計算代行 ショウエシステムリサーチ&サポート

エクセルで計算 010 「3/4」と表記したい。

エクセルは表作成ソフトと位置づけられていますが、色々な計算をしてくれたり、入力を簡略にしてくれたりと、ビジネスでは手放せません。
しかし、ご家庭では利用されていないのが現実です。
どうも使いにくいと思われています。
確かに意味が分からなかったりと、使い勝手が分からないというのが正直なところです。

たまに自治会やPTAの回覧する書類をつくったりするときには、表もワープロソフトのワードで作られることが多いですね。
私どもは逆にエクセルベースで作る方が簡単に感じています。
ワードも両方利用しています。

最初に戸惑うのが、「3/4」と入力すると「３月４日」と表記されませんか?
また39876という数字が出ませんか?

「3/4」と入力したいだけなのに、「３月４日」と出ます。

基本的にエクセルは3/4は日付を表す入力です。
ですから、3/4は2009/3/4と言えます。
もちろん設定の仕方で1900年代の日付であったり、明治の年号だったりと戸惑います。
3/4と入力すると[書式]を選び、[セル]をクリックすると[セルの書式設定]の画面が現れます。

[表示形式]で[日付]を選択すると色々な表記があります。
好みの表記を選んで[OK]をクリックを忘れないで下さい。
平成２１年３月４日の表記にも、2009/3/4の形式にも出来ます。

分数形式の入力は、日付としてとらえます。
では「3/4」と表記したいときはどうするのか?
「’3/4」 「’」(アポストロフィー)を前に入れます。
これは数字の「7」のキーにあります。

もちろん、最初は数字と認識していないので、文字と同じくセルの前揃い(左端)になっていますので、表記位置を真ん中か右端に設定し下さい。

同じ応用が「@1000」などにも使えます。
昔の計算ソフトには「@」を使うものがありました。
一個の単価を表すマークです。
ビジネスの上でもよく使います。
請求書とかには、今だよく見かける印です。
この入力も「’@1000」と「’」(アポストロフィー)を前に入れます。

簡単そうな操作について書かれている本もすこし探さないと出てきません。
料理のレシピー書くときにもキャベツ1/2とかなら使う事もあります。

こういうときに書けないとイライラして使い勝手が悪いと評価されます。
確かに日本人にはない発想かもしれません。
エクセルは使うなれることが必要です。

書類も短時間で作成できます。
請求書も見積書も簡単に作成してくれます。
しかし、そんなことはないと言われている方に質問です。

まさか、文字入力を中心に作業されていませんか?
顧客名も住所も商品も担当者も文字入力に頼ると時間がかかります。
また、不正確でもあります。

ナンバーで管理して、顧客名もテンキーで数字入れるだけ、住所も顧客を選ぶと勝手に入力、もしくは郵便番号入力で住所に変換されます。
番地もテンキーだけの入力が中心です。

担当者もリストから選ぶ。
店書も支店もリストから選ぶ、もしくはナンバー管理する。
商品もリストかナンバー管理すると簡単に入力出来ます。
後は数量を入れるだけです。
金額も計算してくれます。

日付も今日の日付なら「TODAY」で入力不要です。
記入するところだけテンキー叩けば後は印刷です。
印刷もマウスもでもOKですが、Ctrl+Pで印刷画面立ち上がります。
枚数も一枚なら[OK]をクリックで印刷できます。

一枚の見積書も早いと2分もかかりません。
計算も速さが命です。
しかし、入力作業をおろそかにすると正確な計算が出来ません。
できるだけ簡単に入力できる工夫がエクセルには隠れています。

部下にいちいち聞く前に、エクセルのタネ本をデスクに潜ませると便利です。
簡単作業ほど難しい事もあります。

この記事を参考にして頂ければこれ幸いです。

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エクセルで計算 009 「0」の非表示

利息制限法の引き直し計算は、エクセルをベースに計算しています。
エクセルというと表作成と思われがちですが、実は書類を早く作るビジネスツールでもあります。

日常のビジネス業務には必要不可欠となっています。
フリーソフトの表計算ソフトもり要する事もあります。
便利といえば便利です。

しかし、エクセルで作ったデータが100パーセントの互換のないのが実情です。
細かいところはエクセルになじむと手ばねさせない状態です。

最初にこういう表計算のソフト使うとき設定が上手にされていないものがあります。
ビジネスでは、一から表を作るというより、担当者が作ったものをメールで見たりする事が多いですから、さほど気にはなりません。

しかし、一度自分で一から簡単な表を作るとなるとなかなか上手く行きません。
その最たるものが数字です。
書式でそのセルが何を表示したものかによって変わります。

一度覚えてしまえば簡単な事ですが、初心者にはわからず苦手意識が植え付けられて、自分で作成はあきらめると言う事になります。

ときに簡単な用でイライラするものに「0」があります。
計算式か組まれている場合に、基礎の数字が入っていないと「0」と合計や小計に表記されることがあります。

当然です。数値が入っていないのでからね。
折角の計算式の入った雛形でもわからずに、「0」を削除すれば計算式も削除されます。
非表示に出来ればそれにこしたことはありません。

計算する箇所だけを「0」表示されたくないなら、メニューバーの[書式]を選び[セル]を選択、[表示の形式]から[ユーザー定義]を選び、[0;-0;]と選択もしくは入力します。
あとは、[OK]をクリックするのを忘れずにして下さい。

表全体を「0」を非表示にしたいなら、メニューバーから[ツール]から[オプション]を選び、[表示]の画面で[ゼロ値]のチェックをはずすして、OKを押せば、「0」の非表示になります。

知っていると何でもない事ながら、今年入ったような女子社員に聞く勇気なかなかないですからね。
「そんなことも・・・」何て言われたら、落ち込みますからね。

ポケットサイズの便利な本も販売されていますので、使わないでもデスクの机に入れておく必要はあります。
転ばぬ先の杖になりますよ。

若手の社員の方なら、もし上司に尋ねられても、「最近気づいた便利な機能ですね」ぐらいの大人の気遣いの一言も付け加えてあげて下さい。

大人の気遣いは会社の潤滑油にもなります。
ある程度の距離を保ちつつ、円滑に行かれます事をお祈りします。

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エクセルで計算 008 日付と曜日

利息制限法の引き直しも、エクセルソフトで計算しています。
表作成というより、計算や書式の雛形に使っています。
なかなかと使い勝手のよいソフトです。
一度その便利な使い方を知れば、仕事にかかる時間が5分の1、10分の1に短縮されます。

まず大抵の事務の仕事は、請求書を作成したり、見積書を作ったり、報告書を作ったりと作る書類は決まっています。
その繰り返しの日々です。
煩わしい仕事の大半は、このエクセルで処理できます。

書類作成の日付を入れてたりしていませんよね。
こんなのは[TODAY]の関数を使えば、入力は不要です。

日付を入れたいセルを選び、メニューバーから[挿入]から[関数]を選んで[日付/時刻]にして[TODAY]を選びます。[OK]を押すのを忘れないで下さい。
一度覚えると楽です。

ましてや、平成21年5月25日などと、漢字混じりに入力はされていませんよね。
これだけでも時間の無駄です。
メニューバーから[書式]から[セル]を選び、[表示形式]から[日付]を選んでサンプルから書類に合うものを選べは[OK]です。

すこし慣れて来ると、字の幅たとえば、月と日の間隔をもう少し空けたいと思うようなときは、[書式]から[セル]を選び、[表示形式]から[ユーザー定義]を選んで、自分流にアレンジすれば良いだけです。

設定をggge y”年” m”月” d”日”に設定して「平成21年5月25日」するか、
「ggge y”年”　 m　”月”　 d　”日”」に「平成21年　5　月　25　日」ですね。

この辺は中級者の範囲です。

くれぐれも今日に書類を作り、印刷やメールの添付する場合です。
昨日の日付で作っても、今日ソフト立ち上げるとは今日の日付になってしまいます。
それでも便利な機能です。

簡単な機能だけに便利さは感じます。
もちろん曜日も入ります。

次のセルに「ggge y”年” m”月” d”日”(aaa)」にすれば
「平成21年5月25日(月)」となります。

因みに「ggge y”年” m”月” d”日”(aaaa)」とすると
「平成21年5月25日(月曜日)」となります。

曜日はaで表記です。aaaの3つからしか反応しません。

中級者以上でしょうかね。
曜日の設定も簡単なようで難しいです。
その分知っていれば、簡単に書類を作る事が出来ます。

能率のよい作業でより正確性を高める事ができます。
金額の再確認、数量の再確認と、そのまま売り上げや利益に反映する数字の再度の確認が重要です。

日付と曜日簡単ですが、利用されていない方は意外と多いです。
人為的なミスを少しでも減らすためにも書類作成はより自動的な簡単にしたいものです。

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エクセルで計算 007

弊社の計算もエクセルを利用しています。
どのソフトにも不具合が少なく、トラブルもマイクロソフト製ならサポートも充実しています。

表計算ソフトとしては定番中の定番です。
ビジネスにおいてもその必要性を痛感します。

しかし、実際使ってみるといろいろなトラブルに煩わされます。
そこで挫折すると後は続きません。

メールの添付に送られてくるエクセルの情報は重要です。
送り手から見たかどうかの確認のメールや電話が入ります。
送り手に不具合があっても、それが判明されないことがあります。

エクセル2007で作られその形式で保存されたデータは、それより低い2000とか2003のエクセルでは開かないことがあります。

エクセル2000の形式なら大抵のPCで利用出来ます。
あえて低いバージョンを利用されているユーザーも多いはずです。
データの互換性に関してはいろいろあるようです。

もし、メールなどの添付のエクセルなどが開かないときは、拡張子をグーグルで検索して下さい。
必ず問題解決の方法が書いてあります。
詳しい方もいらっしゃいますので、分からないときは私も参考にさせて頂いております。

エクセルでの作業で煩わしいのが、入力作業です。
エクセルだけでなく、入力作業は大変煩わしいです。

例えば、Yahooのログインもその一つです。
セキュリティーを考えて、パスワードは記憶させていません。

一々入力しています。
慣れれば平気な作業です。
しかし、ここにも一々　IDとパスワードの２カ所入力をマウスで移動させていませんか?

それは手間です。
[Tab]キーを押します。入力される場所に飛んでくれます。
[Tab]キーは大変便利です。

エクセルの入力作業にも使えます。
特に弊社の計算式に入力するのは、日付の「2009/05/20」と金額の「10000」とかのが大半です。

そんなときは左手の指を[Tab]キーに乗せたまま、右手はテンキーの数字に置いたまま作業すると早いです。
横に移動するには[Tab]キーを押すと次の入力場所に移動してくれます。
そして、数字入力です。

下に移動には[Enter]と使い分けます。
逆に方向に移動するには[Shift]キー押しながら、[Tab]キーを押すといいです。

ちょっとした事ですが、入力作業が簡単になります。
一度挑戦してください。
ちなみに[Enter]を右に移動するように設定されている方は戻してください。
もくしは[Tab]キー通常と違うように使われるかのどちらかです。

時間のかかる作業も少しの知識と工夫で短縮でき、精度を上げる事が出来ます。

チェックボックスがある場合には、[Tab]キーを押しながら、[space]キーを押すとチェックが付きます。外すときは、もう一度同じ作業です。

ちょっとしたことエクセル使うのが楽しくなります。
部下との会話にもこうした会話を利用してください。
部下の方は、ご存知でも「えー知らなかったです。よくご存知ですね」の大人の会話が必要です。

楽しい職場の気遣いも時には必要です。

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エクセルで計算 006 補足

エクセル計算005で、日付の入れ方ご紹介しました。
「2009/05/12」と入力すると、「平成」の元号にも書式の設定で、変換出来ますと書き記しました。

大変便利です。
では、平成や昭和の元号を使うときはどうするのか?
と質問がありました。

確かに計算する場合、一々元号か西暦かを使い分けないといけませんから便利そうで不便です。

簡単です。

「h21/05/12」と入力すれば、「平成21年5月12日」とデータとして入力出来ます。
その後、西暦に設定すれば、一々打ち直さずとも統一してデータを利用できます。
データである以上使い勝手のよいように入力する必要があります。

もちろん「H21/05/12」と入れても同じです。

また、元号や西暦を入力はしたけども、表記しないようにする方法もあります。
サンプルで欲しい形がないときは、ユーザー定義で設定すれば好みに対応できます。
「ge.m.d」と表現されています。
要するにgeは元号、mは月、dは日という意味です。
「平成　21年　5月　12日」とスペースを空ける設定などには便利です。

しかし、これらは後から設定できますので、入力作業での設定で決めることもありません。
あくまでも、このようなユーザー設定が、可能であるということさえ知っておけば、データの利用の幅がぐっと増えます。
これで周りの方とも差が出るデータ入力や編集に利用できます。

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一度、ご覧になることもお薦めします。

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