をファイルしながらも
アクティブに活用する方法だと勝手に理解しています。

では、その方法は？　ここからがファイリング編の導入部分となります。

昔、キングジムのファイルに、懸案毎に見出しで分類して整理していた頃。（多分一般的）

電話応対中、急いで取り出したら、レバーが取れて、資料が散乱！！
電話口では冷静に、『すみません、すぐに電話を掛けなおします』
なんて言ってはみたけど、大変でした。
色々な資料や通信記録がバラバラになってしまって困った経験が何度かあるのです。

原因は無理にたくさんファイルしすぎた事。

これは意外とがさばって場所をとったり、不要なものまで一緒にファイルされがちで
ファイルする内容にもよりますが、資料などを参照する時に、関係無いものまで
『よっこいしょ』っていうのは、意外と身軽ではなく、無駄が多いことに気が付きました

失敗と激流業務を完璧にこなしている経験から、セク流のファイル分類＝仕事分類術です
あくまでも目的は仕事。　ファイルすることが目的ではありません。

活用して決断する、ストーリーを作る、
部下にバトンタッチし易いようにする（説明の時間が少なくて済み、問題や間違えが起きづらい）

要点は、分類（項目・優先・重要度など）・順番（日付順、優先・重要度など）
そして時制

これからは、ファイルの時制を中心に、整理する方法を説明します。

おおまかに、

第一段階　リアルタイム（クリアファイル）
第二段階　ちょっと落ち着いた、保管する通信文書や資料など　（キングジムファイル）
第三段階ランクＡ　終了、でも次回の同じプロジェクトなどで必要
第三段階ランクＢ　終了、参考資料として必要
第三段階ランクＣ　終了、保管。

この中で、内容によっては懸案のみの個別ファイルにしたりもします。

分類しているファイルの中に、終了した時点でどんどん入れていきます。

（まだ引き続き進めている件も、資料や記録文書が多くなってきたら
一部第二段階へ進みます。）

次回は第一段階へ・・・続きます

※データ化してファイルするする方法もありますが、それはまた別編で。
あくまでセクの、現在の業務スタンスに沿った自己流ですので参考まで♡