計算代行 ショウエシステムリサーチ&サポート

入力作業の工夫 2

PCを扱うのことが仕事の上でも日常化しています。
事務職にあっては、必要不可欠になりつつあります。

請求書を作ったり、企画書を書いたりと、体の一部と言っても言い過ぎではありません。
個人が趣味として使うには、それ程入力作業も必要としません。

仕事となると、決められた時間の中で書類作成は、向き不向きもあります。
個人のセンスにもよります。
しかし、道具であるが故に少しの工夫で作業時間も短く出来ます。

特に、ショートカットキーは便利です。
なるべくキーを押す回数、マウスを触る回数が少なくなるとそれだけ、時間が短くなります。

私が一番よく使うのは、[Ctrl]+[P]の印刷です。
PはプリンターのPです。
覚えやすいです。

勝手にマウスに手をやることなく、簡単に印刷できます。
これが一番よく使います。
大変便利です。

それによくやるのが、カタカナ表記にする[F7]のキーです。
入力して変換するとなると結構思ったように行かないのが現実です。
そんなとき[F7]のキーを押せば、すぐにカタカナに変換出来ます。

[F6]のキーは、逆にひらがなに戻したい時、大変便利です。

知らず知らずにそうした行為が時間短縮させてくれます。

ショートキーはたくさんあります。
覚えられないくらいたくさんあります。
しかし、自分にあったショートキーは一度覚えると大変便利です。

書類作成において一番大切なことは、正確なことです。
それもすばやく出来ればなお更です。
それともっとも大切なことは、すぐに保存することです。
アクシデントで折角作った書類やデータが消えてしまいます。

[Ctrl]+[S]で上書き保存です。
SはSaveのSです。
私の場合、数行しては、上書き保存です。
慣れると苦にはなりません。

最近のソフトは、前回の時まで回復してくれる機能が付いていますが、完全ではありません。
自分のミスで文書が消えたり、データが消えた時も大変落ち込みます。
しかし、人がやった時には、怒りが吹き出ることもあります。

よくあることですが、配線のコードを足に引っ掛けて電源が抜けることがあります。
デスクに、携帯電話の充電器を取っていたりすると事件はよく起こります。
いつもいつもトラブルを引き起こす人間は決まっています。

職場の人間関係もギクシャクします。
それに突然の落雷による停電も稀にあることです。
バックアップ電源をすべてのパソコンには用意されていないと思います。

自分のことは自分で管理する。
これがもっとも重要な対策です。

災いは忘れたことにやって来ます。
上書き保存はこまめにすることをお奨めします。

大切なお客様のデータも正確に早くすることを旨と致したいものです。
日々自分に言い聞かせています。

この不景気です。
仕事を早く済ませて、家庭で過ごされることも今は大切です。

よりよい社会になることを祈っています。

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書式・雛形屋 「小画面」

ビジネスでは、いろんな書類があり、多くは書式、雛形と呼ばれる形式を採られています。
会社毎に定型の雛形に文字を打ち込んでいくことが多いです。

しかし、書式は作られていても、書式だけを作られていても大変作業が悪いです。
すこし気の利いた書式なら、ロック機能が掛かっていて、文字の入力するところだけしかカーソルが行かない様なものもあります。
極めて稀です。

特に社内の定型雛形は、エクセルベースやワードベースになって居らず、いちいち自分で一から作る必要があることも多いです。

日常業務なら、定型の雛形も誰かエクセルベースにされています。
しかし、あくまでもエクセルベースにしているとは言うだけで、すべて手で入力することになり、大変手間と時間が掛かります。

そんなとき簡単にする方法があります。
これが小画面の設定です。
弊社のオリジナルです。

雛形に穴を開けて、ここ以外をロックすると穴を開けた部分しか入力されないものは時々見かれます。
これもある程度熟知していないと、「変な警告が出る」と周りから不評です。
不都合があると暗証番号を入力して、ロックを解除して手直しするというリスクもあります。

しかし、小画面は全く違う考えです。
書式の雛形は触りません。
もともとの書式の形を崩しません。

書式の横に、入力必要事項を入れる欄を作ります。
[Enter]を押して、下のセルに移動するようにいると大変便利です。
顧客も商品も番号管理すれば、テンキーだけで入力が済みます。
これは大変便利です。

その小画面に入った文字を入れた書式のセル、数式のバーの[=A6]とか[=AE4] と入力する。
そうすると一々マウスやカーソルで移動する手間が省けます。
必要事項だけ記入したら、[Enter]を押すだけです。

勝手に書式が埋まっていきます。
字数がセルに合わなかったら、セルを結合して大きさを調整して下さい。
もともと文字が入力されていたのでしたら、文字数も入るはずです。

気をつけるのポイントは、小画面と大画面のセルの書式です。
数字にするか、時間にするか、文字列にするかで、表示がわかります。

最初に書式を作ってしまえば、同じものを作るのに大変便利です。
書類作成の時間は、半分以下です。
書類作成のポイントです。

このようにエクセルには、いろいろな使い方が存在します。
人の数だけ使い方があります。
計算や表だけではありません。

今一度エクセルを自分の物にされて、仕事の率と質を高めてみませんか?
オリジナリティーを求めます。
他社でやられていることは他者にお任せします。

オリジナリティー求められるなら、ヒントやご質問、頂けたら弊社が微弱ながらお手伝いできるかもしれません。

すべてのことには答えられません。
オーダーメイドの書式の雛形に仕上げてみませんか?

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エクセルで入力 [Ctrl]+

弊社では、貸金業法金利を利息制限法に引き直して計算しています。
この計算にエクセルベースを利用しています。

マイクロソフトのOSでPCを使われている上では不都合が少ないと考えています。
多くのPCにも利用されている安心のソフトであるというのも利用の理由です。
互換性もある程度あります。

計算をするにも必要な情報は手入力になります。
特に弊社のようにお客さまから計算の依頼を受ける立場ですと、お客さま自身に打ち込んで頂くことが多いです。
計算は弊社でしますが、金額や日付は入力して頂くことになります。

そのためこのブログでも入力作業が、少しでも楽になるようにする方法を開示させて頂いております。
日付の入力の仕方、金額の入力の仕方など様々です。

PC操作についても様々な方法が併用されています。
キーボードとマウスは必要ですが、マウス作業はもたつきます。
マウスを触らずに、マウスと同じ操作が出来るようになっています。
それが[Ctrl]のキーです。

[Ctrl]+[O(オー)]でファイルが開きます。
エクセルの一番上のバーにもカッコ書きに書かれているアルファベットがそのコマンド文字です。
すべてを覚えて使うのは面倒ですが、よく使うキーはマウスを使うより早いです。

私がよく使うのは、[Ctrl]+[P]です。
印刷です。専用のキーボードよりもよく使います。
手が勝手に操作してしまいます。
それにフルキーボードなら、エクセルのシートのアップダウンにも便利なキーがあります。

[Ctrl]+[S]は、上書き保存です。
こまめに保存していないと、急にフリーズしたとき等や突然の電源オフにとオフィスでは、トラブルはいっぱいです。
数行入力で上書き保存の癖も付けています。

[Ctrl]+[C]は、 コピーです。
[Ctrl]+[X]の切り取りと一緒に覚えると便利です。
それに[Ctrl]+[V] を同時に覚えると貼り付ける操作です。

これらは、左手だけで出来る操作のため慣れると便利です。
[Ctrl]+[Z]は、アンドゥー、つまりやり直しする時に使うと便利です。
片手で出来る操作ですからね。

右手にマウスを使われている方が多いと思います。
中には左手でマウス、右手でテンキーを使う兵も見かけます。

弊社の中にもドラッグボールのマウスを使う者がいます。
マウス自体を動かさず、上の丸いボールを動かす事によって、マウスを操作します。

人それぞれ使い方があります。
でも、なるべき時間をかけずに正確に作業する必要があります。
それをより多く世に広めるお手伝いが出来れば幸いです。

仕事の能率アップのためにも、[Ctrl]キーを使われる事をお奨めします。
少しだけ早く帰宅して家族と過ごす時間が多く持てます事をお祈りします。

貴重な時間をありがとうございました。

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エクセルで計算 013

弊社では、貸金業法の利息金利を、利息制限法に引き直して計算しています。
その計算ベースに表計算ソフト　エクセルを利用しています。
表計算と言いながら、多くのビジネス上の処理をしてもらっているソフトです。

ビジネスの仕事場では、書類作成、計算、メールの添付にと日常茶飯事の業務です。
意外に便利な機能があるにもかかわらず、使われていないのが現実です。

一番に便利と思うのは、郵便番号の住所変換があります。
エクセルだけの問題ではありません。
OSの言語辞書の問題です。

ワードやエクセル画面など、文字入力画面になると、言語のバーが出てきます。
キーボードの形や丸い球と筆の形や[あ][般]の文字などが表記されています。

この中の箱型の[ツール]を選択します。
その中から[プロパティ]を選択、
すると[Microsoft IMEのスタンダード　プロパティ]の画面が出てきます。
次に[辞書／学習]を選んで[Microsoft IME 郵便番号辞書]にチェックを入れる。
そして最後にOKをクリックします。

エクセルの画面で、[600-8310　]を入れます。
数字の後に[スペース]を押します。
この時の注意は、全角で入力します。
Aの半角が言語のバーになっている事が必要です。

[京都府京都市下京区夷之町]と住所が出るはずです。
都道府県が不要なら削除する手間は必要ですが、入力は助かります。
あとは番地を入れるだけです。

入力は大変助かります。
大変便利な機能ながらあまり使われていないのが現実です。
是非使って欲しいと思います。
データ入れていて一番大変で間違いが多いのが、住所地ですね。
これが楽になるのが一番助かります。

さらに郵便番号の[-]のハイフォンも入れるのが邪魔なら、入れたい項目のセル列を選択して、右クリックで[セルの書式設定]を選び、[表示形式]でその他を選択、その中にある郵便番号をクリック、そして、いつものOKを押します。
すると入力も少しですが、楽できます。

ただ、一度入力した郵便番号で、一気に次セルの住所地の入力までされません。
この辺は研究の仕方もあるように思えます。
上手に行かないですね。
上手に行かれている方、ご一報下さい。
逆に教えを乞いたいと存じます。

能率よく仕事されるのが理想的です。
なかなか学ばないと早くならないのが現実です。
この不景気の折、サービス残業なさいませんようにお祈りするばかりです。

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エクセルで計算 011 「(5)」と入力したい。

表計算ソフトエクセルを使って、利息制限法の利息金利に引き直し計算しています。
エクセルソフトは便利な反面、慣れるのに時間と知識が必要です。
その知識も通り一辺でなく、奥深いソフトです。

「2000」「2003」「2007」とバージョンを変えて行きます。
それぞれに奥深い知識があります。

しかし、基本的なことが出来ず、あきらめてしまうことが大半です。
昨日も紹介しました「3/4」の表記ができるか出来ないかで大きく変わります。

たかがと思われますが、日常の表記が出来るか出来ないかは大切なことです。
ここで無理と感じれば、このソフトとは縁がありません。

ここを乗り越えれば、次の坂も登りやすくなります。
幾多の坂や山が待っています。

それ以上に文書が、計算書が、請求書が、見積書が、楽に作成できます。
馴染めば1/5の手間と時間が軽減されます。

仕事の山に悩まされません。
頑張ってみる価値は充分にあります。

慣れるには同じ類を崩すことです。
同じような質問がありました。
昨日の「3/4」はあくまでも手始めです。
でも、これが出来れば、「@1000」も出来ます。

よくあるのが電話番号の表記です。
「[phone]」という電話番号です。
この「(075)」がセルに入りません。
セルに入れると「-75」と表記されませんか?

電話番号は、日常の生活でよく記入する数字です。
ビジネスにおいても必要不可欠です。
でも、エクセルでは表記出来ない。

ここで坂が待っています。
しかし、昨日の答えは「’」(アポストロフィー)を前に入れます。
これは数字の「7」のキーにあります。

これを入れて「’(075)」と入力すれば問題は解決です。
一つのクリアーすれば、同じような事に使えます。

あきらめずに困ったときは試してみてください。
意外に使える機能です。

一つ一つ問題を解決することは、借財の問題とも関連します。
逃げずに物事を解決する勇気があれば、物事は大抵の事が解決します。
自分で計算してみる勇気も必要です。

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