売れる文章

【本編】時短の考察 ④ シャッフル

こんばんは。

明日も５時起き～(@_@。

気分はすでに、パンチドランカー♪

しかし！

本日、私が応援に行った２人。

（２人とも、昨日と同じ学校に再度チャレンジ！）

めでたく、リベンジしましたぁ～。

よかった、よかった♪

一人は第一志望だったので、これで受験終了！

「好きな『三国志』を読んでもいいが。英語を勉強しなさい」と厳命。

（あ。例の面接がめっちゃうまいＹ君です～）

もう一人は、４日が第一志望ですが。

これまで、４勝していますから。

少しは安心。

でも、悟られないように。

「Never,never,never,give up.だっ！！」と気合を注入。

↑今年の私の応援メッセージです♪

最高に嬉しかったのは。

体が弱かった女の子、Ｍ。

例年よりも早めの花粉症がつらそうでしたが、みごと金星！

「女王様のおかげです♪」という電話がかかってきました。

思えば、第２志望を逸してショゲていたときに。

リベンジ戦に、私が応援。

「お前が落ちたら、学校を呪ってやるから。思う存分、やっつけて来い！」と叱咤激励。

大笑いしながら、受験に臨み。

みごと合格をもぎ取りました。

そこからは、破竹の勢い。

いや～、呪ってみるものですね～（爆）

ということで。

私の呪力自慢をしてみました（笑）

さて。

まだまだ「時短」考察は続きます･･･。

今、話題のドラマ「ラブ・シャッフル」。

いや、観ていませんが。

カードゲームやタロットカードに詳しい方は、ご存知でしょう。

シャッフル＝カードを切ること。

固まったカードをほぐして、新しいゲームの始まり。

カードを人間に置き換えれば、「配置転換」です。

全社的な人事異動となると、相当な配慮や時間がかかりますが。

部署内であれば、意外に融通が利くものです。

実際、私もよくメンバーチェンジを行いました。

表面的な目的は、ふたつ。

１．スキルアップ

２．緊急時対応

一つの仕事しかできないよりも、いくつもできたほうが、その人の付加価値が上がる。

担当者が病欠などで長期欠勤する事態や、早急に納品しなければならない緊急の場合の人員確保。

これは、平時にやっておかなければ、いざという時にとんでもないことになります。

そして。

裏の目的は。

☆ 適正人員なのか？

ということ･･･。

同じことをいつもやっていれば、スキルが上がるのは当然。

では、そのスキルは誰でも体得が可能なのか？

個人の能力に負ってはいないか？

何にせよ。

余力は必要です。

車のハンドルで言えば、「あそび」の部分。

いつも忙しい。

いつもギリギリ。

これでは、人間は持たないものです。

メリハリ。

これは、ビジネスの場面でも必要でしょう。

適度な配置転換をすると。

本当の個人の能力が見えてきます。

最初は、右往左往して。

余計に時間がかかるように思ってしまいますが。

軌道に乗れば、以前よりもグンと仕事のスピードも精度もＵＰしている。

新鮮味。

緊張感。

これが、何よりの刺激になる！

あまりに余力がある場合は、その余力をほかに配分すれば。

時短と経費節減になるのです。

ただし！

これは、ビジネスの話です。

念のため♪（笑）

ではでは。

こんばんは。

･･･いつか忘れて行ったこんなジタン（時短）の空箱～♪←ふ、古い？？？

と、ならないように。

気をつけています、少し（笑）

さて。

私のいた部署では、カタログ紙面やマニュアル用の図版なども製作する部隊がありました。

大雑把なレイアウトや文章は、手書きで指示を出すのですが。

実際に作業をするのは、派遣の方が多く。

そのスキルや精度にかなりの差がありました。

とはいえ、最終的にＧＯ！サインを出すのはこちらですから。

何度も、何度もダメだしをするわけです。

でも、一向にレベルアップしないメンバーがいる･･･。

最初は、各々のスキルに合ったＪｏｂを渡していたのですが。

それでは到底スキルアップは望めない･･･。

そこで、作成した紙面にポイントを付けて。

毎日、前日のポイント数を発表することにしました。→これは、統計表としてBOSSにも提出。

また、今まではＴｏｐ→Ｄｏｗｎの指示出しを。

２チームに分けて、それぞれにリーダーを置き、納期管理を徹底させました。

個別にポイント、チームで総合ポイント。

そして、月間トータルも。

女性の多い部署でしたから、月ぎめで500円づつ徴収して（正社員は倍額）。

オヤツ代をプールしていたのですが。

そこから、出したことにしてケーキをご馳走したり。

月間最優秀者には、ポケットマネーで豪華（！）ランチに招待（子持ちだから、夜はダメにゃの・笑）

子供だましのようですが。

眉間にシワを寄せて、仏頂面で仕事をするより。

ムリヤリ「やれ！」と言われて、しぶしぶやるより。

ちょっとしたゲーム感覚が良かったみたいで。

専門学校を出たばかりの素人同然の子が、グンとスキルアップしたりして。

なかなか面白かったものです。

そうそう、何よりすごかったのは。

作成件数が、軽く２倍近くなったことです！

量が増えたということは、所用時間が短くなったということですよね。

かの秀吉も。

信長に言われた築城の際に。

土木工事をする人夫を、二手に分けて競争させ。

勝ったほうに、たんまり褒美をやるという作戦を取ったそうですが。

参加することに意義もあるでしょうが。

勝てば、なお楽しいという心理が人間にはあるのですね。

ではでは。

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【本編】時短の考察 ② スタートダッシュを決める

こんばんは。

またまた「時短」の考察です。

（しばらくは、このテーマを軸に書いていきたいと思いますので。もし、よろしかったら皆さまの経験談もいただけると非常に嬉しいです♪）←すでに、十二分にコメントを頂いている感も･･･。

まっとうな勤め人をやっている時は。

とにかく早く帰りたかったものです。

若い時は、遊びたかったし。

結婚がわりと早かったので、子供を保育園に迎えに行く必要が･･･。

そこで、「いかに早く帰るか？」という必要に迫られ、やはり午前中にスパートをかけることが一番だと身にしみました。

会社に着いてから、「今日は何から手をつけようか？」ではなく。

もうもう、いきなり最優先事項から片っ端に片付けていきます。

集中して時間がとれるのは、どう考えても外線のかかり始める１０時まで。

始業時間が８：００でしたから、この２時間が勝負です。

そこで、役に立ったのが。

前日の帰り際に書いた「やることリスト」。

優先順位を、Ａ／Ｂ／Ｃの３ランクに分けます。

Ａは、必ず１０：００までに終わらせるもの。

Ｂは、その日のうちに。

Ｃは、遅くとも翌日には終わるよう、段取りだけはつけておく。

もちろん、それぞれに不随する書類も、ランクに分けてタワー式のトレーに収納しておきます。

あ。ここで、「おば（あ）ちゃんの知恵袋」。

書類は、絶対にホチキスやクリップで止めません。

すべて関連するものは、クリアフォルダに入れておきます。

コピーやＦＡＸをするときに、いちいちはずすのが面倒ですし。

以前にも書きましたが、シュレッダーにかけるのが厄介ですから。

やりとりで増えていっても、順次、上に重ねていけば。

ことの経過も、すぐにわかります。

トレーは、上から順にＡ→Ｂ→Ｃの順番にしておきます。

出社したら、Ａを上から順番に処理していけばいいのです。

何が何でも、Ｂまでは処理を完遂する。

死に物狂いで、処理します。

何せ、１５：００には「鉄の掟」が待っています（笑）

さらに、１３：００～１４：００くらいは、会議タイムがぁ。

ですから。

全身からは、「話しかけるなオーラ」を醸し。

馬鹿話をしようと近づいてきた輩を、徹底的に排除します。

そして、遅くとも１６：００には回収作業も終わり。

残件の確認と、部下への突っ込み。

そして、明日の「やることリスト」を作成します。

一応、この「やることリスト」は家に持ち帰り。

ほっと一息ついたところで見直し。

訂正するべきところに気づいたら、訂正しておき。

朝、出勤の電車に揺られながら、脳内で段取りを再構築します。

そして、またスタートダッシュ！となるわけです。

いやぁ。働いていたなぁ。アタシ･･･。←自画自賛♪

ではでは。

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【本編】時短の考察 ① 銀行を見習う

こんばんは。

昨日から、ずっと「時短」について考えています。

そして、あることを思い出しました。

私が文書管理をしていた頃。

「鉄の掟」がありました。

『すべての報告書は、１５：００締め切りである』というもの。

ＣＥＯは、出張がちでしたが。

まとめて、書類は全部に目を通す方でした。

たまたま社内にいる時は。

全部署から一斉に書類を提出させ、校閲した上でＣＥＯに渡すのが私の役目。

ナチの親衛隊のごとく、厳しく追及し、必ず提出させました（笑）

定時が１７：００である以上、その２時間前には進捗を確認し。

その後の指示を出すには、１５：００締めでなければ間に合いません。

現実には、２時間前倒しであってもずれ込むことがままあります。

お客さまに対して納期を守るのは当然ですが。

では、社内には納期はないのでしょうか？

答えは、Ｎｏ！です。

社内の納期を守れない人に、社外の納期は守れません！←これは、経験上身に沁みています（涙）

納期設定をきちんとしていますか？

納期を守れない場合のペナルティは、課していますか？

銀行が３時になるとシャッターを締める理由。

今では、常識ですが。

銀行員が３時に帰るわけではありません。

３時からは、帳簿合わせに入るのです。

もし、１円でも合わなかったら･･･。

その合わない１円のために、何倍もの人件費をかけて調査をします。

そのために、締めの時間を徹底厳守する。

銀行は「お金」を扱う商売だから、特別なのでしょうか？

それは、違うでしょう。

ビジネスには、すべて「お金」が絡みます。

つい「商品」を売っているものと勘違いしてしまいがちですが。

最終的には、「信用」を売るのではないでしょうか？

その「信用」をもっとも大きく左右するのが、『納期』なのです。

全社員、『社内納期の意識』を持つことが、時短への第一歩ではないでしょうか。

ではでは。

そういえば、私がブログを始めようと思ったきっかけは。

営業マンや起業家で、販促ツールとしての文章を書くことが苦手だという方に、「売れる」ための文書作成についての経験談（成功例も失敗例も含めて）を書いてみよう、ということでした。

実は、私は前職で文書管理を統括していたことがあり、その経験を皆様のお役に立てられないか？と思ったからです。

当初の目的をまるっきり忘れ果てたこの頃、昨日、ふと気になる記事を拝見しました。

『若』ことHITOSIさん（http://blogs.yahoo.co.jp/hitoshy_akahoripk）。

父上の起こされたゴム加工会社の二代目として、日々研鑽（飲み？）を積まれています。

この厳しい社会情勢の中で、明確な目標を掲げ、その達成にまい進していらっしゃる姿には、本当に頭が下がります。

そこで、少しでも参考になれば･･･と思い、残業をなくし、時短するためにできることをひとつ。

「業務マニュアル」の作成方法です。

ポイントは、下記の３点。

１．フォーマットを統一する。
２．シンプルに書く。
３．修正は即時反映し、管理を徹底する。

では、実際に具体例を。

全体のフォーマットです。

マニュアルを作るときは、必ずフォーマットを統一しましょう。

作成者によってフォーマットが異なると、見栄えも悪いですし、ある程度溜まったら新入社員向けの研修資料として製本することも考えて、最初にきっちりした形をきめるべきなのです。

右肩には、必ず日付とバージョンを。

マイナーチェンジは、バージョンを0.1ずつUPしていきます。

日付だけで管理することがありますが、日に何度もバージョンアップをすることも考えられ、それではどれが最新版なのかわからなくなることもあります。

そこで、日付＋バージョンで管理すれば、直近の日付でバージョンの数字が一番大きいものが最新であると断定できるわけです。

タイトルは、明瞭・簡潔に！

例としては、「○○処理」、「△△手順」、「××方法」など。

○○や△△・××などには、そのものズバリの語句を入れます。

内容は、

① 手順の流れに沿って書いていきます。（必ず番号を振りましょう）

② 1行に１動作をシンプルに書きます。

（注意事項などは、下段にかっこ書きで。＊マークや＜注＞などと表記してもよいでしょう）

③ 行間は、１行空けて見やすく。

④ 一通りできたら、マニュアルどおりに作業をしてみて、必ず動作の検証をする。

⑤ バージョンアップをする際は、変更箇所にアンダーラインを入れるか、原本には色文字を使う。

（青ならば、コピーしても黒くなります）。

⑥ 定期的に見直しをする。

（常に見直しをすることで、作業上の弛みも察知できます）

⑦ 周知徹底する。

（作業者には、必ず即日回覧する。たまに簡単なテストをするのも手です）

⑧ ファイリングをきちんと行う。

（マニュアルは、会社の財産です。ある程度溜まったら、目次を作成してクリアフォルダに入れましょう。コピー用原本としても活用できます）

原則、１つの作業につきマニュアルは１枚がベストです。

しかし、内容いかんでは複数枚に渡ることもあるでしょう。

その際は、必ずページ番号をフッターに振り、散逸を防ぎます。

取り急ぎ、記事にしてみました。

ご参考になれば幸いです。

＊補足＊

★ 文字の大きさ･･･タイトルは２０ポイント前後。

詳細内容部分は、１０～１１ポイントが見やすいです。

★ 文字の種類･････Wordなら、ＭＳゴシックがいいです。

（ＭＳ明朝は、コピーするとかすれることがあります）

ではでは。

得能莫忘

【本編】時短の考察 ④ シャッフル

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【本編】時短の考察 ③ 競争原理

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【本編】時短の考察 ② スタートダッシュを決める

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【本編】時短の考察 ① 銀行を見習う

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【本編】マニュアル化して業務効率を高める！

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