書式・雛形屋 「小画面」

ビジネスでは、いろんな書類があり、多くは書式、雛形と呼ばれる形式を採られています。
会社毎に定型の雛形に文字を打ち込んでいくことが多いです。

しかし、書式は作られていても、書式だけを作られていても大変作業が悪いです。
すこし気の利いた書式なら、ロック機能が掛かっていて、文字の入力するところだけしかカーソルが行かない様なものもあります。
極めて稀です。

特に社内の定型雛形は、エクセルベースやワードベースになって居らず、いちいち自分で一から作る必要があることも多いです。

日常業務なら、定型の雛形も誰かエクセルベースにされています。
しかし、あくまでもエクセルベースにしているとは言うだけで、すべて手で入力することになり、大変手間と時間が掛かります。

そんなとき簡単にする方法があります。
これが小画面の設定です。
弊社のオリジナルです。

雛形に穴を開けて、ここ以外をロックすると穴を開けた部分しか入力されないものは時々見かれます。
これもある程度熟知していないと、「変な警告が出る」と周りから不評です。
不都合があると暗証番号を入力して、ロックを解除して手直しするというリスクもあります。

しかし、小画面は全く違う考えです。
書式の雛形は触りません。
もともとの書式の形を崩しません。

書式の横に、入力必要事項を入れる欄を作ります。
[Enter]を押して、下のセルに移動するようにいると大変便利です。
顧客も商品も番号管理すれば、テンキーだけで入力が済みます。
これは大変便利です。

その小画面に入った文字を入れた書式のセル、数式のバーの[=A6]とか[=AE4] と入力する。
そうすると一々マウスやカーソルで移動する手間が省けます。
必要事項だけ記入したら、[Enter]を押すだけです。

勝手に書式が埋まっていきます。
字数がセルに合わなかったら、セルを結合して大きさを調整して下さい。
もともと文字が入力されていたのでしたら、文字数も入るはずです。

気をつけるのポイントは、小画面と大画面のセルの書式です。
数字にするか、時間にするか、文字列にするかで、表示がわかります。

最初に書式を作ってしまえば、同じものを作るのに大変便利です。
書類作成の時間は、半分以下です。
書類作成のポイントです。

このようにエクセルには、いろいろな使い方が存在します。
人の数だけ使い方があります。
計算や表だけではありません。

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