時間術

社長秘書の時間術【外出時編③】

【外出時編】最終回です♡

？？ファックスはどうするの？？　外出時編

『あ、セクさん宛だわ・・』
と、机の上に置きっぱなしなんてしようものなら大変です

急激に進化している、世の中の通信手段ですが
まだまだファックスを使っているところもあるのです

それが放置されているなんて・・・

えっ？セクに帰社してから処理しろってこと？

言われて初めてドキッとする（気がつく）ことです。

無関心、当たり前のことを当たり前に出来る人が減っているような気がします。

一体、いくつ（何歳）なのよ・・・ここは学校じゃないんだから

内容を見て、処理できるものは、部下がする。

指示が必要な場合は、メールで内容を伝える。

・・以下はまたメールの処理と同様続きます・・

当然のことなのですが・・
言わないとダメなんです。

もっと気の利く人はいないのかしら？

外出時のメビウスの輪♡

でもこれを抜け出せないと、セク自身も前に進めない・・・ふぅっ

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社長秘書の時間術【外出時編②】

続編です♪

？？電話連絡はどうするの？？　外出時編

携帯電話命！
『圏外』恐怖症・・！

これがなければ生きていけません！
（会社の携帯電話が一番活用されているでしょう）

会社にかかってきた電話の伝言は、瞬時にセクの会社のメールアドレスに
内容をメールするよう指示しています。

以後の作業は、転送されるので、メールの対応に同じです。

急ぎの場合は、電話もさせています。
メールは必ずしもすぐに届くとは限らないから。

都合が良ければ出るし、悪ければ出ない。

（たまにある会話）
トゥルルルル・・
『もしもし』

『あっ！お疲れ様ですぅ、ｘｘですぅ・・あのぉ、今大丈夫ですか？』

『・・・大丈夫だから電話でるんだけど？』

そして、必ず用件を留守番電話に残すことを徹底しています。

着信履歴だけだと、

（よくある会話）
『着信があったみたいなんだけど・・誰がかけたの？何？』

『えっと・・・ちょっと待ってくださぁい（セクさんに電話した人～～！）』

待つほど暇ではないんだけど・・（長い保留は切ります）

『あのぉ～、ＸＸＸさんみたいなんですけどぉ、今お昼に行っているんですよぉ～』

＜ブチッ！＞←電話を切る音？　セクが切れる音？？？

人に電話して伝言も残さないで悠長にお昼に行っているなんて・・
無責任な・・・

（セクの部署内で、こんな会話、絶対ありませんが。）

つまりこういう事です。

ずっと社内に残って自分ペースで仕事している彼女らにとって
（例えば営業職にしてもそうだけど）
外出しながら色々仕事をこなすことって、どういうことかが理解できないのです

だからダラダラ残業して、たくさん仕事をしていると勘違いが起きるのです。

本当に忙しい人は、そんな時間の無駄使いをしません。

だから、説明してもわからない人には
最初から、こうしてねって、決め事をするのが一番。
セクの部下には、徹底させています。

セクへの電話＝社長への電話＝会社の最優先事項
と意識付けし続けています

自分と直接関係ないことって、
特に慣れてくると
自分ではそうしていないつもりでも、
勝手に自分都合で後回しにしてしまうのです

もし何か落ち度があって、返ってくるのは、そして苦労するのは自分です。
すみません、ではすまないことばかりです。

だからセクの言うことは、真剣にとらえてもらい、
当たり前のことを当たり前の様にやってもらうように
言い続けるのも必要かも・・・疲れるけどね

のんきな人に・・・気をつけろっ！

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社長秘書の時間術【外出時編①】

ふぅ～、今週はさすがに疲れました・・
仕事中に初！ブログ投稿です♡

火曜日、最終新幹線で大阪へ入り、宿泊

水曜日は早朝、６：３０からホテルを出て取引先と朝食ミーティング
４件ミーティングをこなし、東京へ

帰社後はデスクワークをしながら、部下の報告を聞く。
・・・イライライライラ
（どうしてそんなに結論がないの？自分の意見がないの？考えてないの？対応が遅いの？）

夜帰社して、そんなことをしながらまもなく・・
『セク、すぐ出るぞ。用意して！』・・と社長

あのねー、いくらセクでも帰社して２０分で全て処理が出来るわけないのに

部下の報告事項を優先して、全て指示して荷物をまとめて、また外出

明日も早く出社しなくちゃ・・・（泣）

秘書は、まず自分時間、つまり自分のペースで仕事は出来ない。　
社長時間と社長都合が優先となる。

外出も多いセクは、ずっとデスクワークができるわけではないので
自分が動くためには、

●即決即断、マルチタスクをいかに早くこなすか
●会社に残っている部下をいかに動かすか
●いかに同時進行できる環境を作るか
が重要な鍵となる。

？？メールはどうするの？？

社長宛のメールとセク宛のメールは、全てセクの携帯に転送になる。

携帯だけだと、文字数に限界があるので
imodeのリモートメールアドレスに転送にしている。

さらにそれが、携帯のメールアドレスに転送となる。
そうすると、文章全体が読め、添付ファイルも閲覧できる仕組み。

もしかしてもっといい方法があるのかもしれないけど
この方法、とっても使えます。

それに、この方法は海外でも有効。
疲れてホテルの部屋に帰ってから、またＰＣと向かい合って仕事をする必要がないのです。

ただ、どこでも必ずimodeが使えるかは不明なので
ＰＣを日本に置いていく勇気はありません。

・・瞬時に転送になるので、打ち合わせ中とか、移動中とか・・
とりあえず閲覧できる。　なにが起っているかがわかる。
なにをどうするか、頭の中で組み立てられる

社長への伝言や伝えなければならないことは、タイミングを見て耳に入れる。
そして処理する・・

そして次に誰に何をどうするか
転送（転送した部下がそれを読み、然るべき対応をする）
返信、指示、などなど・・処理をする。

全て同時進行！
もちろん打ち合わせはうわの空ではありません。

お行儀悪いけど、皆さんはセクが何をしているか知っています。
もちろんこの方法はＴＰＯによります

メール編でした。・・・

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社長秘書の時間術【開始編】

競争社会、ビジネスシーンに平等はない

でも１日２４時間は皆平等にある

『セクの特技』

起きたい時間に必ず目が覚める

セクの部屋に目覚ましは無い
どんなに深夜まで飲んでも、翌朝必ず目が覚める。
遅刻はありえない。

海外出張でも、そう。
セクは時差ボケがないのです
これは昔から。

どこの国でもその国の時間にアジャストできる。
自分でも不思議・・・

学生の頃は、朝が苦手で
部活の朝練、学校の始業時間、友達との待ち合わせ・・
いつもぎりぎりだったのに・・
昔からの親友は、口を揃えて言う
『信じられない、人間変われば変われるものなんだ！』

そう、『意識』の変革が一番大切
自分を変えるのは自分です

朝が早いと、１日良いスタートが切れる。

セクは意識の大革命を続けるうち、飛躍的に仕事量が増え、楽しくなった

深夜に帰宅して、頭も体も疲れ果ててバタンキュー
目覚まし時計をセットしている暇はない

頼られる秘書は、頼れる自分をつくることが大切♡

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元社長秘書の表気分＆裏気分

社長秘書の時間術【外出時編③】

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社長秘書の時間術【外出時編②】

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社長秘書の時間術【外出時編①】

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社長秘書の時間術【開始編】

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