計算代行 ショウエシステムリサーチ&サポート

エクセルで計算 005

ビジネスの利用されているソフトと言えば、エクセルやワードは日常の業務に必要不可欠ですね。

特に、売り上げのデータといえば、エクセルの計算がメールで送られてきたり、会議の資料として配られます。

最近は、ネット上のワープロソフトや計算ソフトを利用することも多く行われています。

ネット上のドキュメントなら自分のパソコンだけでなく、どのパソコンからでもアクセスできる利点はありがたいです。
便利と言えます。

ネット上、こうしたオープンなソフトに変わろうとしています。
その傾向にあります。
その分、一度シェアーを占めてしまえば、販売するソフトの基準なり、販売拡大を狙えます。
しかし、エクセルであろうと、どのソフトであろうと使い勝手がいいものにこしたことはないです。

計算書という書類を作るに当たって、便利なデータの打ち込み方法を利用されていない方が多いです。

「平成21年5月11日」とエクセルのセルに入れる場合、まさか「平成21年5月11日」と入力はされていないと思います。
先日、こう入力されている方を見かけました。
これでは、何百何千の日付のデータ入れることは困難です。

「2009/05/11」とセルに入れる。
データとして入力すると、後はいくらでも日付を「平成」の元号にも「09」の表記にも変えることが出来ます。

超簡単な作業ながら、入力作業に不慣れな方は大変です。
テンキーだけなら簡単に入力出来ます。

変換もしくは設定で、入れる日付のセルを「右クリック」して出た画面のセルの「書式設定」を「クリック」、画面が立ち上がります。

この中で、「表示形式」を「クリック」(たぶん、ここになっているはずです)、「分類」を「日付」に合わせます。

横にあるサンプルで確認です。
表記したい形式にクリックすれば、日付の入力は簡単です。

入れたい行や列にコピーや書式設定すれば、後は同じように表記できます。

後で直せばそれでいいです。

入力データだけ入れておくと作業がしやすいです。
これと同様に、金銭の表記、パーセントの表示は設定すれば、入力作業はテンキーでこなせます。

顧客コードもナンバー設定すれば、顧客の名前すら、テンキー操作で出来ます。

これで入力作業も大変楽になります。

簡単なようで知らない方も多いです。
すでに会社のパソコンでは設定された雛形をお使いの場合が多いですからね。

計算するにもデータを入力するところから始まります。
おろそかに出来ない作業の一つです。

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エクセルで計算 004

ゴールデンウィークも終わり、気持ちも思いスタートです。
良い休日過ごされましたでしょうか?
気持ちも切り替えて、仕事モードの準備です。

エクセル話で気持ちを切り替えます。

エクセルでは、簡単なようで出来ない事柄にセルの移動というのがあります。
使える方は、そんな簡単なことと思われます。

ところが知らない方はカタカタと無駄なキーボード操作です。
この操作が少ないと当然ながら入力速度も、書類作成の速度も変わります。
それが仕事を早く終らせるコツです。
速度は倍変わります。

キーボードは、[Enter]を押すたびに下に向かいます。
時に数字の入力は、横に移動もあります。
もちろん、[Tab]を押せばいいことですが、こういうこともご存知ない方も多いです。

でも一番は、[Enter]を押すたびに、横に移動してくれるのが便利です。
簡単な設定で横に移動できます。

[ツール]から[オプション]をクリックして、出た画面で[編集]をクリックします。
画面中ほどの[下]を[右]に切り替える。そして、[OK]をクリックする。
これだけで、余分な操作が簡単な入力作業になります。

大量の数字入力には神経を使います。
そういう時は、キーボードの操作を少しでも楽にすると入力ミスを防げます。

どんなにソフトが良いものであっても、入力が間違っていは、正確を欠きます。
人間のする行為である以上ミスはあります。
少しでも少なくするのも人間の知恵です。

今すぐにでも始められる基本の基本です。
どうぞ、仕事を早く終らせる工夫をされてはどうでしょうね。

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エクセルで計算 003

データを入力するのは単純な作業ながら、大変重要です。
しかし、入力作業にはいろんな作業があります。

ときに、大文字、小文字、全角、半角と使い分けを求められることがあります。
面倒な作業の一つです。

セルを移動のたびに入力モードを変えるのは手間がかかります。
そんな時、たとえばB列すべてを「半角英数字」に設定したら、B列のセルに移動同時に入力モードを変えずに「半角英数字」に変わっています。
これは結構便利です。
これだけでも正確な入力作業に集中出来ます。

やり方は、まず入力したい列を選びます。
セルの一番上のBならBをクリックします。
色が変われますよね。
そうした上で、「データ」を選び「入力規則」を選び、「日本語入力」のところで「半角英数字」を固定するように設定して「OK」をクリックする。

必ず入力モードが変わっているかを確認して下さい。
慣れると便利な作業です。

これで入力作業の負担を少しでも少なくして、より正確なデータ入力に集中できます。

利息制限法の引き直し計算も同じです。
正しく入力されないと計算が不正確になります。
基本の基本でありながら、とても重要な作業です。

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エクセルで計算 002

利息制限法の利息金利計算もエクセルを利用しています。
どのパソコンにも入れる事ができますし、ある程度の不具合も解消することも出来ます。

ところが、エクセルは表計算、つまりグラフを作ったり、表を作ったりするだけではありません。
計算式を入れることによって、煩わしい電卓での計算をなくすことが出来ます。

時々会社の上司が電卓を叩きながら、エクセルに数字わ入れているのを見ます。
確認のために、電卓を叩くことはあっても、ほぼ同じ雛形のフォームなら、計算式は入れることが出来ます。

顧客名、日時、単価、数量、金額とその小計や合計額を入れる作業が大半です。
顧客もリストを作ってリストから選ぶようにすれば、入力のキーボード作業はなくなります。

日時も、いちいち「2009年4月1日」なんて入れていないですよね。
時間の無駄です。入力は「2009/04/01」とテンキーだけで済みます。

あとは書式で「2009年4月1日」と表記するのか、「平成21年4月1日」にするのか「4月1日」と書類に表記するのかを書式設定しておけば、いちいち平成21年とキーボード叩かなくても済みます。

書類作成で一番大事なのは、すべてテンキーとマウスだけで済むようにすることです。
こうすると仕事が大変速いです。

上級者になるとマウスもあまり使いません。
それでも十分キーボードの操作でまかなえます。
キーボードと言っても、文字の入力作業はすぐに早くなりませんが、「Shift」「Ctrl」「Alt」を使うとマウスの代わりになります。
すごく書類作成が楽になります。

そのためにも計算式、つまり関数の利用をお薦めします。
基本の基本のは、やはり「SUM」ですね。
簡単で便利ですぐに利用できる。これが一番の売りです。
これだけの関数で仕事が2倍速く、楽になります。

「SUM」にはもう一つ逆算にも利用できます。
目標額のセルを選択して[ツール]→[ゴールシーク]をクリックです。
画面が出ます。
そこに目標金額、その計算する範囲のセルを入れると、逆算に便利です。

書類上、どうしても計算が合わないことあります。
そのときは、どこかの数字を調整する必要があります。
実務的ですが、大変便利です。

関数の利用をお薦めします。
書店でもコンビニでも、ワンコイン500円で簡単な解説本が売られています。
不景気で残業代が出ない分、作業を早く終らせる工夫が必要です。

このような基本の上に金利計算があります。

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エクセルで計算 001

金利計算を含め、エクセルベースで計算しております。
どのパソコンでも安心できるためです。

ウィルスのセキュリティの問題、他のアプリケーションソフトの兼ね合いなど、プログラム上の問題点は山積しています。
それでも、より安全に、より今の操作性に不具合を生じさせないで計算を行う方がベストです。

計算だけでなく、事務の仕事の大半は書類作りに追われます。
請求書を書くにも手間がかかります。
エクセルはビジネスに必要不可欠でありながら、大半の方がその機能の便利さに気づいていません。

あくまでも簡単な計算やワープロ代わりにしているのが現実です。
すこし、エクセルに精通されている方なら、仕事は5〜10倍速くなります。
請求書なら大抵が、顧客さまとその商品を選ぶことですね。
ここに金額を入れて請求書です。

しかし、商品と数量が決まれば、勝手に計算してくれます。
それに顧客の相手様もいちいち入力せずに、リストから選べば早いです。
顧客さまが決まれば、請求書の住所も同時に封筒に印刷まで設定すれば仕事の大半は終ります。

エクセルの解説書は、あっても使い慣れない方が読んでも意味がわからないままで書庫に眠ります。
一度困れば解説書を取り出して読み返すぐらいです。
ここで挫折すると永久にお蔵入りです。

まずは、日時からです。
今日の日付は入れません。
勝手にエクセルが入力してくれます。
そうTODAYの関数です。

日々の日報は、日付を入れることはありません。
常に今日の日付を入れてくれます。
大変便利です。
ここから始めて便利を感じることから始めましょう。

計算代行も、まずはここから始まります。

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