まいにちまいにち

是非一言いただけましたら・・・

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パソコンで作業をする、今や時代はオンライン、クラウドコンピューティングの時代であるなどと言っても、その体験のない方はその意味がなかなか分かりずらいのは無理もありません。それはやはりご自分でオンラインのソフト、アプリを使い、それをクラウドに保存するという作業を体験されて初めてその意味が分かるということでしょう。

それについて詳しく説明しだすと大変なので今はしませんが、かなりの程度その内容を理解されているパソコンクラブの方々でも、オンライン作成文書の、公開、共有、さらに同じ共有でも、閲覧のみ、編集可ということの違いについて未だその内容をよく理解されていないようです。今朝は改めてそのことについて説明しておきます。

この共有、公開ということについては、例えば、代表的な二つのクラウドサービス、GoogleDriveのそれと、マイクロソフトのOneDriveのそれではその二つその内容は殆ど同じであり、そのための手段方法もほぼ同じようなものですが、ここでは主に、GoogleDriveについて説明しておきます。

公開と共有:

まずは「公開」と「共有」ということについて。公開とはGoogleDriveで作成した文書、ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションの三つのうちのどれであっても同じです。それを広く、ネットサイト上、例えば、BLOG、SNS(Facebook、Google+など)やTwitterで、その内容をそのまま閲覧用として提示することです。

公開の場合、その中身をまるまるそのまま閲覧することはできますが、その文書内容を直接触って改訂、編集を加えることができないのです。

公開はその対象が、例えばクラブ員であったり、同窓会の友人、知人であったりするだけでなく広く一般世間の方がそれを見ておられるのでいので、公開はするもののそれは閲覧のみ、となるわけです。極めて当たり前のことです。時々そういうものについて、編集可の要望がありますが、個々に別途お応えすることはありますが、一般的にはそれが出来ないことはご理解ください。

共有の意味とそのレベルの違い:

次に「共有」については、その内容、その手段方法の選び方でいくつかのレベルに分かれてきます。

まずはその文書について「共有」という手段をとり、その文書のURLをどういう対象に知らせるか、通知するかがキーポイントです。上記のように、公開するのか、友人、知人、クラブや同窓会のMLなどに限定するのか、分かれてきます。お一人かお二人この友人知人だけということもあるでしょう。

このことはいわば常識ですが、クラブ内、同窓会などの仲間に限定して送った場合、その会員の人は、それを許可無くそれに無関係な外部の人に共有などしてはいけないのです。それはあくまで、その限定された仲間うちだけのものであることを忘れてはなりません。
次にその共有するものについて、それを共有した仲間、友人などがそれを編集、加工できるかについて、どうような条件を付けているかが重要なポイントです。

それは特にオンライン文書については大切なポイントです。というのも、それが編集可であればオンライン文書の場合それを受け取った画面上で直接編集加工ができることになるからです。

オフラインの文書の場合ですと、例えばワードならワード、エクセルなどの文書を一旦
ダウンロードして、自身のパソコンに取り込みそれに編集加工を加えた文書を再度メール添付などして送付ということになります。面倒なことです。ところが、オンライン文書の場合は、受け取った画面上、直接、編集・変更を加えることができるわけです。これが超便利なわけです。

このオンラインワークがビジネスなどの場合は、如何に便利なことであるか想像するまでもないことです。ビジネスと言わず、パーソナルなこと、例えばクラブや、同窓会などでこの機能を活用すれば、このBLOGでも紹介しているように、クラブ員の名簿作り、アンケート調査などに活用できるわけです。会員の数が限られているならともかく、同窓会などのように200人、300人の会員名簿を作るにこれが応用できれば便利なことはお分かりでしょう。もちろん会員全員がパソコンが使えるということが前提ですが、最近はパソコンでなくてもスマホなどでもそうしたスプレッドシートが使えるようになってきています。

クラブ員がちょっとワープロができたり、エクセルができたりすれば、そうした編集作業、クラブ員、同窓会員全員参加で会員名簿の作成、改訂ができることはお分かりでしょう。

私たちのパソコンクラブではこの機能を利用してすでに過去2年前から会員名簿作りや
アンケート調査を実施しているわけです。もちろんそれをトータルでまとめる管理責任者が必要なことは言うまでもないことです。

管理責任者はそれぞれの段階、必要に応じ、そうしたものを利用活用すればいいのです。
最終的にまとめたいそうした共有文書について、クラブ内・グループ内に送付する場合、そのレベルを閲覧のみ、閲覧コメント可能。そして編集参加可能などを設定して送ることで当初の目的を果たすことができるのです。

私がそうした本来クラブ用のための編集文書を、このBLOGの中で例示したような場合、例えば「文書名」にBLOG用と表示しているのはそういう意味なのです。「これはBLOGの例示用であって、本来の編集用ではありませんよ」ということです。

「これはあくまで一般公開しているBLOG用のもので、編集可能ではないですよ」とお断りしているのです。同じもので、クラブ内の編集用のものは別途「編集可」のものを送っているのです。

ところがそれについて、結構多くのパソコンブクブ会員の方が、「編集可にしてください」との要望を寄せられます。それは本来の趣旨目的と違うことを理解していただきたいのです、

ややこしい話ですが、このオンライン文書の閲覧、編集可能、公開など、それぞれの意味とその対処法について理解を是非深めていただきたいものです。

ちなみに、現在パソコンクラブでは三つのオンライン文書をクラブ員のみなさんに送付しその回答、編集参加を求めています。

1)クラブ員対象のパソコンアンケート2015年用
2)クラブ会員住所録更新、
3)パソコンクラブのホームページ作成のための会員サイト登録

1)2)については、既に過去2年前から継続してやっていることなのでほぼ問題なく進行しているようです。しかし3)については現段階でまだその回答が進んでいないところがあるようなのでこれについては別途再度メールの予定です。

tad

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