矢巾３区コミュニティの役員会議に出席して

投稿日：2017-03-18（行事日：2017-02-18）

矢巾３区コミュニティの役員会議に出席して

今日は、朝から会合や創生フォーラムの予定があり、さらに昔共に仕事をした者の来訪と「心を亡する日」になりそうであった。

会議には、30分程遅れて顔を出したが、会長が提案している議題の殆どが討議終了のようであった。議題の要点は、「平成28年度　定期総会」に提案予定の議題と事業内容の確認、新年度の予算と事業計画の確認だったと聞いた。

私のオオセツカッている自治公民館関係は、施設を利用して人々が交流し、

情報を交換し安全で安心した暮らしに寄与し、健康を推進できるかであり、「矢巾３区コミュニティ」の大切な活動拠点である事は当然であり、組織に記載されている部あるいは団体がそれぞれ素晴らしい活動をしているので、個別に自治公民館からと紹介するまでもない。

執行部提案予定の議題に大きな問題も無く、役員会で了承したので総会でも全員一致で了承いただけるもとの感じ、日が落ちて少し風が冷たくなる中帰宅した。

• ＊今回は、数年前に開催された会議の事を思い出し資料を紹介してみたい。なお、引用している資料は無許可であり、情報交換のためと了解をいただきたくお願いいたします。

会議（かいぎ、英: meeting：ミーティング）：会議の意味は、関係者が集まって特定の案件について相談をし、意思決定をすること、または、その集合のこと。

会議は、組織において、最も重要な人間と人間との間の意思を伝達する手段である。特に民主主義を標榜する集団に於いては、議決機関である国家や企業は常に会議の形を取り、多数で相談の上で決定する。ただし、国家や企業のトップが独裁的な場合には、単に形式だけの会議が行われて提出された議案が承認される、という建前に使われる場合もある。

• 私的見解：会議は、民主主義的に構成員全員の意思が反映されるよう、討議し結論を出す事と理解しているが、時には自分の思いと全く反対となり、争乱の誘因となる例も多くある。会議での討論の仕方を学ぶ事が、これから益々必要になってくるだろう。

会議の問題：単なる人の集まりではない。最近、何かと会議、会議と言うが、会議の出席者の役割が不明瞭な集まりが多い。責任者も、主催者も、議長も、書記も、事務方も明らかでなく、ルールも予め決められていない。それは、会議ではなく、単なる集会である。
特に、日本人には、会議を単なる話し合いの場だと錯覚している人が多い。そして、話せば解ると思い込んでいる。話しても解り合えない部分があることが会議の大前提である。さらに、会議は原則に基づいて組織的に行われなければ換えって災いになるのである。

会議での議題提出：会議に提出された議題は、母体の事務局or執行部の提案に基づいて検討議題として、質疑応答、議論、最後に議決が行われる。

会議の内容は保存されるべきものであり、その記録は議事録といわれる。議事録を作成する係は書記と呼ばれることもある。

• 私的見解：議事録の保存、大変必要であるが、報道では「数年前の記録が探しても見つからない」とテレヴィジョンで拝見する事がある。責任を取りたくないのだろうが、議事録もメモも見当たらないならば、何を手がかりに行動し、今に至っているのか非常に不思議である？

会議と民主主義：民主主義体制の要である。会議の有り様が国民全体に理解されていなければ、民主主義は実現されない。民主主義とは絵に描いた餅ではない。民主主義とは、単なる理念でもない。民主主義は現実なのである。ルールを覚えても野球の醍醐味が解る訳ではない。ルールに基づいて試合をしてはじめて野球の本質は理解されるのである。民主主義は、現実の政治の中でこそ実現されるのである。会議を理解するのはその手始めである。

• 私的見解：判断に苦しむ例は、議論白熱で結論が出ないor議論の内容が停滞してしまっている時、しかし結論が出なければ利益を受ける人or被害を受ける人が出ると予測されたときである。民主主義は、どう解決するかである。世界的に良く見られる現象は、民族・宗教・思想などの違いによる戦いの誘因が生まれる例である。

無駄な会議をなくすためのシンプルな7つのルール

01：プレゼンテーションを廃止する

会議で話し合われる内容についての素材を会議の24時間前までに、あらかじめ会議参加者に配布しておき、コンテンツについて会議が始まる前に知ってもらう。

02：会議の目的を定義する

03：運転手を決める（結論に近づける方策）

04：基本的な原則をはっきりさせるために時間をかける

05：記録係を割り当てる

06：会議を要約する

07：改良できる点を尋ねる

• 私的な意見：昔、会員数が約2,500人程、委任状と会議出席者を合わせて100人に満たなかった。会議は、規約により開催できずに「話し合い」の場となり、事務局からは平身低頭な言葉が多く発せられた。

議題の中心は、「年会費の値上げ・3ヶ年間以上の会費滞納者は名簿からの削除・名誉会員への感謝状」など、会としては重要な項目であり、集まった者の結論は「会員に葉書で、賛否を確認し、返信の無い者は執行部案に賛成」で、何とか凌いだ例を思い出した。

会議と電子機器の利用：

Web会議：パソコンを利用し、サーバーを介して相手先端末と映像・音声データの送受信を行うシステムである。最初にサーバーへログインを行ってから接続が可能になる、クライアントサーバー型の接続形態を取っている。サーバーが接続の管理を行い、クライアントから送信されてきた映像・音声データを必要な相手先へ振り分けて配信する。

テレビ会議：電話と同じように、サーバーを介さず相手とダイレクトに接続するP to P（Point to Point）の接続形態を取る。

対話型電気通信テクノロジーにより、複数の遠隔地を結んで双方向の画像および音声による会議を行う。

ビデオ会議の問題：使える機器は普及してきているにも関わらず、コミュニケーション手段としてのビデオ会議の普及を妨げている原因として、以下の2つが挙げられている。

アイコンタクト: 会話においてアイコンタクトが重要であることが知られている。電話では相手の顔が見えないが、ビデオ会議では顔が見えるが、時には視線が間違った印象を与えてしまうこともある。

見られているという意識: ビデオ会議には、カメラが存在し、場合によっては記録されて残るという点である。音声だけならば、見た目を気にする必要はない。Alphonse Chapanis の初期の研究によれば、カメラを意識してしまうためにコミュニケーションに悪い影響を与えることが示された。

テレビ会議で表情のごまかし：ごまかしていた下心を、実際に会う（対面会議）と見透かされてしまうことがある。テレビ会議以上に誠意をもって会うべきだろう。

テレビ会議の利点：対面コミュニケーションを図るために出張を企画しても、時間的な問題や人的リソースの上で出張が認められない状況もある。また日常であっても打ち合わせの数が多い場合は、場所を移動する時間を削減するためにもテレビ会議が効果的だ。

ポリコムとレッドシフトは2013年に、12カ国約1,200人のディシジョンメーカー(企業の意思決定者あるいは決裁者)に対して調査を行い、「グローバルビュー：ビジネス・ビデオ会議の利用とトレンド」調査結果として報告した内容では、2016年までには、E-mailを抑えてVideo Conferencing（ビデオ会議、あるいはテレビ会議。以降、ビデオ会議を使用）が最も利用したいコミュニケーション・ツールになるという回答が得られたとのことである。

• ＊小言幸兵衛の一言：多くの会議・会合・集会・ミーティングなど、総称して会議と括るが、「構成メンバー（会員名簿）、会の成立用件、決議の条件、書記or記録係など」などが、多くの会の規約の要項に記載されていない。このような例に海外の者からは、「日本での会議は、既に方向が決まっていて、多数決の原理に従った」とつけるための手段と評価が低い。

今後、会議の構成員の生活環境・生活時間帯・家庭環境など色々の面で異なる条件をクリアーして会議を開催しなければならなくなるだろう。この解決策の一つは、ネットの利用だろうが、利用方法に関し更なる検討を行い、より効果的な民主主義の本来の姿の会議を開催し、関係者のミニマムリクアイアメントを満たし、マクシマムの要求に整合性できる方法へ改善される事を願う！