まいにちまいにち

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長年パソコン、インターネットをやってきて、メールのソフトいろいろ使ってきました。最近はWebメール、中でもGoogleのGmailと、マイクロソフトのOutlook.comを使い、それにプロバイダーメールとしては20年間使ってきた、Niftyのメールはとりあえず継続している状況です。ただ実際には、Niftyメールは先の二つに転送していて、実際にはもうそれは殆ど使っていないのと同じです。

なぜそうしたかの理由はこれまで何度も説明してきましたので改めて説明しません。要するに今や、メールに関してはほぼ全てGmail一本という形になっています。もう一つOutlook.comを使っているのは、要するにWindows8.1にログインするアカウントになっているという意味があるからです。それをそれを毎日の諸連絡に使っているわけではないのです。

メールに関してはGmail一本でやっていてほぼなんの問題も、トラブルもなく、満足して使っている状況です。無料で使えるのは15Gですが、今はすでに10G程度に達していて、ちょっと気になっているところがありますが、とにかく、整理整頓を徹底したこともなく、それこそ使い放題でした。これからは不要なものはどんどん削除を徹底しようと思っています。私の場合は特にその整理整頓が出来ていないところがあります。それをするためには今朝の話題が一つポイントです。

Gmailは極めて多機能なメーラーですが、その機能の全てを使いこなす必要はさらさらなさそうです。これまでその基本的な機能は使えているはずですが、ただその中でもこれまであまり使えていなかったものにラベル機能というものがあります。

この機能はあまり使えていなかった。毎日の多方面からのメールをきちんと振り分け、テーマ毎に整理して保存しておく必要はたしかにあります。例えば、メールが、パソコンクラブや、その他同好会のもの、同窓会のもの、SNSからのものなどそれぞれの分野別に整理されまとめて表示されたら便利です。ラベル機能を使えばそれができる。

全てのメールが受信ボックスに時系列、降順(新しいものから古いもの)で表示されています。。それでいいのですが、さまざまな分野のメールが混然一体で表示されるので、目的のメールを探しだすののに、手間どることがあります。メールが時系列の表示のものと別に分野別に分類されて表示されたら便利、より分かりやすいはずです。

Gmailではそれが簡単にできるようになっています。最近それを始めましたが、それ自体簡単に出来ます。

例えば私の場合、さまざま一般のメールのほか、パソコンクラブからのメール、同窓会からのメール、Google+のコミュニティからのメールなどが入ってきます。受信ボックスではそれらはすべて時系列でランダムに入ってきます。

その場合それぞれの分野のメールに、共通のラベルをつけておくことで、そうしたメールは分野別に振り分けられ、まとめられて表示されるようになります。例えばパソコンクラブ関連のもの、同窓会関係のもの、SNS関係のものなどです。図1
イメージ 2


図1は受信ボックスに全てのメールが表示されていますが、サイドバーにそれぞれ分野別に設定したグループのラベル名が表示されていることが確認できます。時系列表示の後に目的のグループ分野(ラベル名)をクリックすると、その関連に関するメールが一覧で見れるわけです。図2
イメージ 1

これが大変便利です。時系列表示でざっと見た後、分野毎にまとめてみることで見落としを防ぐことが出来ます。それぞれの分野のメールにラベルを自動設定することでそれが出来ます。

ラベル設定と管理法:

さてそのラベルラベル設定法です。それぞれのメールにラベルを設定する方法と作成されたラベルに従って着信メールがそれぞれのラベル名に基いて振り分け設定される方法です。

それについては下の参考資料にある詳しい説明をお読み下さい。その内容をここで繰り返すことは大変煩雑になるのでやめておきます。じっくりお読みになり、ラベル設定、それに基づいたメールの振り分け設定をやってみてください。

少々ややこしいですが、Gmailのラベル設定の意味、目的、その効果を知るためには一度実践していただくしかありません。

次回のパソコンクラブではそれについてワークショップを実践する予定です。

tad

参考資料:

ラベルの使用法:google 
メールにラベルを付けて整理する:google 
ラベルとフィルタでGmailをスピード仕分け:allabout 
メールが自動で整理される 『Gmail』の「ラベル」機能【使い方】:tabrpoid 

注:どの説明も大同小異ですが、四番目のものが一番わかりやすいかもしれません。

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