ISO総研山口日記/ISMS/ISO27001/ISO9001

プラス1時間で内部監査レベルアップできる方法！

内部監査のレベルアップに関して先日も書きました。
仕組みの見直しをしないとレベルアップは難しいという
内容なのですが、もう少し簡単にレベルアップできる方
法はないものかと考えてみました。

少し簡単すぎますが、レベルアップできる方法があること
に気がつきました。

しかも新たに監査技法を学ぶことなく
監査員のレベルを上げることもなく

です。

すでに実践している企業様もいると思いますので、
そういった企業様はより具体的な実施方法もぜひご教示
頂ければと思います。

それは『予習する』ことです。
予習とは何か？

それは内部監査予定の被監査部門と事前の打合せをする
ことです。
どんなことを打ち合わせるか？
見て欲しいところ、中心に確認したいところです。

被監査部門長からどんな点を見て欲しいか事前にヒアリングし
その部分を中心にチェックリストに盛り込み、その部門
の内部監査を実施するわけです。

自部門のチェックして欲しいところなんてない？
そんな部門長は部門長を辞めてもらうよう、社長の直訴し
ましょう（笑）

部門長であれば、自部門で徹底したい事項の1つや２つや３つや
４つや５つはあるでしょう。

それらを徹底することが部門のミッションなわけです。

ですので、それを事前に教えていただき、チェックリストに盛り込み
部員への周知、徹底度を監査するわけです。

部門長も自部門のミッションについてチェックしてもらえるわけ
ですから有益ですし、内部監査員もISO要求事項以外のチェックが
できるので、かなりレベルの高い内部監査になっているといえるで
しょう。

たった小1時間、被監査部門の部門長と事前の打合せをするだけで
レベルアップができるんです。

どうでしょうか、実践は難しいですか？

内部監査をレベルアップさせるたった一つの方法

内部監査のレベルアップ、非常に関心が高いテーマですね。
弊社でも取得後企業様から多くの資料請求や商品購入、講
習依頼が来ています。

この傾向は数年前からあり、私自身も真剣に考えたりもしています。
私なりの結論としては

内部監査のレベルアップをするためには、たった一つの方法しか
思い浮かびませんでした。

大前提で、世の中には沢山あると思いますが、私のロジックだと
たった一つかなということです。

私のブログを見てくださったついでに面倒かもしれませんが
一緒にロジックを辿って頂ければと思います。

そもそも内部監査のレベルアップってなんだろう？
から始まりました。

どういう状態がレベルアップしている状態か？

・沢山の指摘が出ている状態か？
・内部監査を基点に仕組みが見直しされている状態か？
・規格のチェックでなく、仕組みのチェックになっている状態か？

私の結論としては、

「方針が落とし込まれた仕組みが機能しているかどうか」

ではないかとなりました。

この辺で仮説が異なる人は、ああ、もう違うじゃんと思っているかもしれませんが
折角ここまでお付き合いいただいたので、もう少しロジックを一緒に
見てください。

「方針が落とし込まれた仕組みが機能しているかどうか」

なんですが、ISOとはそもそも方針の状態を満たす、または目指すために
構築される仕組みであります。
方針以上でも方針以下でもない。
ですので、方針が非常に大事であり、方針が落とし込まれた仕組みの状態も
非常に大事です。

おそらくみなさんの構築もそうされているでしょう。

では、

『機能しているかどうか』をチェックするには、どうしたらよいか？

と私は考えました。

方法を2つ思いつきました。
１）方針や社長の思いを十分に把握したレベルの高い内部監査員が
　仕組みをチェックする
２）機能しているかどうかの監視項目を　儲けた仕組みにしておくことで、
　それに基づきチェックリストを構築すれば、内部監査員は誰でも機能し
　ているかどうかのチェックができる状態にする

なので最初にたった一つの方法と書きましたが、１）でも可能といえば
可能なんですが、１）の場合、人に依存します。
ですので、例えば、

・ジョブローテーションで移動してしまった。
・退職、転職してしまった。

となると折角レベルの高い内部監査ができる内部監査員を養成していても
また教育のし直しになってしまう。

そんなデメリットを考慮すると生き残ったのがたった一つの方法で

２）機能しているかどうかの監視項目を　儲けた仕組みにしておくことで、
　それに基づきチェックリストを構築すれば、内部監査員は誰でも機能し
　ているかどうかのチェックができる状態にする


ではないかと思っています。
これにより人に依存しない、仕組みに依存することになります。
そもそもマネジメントシステムなので人でなく仕組みに依存させるべきかなという
思想も少し入ってます。

なのでこのロジックを辿っていくと

内部監査をレベルアップするためには、監視項目を盛り込んだ仕組みを構築
しないといけない

となってしまいます。
その1つの方法が、業務フローの作成になります。
またチェック的な要素をさらに重視するのであれば、
業務工程表の作成ということになります。

興味があれば、資料請求ください。